Consultar as Irregularidades de CPF
Para iniciar a análise de registros com CPFs Irregulares, acessar no Sirc Web o menu “Funções de Serventia”, funcionalidade “CPFs Irregulares”:
O sistema irá apresentar a tela de consulta:
CPF Inválido
Na pesquisa de irregularidade de CPF “Inválido”, a Fonte de pesquisa dos registros pode ser exclusiva ou em conjunto, sendo o resultado apresentado conforme a seleção. Também é possível selecionar filtros para o motivo da invalidade do CPF, que por padrão, já aparece com todas as opções selecionadas:
Clique em “Buscar” para realizar a consulta.
Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.
O resultado da pesquisa apresenta uma tabela contendo os seguintes dados dos registros localizados: CPF Inválido, Nome do Registrado, Data de Nascimento, Nome da Filiação (mãe), Data do Óbito, Data do Registro, Data da Inserção, Matrícula ou livro, folha e termo, CNS, Município, UF, Motivo da Invalidade, Valores Divergentes na RFB, Fonte e Consultar – que apresenta o detalhamento do registro.
CPF Duplicado
Na pesquisa de irregularidade de CPF “Duplicado”, a Fonte de pesquisa dos registros pode ser exclusiva ou em conjunto, sendo o resultado apresentado conforme a seleção. Também é possível selecionar outros filtros:
Clique em “Buscar” para realizar a consulta.
Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.
O resultado da pesquisa apresenta uma tabela contendo os seguintes dados dos registros localizados: CPF Duplicado, Nome do Registrado, Data de Nascimento, Nome da Filiação (mãe), Data do Óbito, Data do Registro, Data da Inserção, Matrícula ou livro, folha e termo, CNS, Município, UF, Fonte, Consultar – que apresenta o detalhamento do registro, e Pesquisar CPF – que busca todos os registros de óbito existentes para aquele CPF.
Ao clicar no botão “Pesquisar CPF”, o sistema exibirá uma nova lista com todos os registros de óbito existentes para o mesmo CPF, independente dos filtros utilizados na pesquisa das duplicidades, sendo possível consultar esses registros:
Tratar Irregularidade de CPF Inválido
Para tratar a irregularidade de CPF inválido, o responsável pela serventia deverá realizar os seguintes procedimentos:
a) Conferir se o CPF indicado no sistema realmente está de acordo com o que consta no livro de registros;
b) Verificar a titularidade do CPF no sistema da Receita Federal do Brasil. Caso a serventia não possua acesso ao sistema da RFB ou esteja com dificuldades no acesso, poderá solicitar auxílio do servidor do INSS da Gerência Executiva de vinculação.
Para consultar os CPFs que aparecem como inválidos acesse o site:
c) Corrigir o CPF no Sirc/Sisobi e no livro de registros, conforme Provimento CNJ n° 63, de 14/11/2017, ou, caso não seja possível obter esse dado, excluir o CPF indevido, no livro de registros e no Sirc/Sisobi, deixando o campo em branco. Além disso, para os registros lavrados a partir de 18/06/2019, deverá ser inserida justificativa para a sua ausência, em razão de o número do CPF ser considerado dado obrigatório por lei.
Após localizar o registro mediante busca, clicar no ícone “Alterar” 
na linha correspondente ao registro que deseja alterar.
O registro será inteiramente exibido na tela “Editar Registro de Óbito do Sisobi”, com todos os campos editáveis, sendo possível alterar ou excluir o CPF inválido:
É possível editar todos os campos, como a inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.
Para correção de CPF inválido em registros originários do SIRC, o usuário deve localizar o registro mediante busca.
Clicar no ícone “Alterar” na linha correspondente ao registro que deseja alterar.
O registro será inteiramente exibido na tela “Editar Registro de Óbito”, com todos os campos editáveis, sendo possível alterar ou excluir o CPF inválido:
É possível editar todos os campos, como a inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.
1. Orientações Específicas
1.1. Divergência de Titularidade
Existem CPFs que não constam na base da Receita Federal do Brasil (RFB). Também há casos de CPFs de marido e mulher em que a RFB emitiu um novo CPF para um dos cônjuges. Outra possibilidade é a serventia ter lavrado ou informado ao SIRC um CPF com dígito errado, coincidindo com outro CPF. A depender do caso, poderá ou não ser necessária averbação.
Verificada a divergência entre os dados da certidão lavrada no livro de registros e as informações constantes da Base de Dados da Receita Federal do Brasil, e constatando-se não se tratar de caso de averbação no registro, o cartório poderá solicitar ao servidor do Sais/INSS a remoção do caso da lista de CPFS Irregulares no SIRC.
Atenção! Essa constatação não deve se basear apenas nos documentos que o declarante apresentou à época do falecimento, uma vez que para muitos casos a RFB emitiu um CPF específico para o falecido em questão.
Assim, a serventia pode seguir os seguintes passos:
- Avaliar os dados do registrado e consultar a base da Receita Federal do Brasil (RFB) para verificar se foi emitido um novo CPF para a pessoa que consta na certidão de óbito. Em caso positivo, averbar o novo CPF.
- Caso não seja encontrado um novo CPF emitido para o registrado e o nome na RFB esteja significativamente diferente do registrado (por exemplo, na certidão consta Maria e na RFB consta João), sugerimos entrar em contato com o servidor do INSS para avaliação e diagnóstico. Se realmente o CPF não pertencer ao falecido e o CPF correto não for encontrado na pesquisa, o cartório poderá retificar o SIRC, retirando o CPF incorreto e deixando o campo em branco.
- Caso o cartório conclua que não é possível realizar a alteração devido à divergência total de nomes, o servidor avaliará se há um novo CPF emitido para o falecido e se existem insumos para tal retificação. Havendo insumos, o servidor não removerá o registro da lista de CPFs irregulares.
Dica: O cartório pode verificar em seu livro se houve alguma averbação mais recente na certidão de óbito ou solicitar ao servidor do INSS que verifique se houve alguma atualização posterior nos sistemas do INSS ou na consulta de CPF referente ao falecido.
1.2. Divergência de Nome
Cabe destacar que foram encontradas muitas divergências apenas em letras do nome ou em sobrenomes. Em muitos casos, também aparecem divergências quanto ao nome da mãe. Além disso, em alguns casos, existem campos em branco no SIRC em relação ao nome da mãe, enquanto na base da RFB o nome da mãe está presente.
Existem ainda casos em que foram indicados no campo filiação com o sexo feminino o nome do pai e, neste caso, bastaria a avaliação se o nome da mãe está presente na certidão e alterar para o sexo masculino a filiação com o nome do pai.
Para esses casos específicos, sugerimos:
- Avaliar se o nome está corretamente consignado na certidão de óbito e verificar se não houve erro de digitação no livro de registros e/ou no SIRC. Se for identificado erro de digitação ou indicação incorreta de sexo no campo da filiação, realizar a correção no SIRC e, se necessário, no livro de registros.
- Caso haja dificuldade em certificar o nome do falecido pelo cartório, o servidor do INSS poderá utilizar bases mais atualizadas para verificar a correção do nome. Com concordância do cartório, poderá ser efetuada a retificação no SIRC e/ou no livro de registros pelo usuário do cartório.
- Se o cartório afirmar que o nome está correto em seu livro de registros e no SIRC, deve encaminhar o caso para que o servidor do INSS avalie a remoção da lista de CPFs Irregulares pendentes. A retirada ocorrerá se não houver outros insumos conclusivos sobre os nomes indicados mais atualizados.
- Caso seja constatado que não há nome da mãe registrado, deixar o campo correspondente em branco no SIRC e informar ao servidor do INSS que não há nome registrado. Se o nome do registrado estiver correto conforme a RFB, poderá ser removido da lista de CPFs Irregulares.
Para qualquer outra dúvida pertinente ao caso individual avaliado, que não esteja contemplada nessas orientações, o cartório pode solicitar auxílio ao servidor do INSS.
Tratar Irregularidade de CPF Duplicado
Para a irregularidade de CPF duplicado, podem ocorrer duas situações:
- CPF duplicado em registros de óbito da mesma serventia; ou
- CPF duplicado em registros de óbito de serventias diferentes.
A serventia deve verificar somente os registros sob sua responsabilidade.
Para tratar a irregularidade de CPF duplicado, o responsável pela serventia deverá realizar os seguintes procedimentos:
a) Conferir se o CPF indicado no sistema realmente está de acordo com o que consta no livro de registros;
b) Verificar a titularidade do CPF no sistema da Receita Federal do Brasil. Caso a serventia não possua acesso ao sistema da RFB ou esteja com dificuldades no acesso, poderá solicitar auxílio do servidor do INSS da Gerência Executiva de vinculação.
Para consultar os CPFs que aparecem como inválidos acesse o site:
c) Caso constatada a titularidade incorreta do CPF ou a divergência entre a informação do SIRC/Sisobi e a do livro de registros, caberá a correção da informação no SIRC ou no Sisobi.
d) Não havendo incorreção no CPF, em se tratando do mesmo registrado na mesma serventia, com duplicidade nos sistemas SIRC/Sisobi, não há ação a ser realizada.
Após localizar o registro mediante busca, clicar no ícone “Alterar” na linha correspondente ao registro que deseja alterar.
O registro será inteiramente exibido na tela “Editar Registro de Óbito do Sisobi”, com todos os campos editáveis, sendo possível alterar ou excluir o CPF duplicado:
É possível editar todos os campos, como a inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.
Para correção de CPF duplicado em registros originários do SIRC, o usuário deve localizar o registro mediante busca.
Clicar no ícone “Alterar” na linha correspondente ao registro que deseja alterar.
O registro será inteiramente exibido na tela “Editar Registro de Óbito”, com todos os campos editáveis, sendo possível alterar ou excluir o CPF duplicado:
É possível editar todos os campos, como a inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.
Apresentamos alguns exemplos de CPFs duplicados e um resumo de como solucionar as pendências:
1 – SIRC x Sisobi: Quando as informações dos registros forem iguais, mesmo CPF, mesmo registrado, mesmos Livro/Folha/Termo, nenhuma ação deve ser tomada. No relatório não constarão mais esses casos, eles estão tratados em filtro específico. Atuar somente em casos de divergências nos dados cadastrais (data nascimento, data de óbito, nome da mãe, etc.), ou ausência desses dados, que deverão ser corrigidas de acordo com os dados anotados no livro da serventia. Não excluir o registro de nenhum dos sistemas.
2 – SIRC x Sisobi: Quando as informações dos registros forem diferentes e sejam da mesma serventia, realizar a conferência e manter o CPF no registro correto e retificar o outro registro para excluir o CPF incorreto ou atribuir o CPF correto.
3 – SIRC x Sisobi ou SIRC x SIRC: Caso as informações de registros sejam de Serventias diferentes com o mesmo CPF, e se tratando de registrados diferentes, Livro/Folha/Termo diferentes, realizar a conferência e, não sendo confirmada a titularidade, retificar o registro para excluir o CPF e, se possuir, atribuir o CPF correto. Sendo confirmada a titularidade, manter o campo de número de CPF no registro e não realizar nenhuma ação. A outra serventia será notificada sobre a irregularidade.
4 – Sisobi x Sisobi: Caso sejam apresentados dados da mesma serventia e mesmas informações de registro (dados todos iguais), manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a matrícula que tem a informação mais completa (preferencialmente). Se possuir os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente. Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro.
5 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF, mesmo registrado e mesmos Livro/Folha/Termo, com CNS, Município ou GEX diferentes, confirmar se é caso de guarda de acervo para solicitar, à Gerência Executiva do INSS de sua abrangência, acesso ao CNS antigo e proceder a análise para manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a que tem a informação mais completa (preferencialmente). Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro. Se possuir os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente. Não sendo o caso de guarda de acervo, mas de duplicidade de registro em CNS diferentes, conferir se possui os dados desse registro duplicado no acervo da sua CNS. Caso possua, não há ação a ser tomada. Caso não possua esses dados de registro em seu acerco, excluir no Sisobi. A outra serventia também será notificada para saneamento daquele registro.
6 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF, mesmo registrado e mesmos Livro/Termo/Folha, sem dados de CNS, Município ou GEX em um dos registros, confirmar se o registro consta no acervo de sua Serventia e solicitar, à Gerência Executiva do INSS de sua abrangência, a atribuição de CNS para o registro sem os dados. Após a atribuição, manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a que tem a informação mais completa (preferencialmente). Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro. Se possui os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente.
7 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF para marido e mulher, retificar o registro com CPF de titularidade divergente (geralmente a mulher), pesquisar se houve cadastramento de CPF próprio, incluindo o CPF correto, ou excluindo a informação do CPF incorreto.
Tratar Irregularidade de CPF em Registro com @ no Livro e Folha
Na situação em que o CPF irregular – duplicado ou inválido – conste em registro de óbito de fonte Sisobi e sua identificação possua o símbolo “@” no livro e/ou folha, a serventia deverá proceder com a correção da identificação do registro, informando os números do livro, folha e termo
corretos, utilizando a funcionalidade Legado Sisobi, no menu Registros Civis do Sirc Web.
No campo “Identificação do Óbito”, ao lado da informação de “Livro / Folha / Termo”, consta o ícone “Alterar Identificador do Registro” :
Ao clicar nesse ícone, será exibida a seguinte tela:
O sistema apresentará o alerta sobre as implicações de realizar a alteração dos campos Livro e/ou Folha e/ou Termo.
O ícone 
, exibido à direita dos campos editáveis, possibilita cancelar a alteração do identificador de registro.
É importante ressaltar que esses registros foram informados por meio de formulários no sistema anterior ao Sisobi e, posteriormente, migrados para o Sisobi. Na época, não eram coletadas informações de óbito como o número do livro, da folha e do termo. Ao serem migrados para o Sisobi, os campos de livro e folha foram preenchidos com o símbolo “@” e, no campo do termo, foi inserido um número sequencial que não corresponde ao número do livro de registros do cartório.
É possível editar todos os campos, como a inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.