O objetivo deste guia é auxiliar os Cartórios de Registro Civil na organização e manutenção dos dados enviados ao Sirc, visando sua regularidade. Para isso, sugere-se o acompanhamento diário dos envios dos registros através do uso das funcionalidades apresentadas neste guia, conforme resumido a seguir:
- Serventias que enviam as informações por arquivo
- Serventias que enviam as informações pelo Sirc Web de forma on-line (digitação)
- Verificar o relatório Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios
- Verificar o relatório de CPFs Irregulares
- Verificar o relatório de Pendências Consolidadas da Serventia
- Mais Informações
Serventias que enviam as informações por arquivo
Verificar o Relatório de Movimentos com Erro ou os Comprovantes e Relatórios de Transmissão de Arquivos
Obs.: Utilizar este passo caso o sistema do cartório não possua relatórios com o retorno das críticas de registros rejeitados no envio do arquivo ao Sirc.
Esta funcionalidade possibilita consultar o motivo pelo qual o sistema rejeitou o comando de inserção, alteração ou exclusão de determinados registros transmitidos via Central de Envio de Registros (CER) ou via arquivo de movimento do sistema próprio. Deve ser verificada diariamente, após a transmissão dos arquivos, a fim de assegurar que todos os registros tenham sido enviados sem erros e, em havendo erros, possibilitar seu saneamento com o reenvio ainda dentro do prazo legal (um dia útil).
Procedimentos:
a) Acessar o Sirc Web, menu “Transmissão de Arquivos”, funcionalidade “Relatório de Movimentos com Erro”:
b) Selecionar o tipo de registro (devem ser verificados todos os tipos) e informar no campo “Intervalo de Datas de Envio”, tanto na data inicial quanto na data final, o dia em que o arquivo foi encaminhado.
Clicar em “Buscar” para visualizar o resultado da pesquisa.
Esta funcionalidade deve ser verificada diariamente, após o envio do arquivo, caso o sistema próprio do cartório não forneça o retorno das críticas do webservice do Sirc.
c) Serão apresentadas as matrículas com seus respectivos erros e código do arquivo, conforme a imagem acima.
A tabela abaixo traz exemplos de erros comuns apontados pelo Relatório de Movimentos com Erro e suas respectivas soluções:
| ERROS MAIS COMUNS E AS RESPECTIVAS SOLUÇÕES | ||
|---|---|---|
| MENSAGEM DE ERRO | MOTIVO | SOLUÇÃO |
| O registro civil não pode ser inserido no sistema. Não pode existir mais de um registro com mesma matrícula. | A Origem (CER ou Serventia) está tentando enviar um arquivo com a operação de inserção para um registro com a matrícula igual a outro já existente no Sirc | O Sirc passou a permitir a entrada de números de termos iguais, mas restringe matrículas exatamente iguais, conforme versão implementada em 10/06/2020. Nesses casos, é necessário confirmar se foi encaminhado o mesmo registro com a mesma matrícula. Em caso positivo, não há ação a ser feita, visto que o registro já está no sistema. Caso a serventia esteja tentando enviar uma alteração, deverá ajustar o arquivo com a operação “alteração”. |
| Filiação 1 (ou 2): Nome da filiação inválida. | O nome informado para a Filiação 1 (ou 2) não é aceito pelo Sirc | Conferir a digitação dos dados, corrigindo o nome, se for o caso, ou demandando ao INSS eventual adequação do sistema, caso o nome esteja correto. Verificar se não se trata de um nome especial. Nomes especiais devem possuir uma TAG específica no arquivo (consultar no Manual de Recomendações Técnicas como inserir a TAG no arquivo). |
| Nome do registrado inválido. | O nome informado para o Registrado não é aceito pelo Sirc | Conferir a digitação dos dados, corrigindo o nome, se for o caso, ou demandando ao INSS eventual adequação do sistema, caso o nome esteja correto. Verificar se não se trata de um nome especial. Nomes especiais devem possuir uma TAG específica no arquivo (consultar no Manual de Recomendações Técnicas como inserir a TAG no arquivo). |
| Nome do atestante primário inválido. | O campo “Nome do [médico] Atestante Primário” do óbito provavelmente contém caracteres não aceitos (arroba, ponto, asterisco, etc.) | Conferir a digitação dos dados, corrigindo o nome, e submeter novamente a transmissão do arquivo. Um erro comum é colocar na frente do nome a abreviação “Dr.”, termo que não faz parte do nome do médico. |
| Filiação 1 (ou 2): Se o nome da filiação não for informado, nenhum outro dado da filiação deve ser preenchido. | Ocorre quando não foi preenchido o nome da Filiação mas foi informado algum outro dado dessa mesma Filiação | Preencher o nome da Filiação, se conhecido, ou apagar todos os demais campos da Filiação informados por engano. |
| Registro não localizado. | Ocorre quando enviada matrícula com a operação de “alteração” ou “exclusão” sem que o registro tenha sido inserido no Sirc antes | No caso de alteração do registro, primeiro ele deve ser inserido no Sirc. Assim, basta reencaminhar o arquivo com a operação de “inserção”. No caso de exclusão, não há necessidade de nenhuma ação, uma vez que o registro já não consta no Sirc. |
| Se o Domicílio Estrangeiro da filiação for informado ou ignorado, nenhum outro atributo de domicílio da filiação deve ser informado ou ignorado. | Ocorre na situação em que houve informação de domicílio estrangeiro da Filiação ou este foi ignorado, porém existem campos incompatíveis preenchidos | Apagar os dados dos campos incompatíveis. Ou seja, se foi informado domicílio estrangeiro da Filiação, não deve haver informação de estado ou município brasileiros; se foi ignorado, não deve haver qualquer outro dado referente ao domicílio da Filiação preenchido. |
| Não houve alteração nos campos do registro. | A serventia está tentando enviar um arquivo de alteração mas não houve alteração em nenhum dos campos do registro | A partir da versão implantada em 27/09/2019, o sistema passou a impedir a entrada de versões repetidas. O arquivo de alteração deverá ser reenviado após a alteração do campo desejado. Se não houver alteração a ser enviada, não é necessário reenviar o arquivo. |
Essa lista é exemplificativa, de modo que cada mensagem de erro deve ser interpretada pelo usuário, verificando-se o motivo causador a fim de buscar a solução mais adequada, providenciando o reenvio do arquivo com as devidas correções, se for o caso.
Existem três tipos de operação a serem encaminhadas pelo arquivo em conjunto com a matrícula: inserção, alteração e exclusão. Cada tipo de operação realizará a ação indicada.
Quando indicada a operação “inserção” no arquivo, essa matrícula somente entrará uma vez. Caso a mesma matrícula seja enviada novamente com a mesma operação, o sistema acusará a crítica “O registro civil não pode ser inserido no sistema. Não pode existir mais de um registro com mesma matrícula”. Nesse caso não há o que se corrigir, bastando não encaminhar a matrícula novamente, se já tiver sido inserida corretamente. Caso a intenção seja enviar como alteração, o tipo de operação no arquivo deverá ser alterado de inserção para alteração.
Nos casos de indicação de operação de “alteração” da matrícula, caso a matrícula tenha sido inserida anteriormente, o Sirc sobrepõe as informações atuais por essa nova versão indicada como alteração. Caso a matrícula ainda não tenha sido inserida anteriormente, o Sirc acusará a crítica de “Registro Não Localizado”, não sendo possível alterar um registro que não existe no sistema ainda. Nesse caso, a matrícula deve ser enviada no arquivo com a operação “inserção”.
No envio de arquivo com indicação de operação de “exclusão”, a matrícula indicada bem como suas informações serão excluídas se tiverem sido inseridas anteriormente. A exclusão deve ser feita apenas nos casos de dados incorretos no número da matrícula. Caso seja enviada matrícula com operação de exclusão para matrícula que ainda não tenha sido inserida, o Sirc acusará a crítica de “Registro Não Localizado”, não sendo possível excluir um registro que não existe no sistema ainda. Nesse caso, se o objetivo da exclusão for por erro no número da matrícula, nenhuma ação é necessária, já que a matrícula que se pretende excluir não existe no Sirc.
A análise diária desse relatório é importante, pois pode identificar se o erro é decorrente de ausência de dados (quando é incluída a TAG de IGNORADO no arquivo – verificar o Manual de Recomendações Técnicas), se os campos dos dados estão sendo preenchidos corretamente, ou se o mesmo erro ocorre com frequência, o que pode ser corrigido com treinamento da equipe que atua na Serventia. Ainda pode ser identificado se existe algum erro no sistema de informática utilizado pela Serventia (sistema próprio) que implique em atualização do sistema ou contato com a Dataprev para auxílio na correção.
Caso ocorra algum erro cuja solução não seja identificada pela Serventia, o responsável deve entrar em contato com a Gerência Executiva do INSS de sua abrangência para receber auxílio.
d) Uma outra forma de conferir os arquivos encaminhados é acessar, ainda no Sirc Web, no mesmo menu “Transmissão de Arquivo”, a funcionalidade “Comprovantes e Relatórios de Transmissão de Arquivos”. Nesse relatório é possível verificar todos os registros encaminhados no arquivo ao Sirc, com erro ou com sucesso.
O intervalo de datas de envio deve ser preenchido conforme a necessidade. Sugere-se verificar este relatório diariamente, após o envio do arquivo. Nesse caso, preencher a mesma data inicial e final e clicar em “Buscar”. Serão apresentados todos os arquivos encaminhados no intervalo selecionado.
Poderão ser acessados o Relatório de Processamento e o Comprovante de Envio, que podem serão disponibilizados em um arquivo no formato PDF. O Relatório de Processamento detalha as matrículas e a ocorrência de sucesso ou erro. O Comprovante de Envio é um documento resumido.
O Relatório de Processamento apresentará os registros processados com sucesso e com erros encontrados da seguinte forma:
O Comprovante de Envio será da seguinte forma:
Serventias que enviam as informações pelo Sirc Web de forma on-line (digitação)
Verificar no Recibo de Entrega de Registros Civis por mês de Operação
Esta funcionalidade possibilita consultar a inserção, alteração ou exclusão de registros digitados de forma on-line no Sirc Web. Deve ser verificada diariamente, após a digitação dos registros, a fim de assegurar que todos os registros tenham sido salvos corretamente.
Procedimentos:
a) Acessar o Sirc Web, menu “Funções de Serventia”, funcionalidade “Recibo de Entrega de Registros Civis por Mês de Operação”:
b) O campo Mês da Operação deve ser preenchido com o mês em que o cartório estiver inserindo (digitando ou enviando) as informações. Deve ser preenchido também o campo Tipo de Registro (verificar todos os tipos de registros digitados naquele dia).
c) Apesar de o recibo mostrar todos os registros encaminhados no mês, é possível verificar pela coluna “Data do Envio” quais foram inseridos no dia.
Abaixo, um exemplo de recibo de envio de registros de nascimento:
d) Registros digitados pela Serventia que não constem no Recibo são registros que não chegaram a ser devidamente salvos, com a exibição da mensagem de Sucesso ao final do processo de inserção.
Verificar o relatório Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios
Esta funcionalidade possibilita verificar se os registros enviados foram recepcionados no Sirc com todos os dados obrigatórios por lei. Deve ser utilizada diariamente, após a transmissão dos arquivos, a fim de assegurar que todos os registros foram enviados com todos os dados obrigatórios
determinados na lei, ou se foram enviados os campos aos quais possuem as informações no livro ou devidamente justificados.
a) Acessar o Sirc Web, menu “Funções de Serventia”, funcionalidade “Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios”:
b) A pesquisa pode ser realizada por períodos (para a consulta diária, o dia do encaminhamento do arquivo, sendo iguais as datas inicial e final de “inserção”). Selecionar o tipo de registro e clicar em “Buscar”. Não é necessário alterar os demais filtros.
O resultado da busca apresenta os registros com pendências no preenchimento dos dados obrigatórios. Esses registros podem ser regularizados com o envio dos campos preenchidos ou justificados e reenviados por arquivo, ou podem ser regularizados on-line, selecionando o botão “Alterar” 
para o registro correspondente (verificar na coluna “Justificativa” os registros com o indicativo Não):
Para evitar a pendência de Dados Obrigatórios Faltantes, a Serventia deve observar o disposto no art. 68 da Lei 8.212/91. Portanto, deve informar todos os dados obrigatórios que possua na data da lavratura. Caso não possua algum dado obrigatório, deve justificar no momento da lavratura a ausência desse dado. Se for apresentado posteriormente o dado faltante, a Serventia deve proceder com a averbação do dado e enviar o arquivo da averbação no prazo de 1 (um) dia útil, de forma a não incorrer na infração de ausência de dados obrigatórios nem na infração de envio de dados obrigatórios fora do prazo.
Mas por que o dado está no sistema do cartório e o Sirc não recebeu?
Porque o arquivo que foi gerado no sistema próprio ou no local do aplicativo incluiu automaticamente, no campo específico, a TAG de IGNORADO, deixando o campo em branco. Assim, deve ser verificado junto à empresa fornecedora do software ou com o aplicativo qual o motivo de estar sendo encaminhado o arquivo com aquele campo ignorado quando o dado é conhecido.
Exemplo de arquivo com dado obrigatório mas que foi gerado como ignorado:
Assim, mesmo que exista o nome do falecido no sistema próprio do cartório, se o desenvolvedor do sistema não adequar o arquivo, este pode ser gerado sempre com a TAG de ignorado, mesmo que esteja preenchido.
Verificar o relatório de CPFs Irregulares
Esta funcionalidade possibilita verificar se os registros enviados contém CPFs inválidos ou duplicados. Deve ser utilizada diariamente, após a transmissão dos arquivos, a fim de assegurar a qualidade dos dados dos registros civis.
Deve-se realizar a verificação pelos dois tipos de irregularidades: “Inválido” e “Duplicado”, marcando cada uma dessas opções no campo “Irregularidade do CPF”.
Sendo observada qualquer irregularidade no CPF, a Serventia deve realizar a conferência dos dados informados e proceder com os ajustes conforme indicado no Tutorial sobre CPFs Irregulares anexo ao Comunicado nº 12/2021, de 03/12/2021.
Verificar o relatório de Pendências Consolidadas da Serventia
Esta funcionalidade possibilita verificar as pendências atuais do Cartório e deve ser utilizada diariamente para acompanhamento das eventuais questões sanáveis, possibilitando a atuação do titular da Serventia para correção, se for o caso.
Se verificados os passos 1, 2 e 3 diariamente, não haverá pendências a serem demonstradas neste relatório, salvo no caso de haver algum descompasso com a sequencialidade dos termos ou de não envio de movimento na competência.
No relatório gerado, é possível verificar se há algum termo faltante. Caso tenham sido informados todos com sucesso no comprovante de envio de arquivo do dia anterior, pode ser que algum termo não tenha sido utilizado para fins de registro civil, a exemplo de transporte de averbações ou de noivos que não tenham comparecido ao casamento. Nesse caso, será possível justificar a ausência do termo (verificar os casos e explicações no Guia de Orientação às Serventias).
No caso de competência sem informação, significa que a serventia não encaminhou nenhum registro de determinado tipo na competência indicada ou não declarou a inexistência desse tipo de registro. Cabe mencionar que o artigo 68 da Lei nº 8.212/91 dispõe que até o 5º dia útil o INSS deve ser comunicado quando não houver lavratura no mês anterior.
Ainda, é possível verificar os registros com dados obrigatórios faltantes ou sem justificativa. Entretanto, nesse momento, os registros indicados no relatório de pendências consolidadas são aqueles que foram apurados no dia anterior, podendo já estar fora do prazo de um dia útil. Por isso a importância de se analisarem esses dados pela funcionalidade de Qualidade de Preenchimento dos Dados Obrigatórios, pois trata-se de uma ferramenta on-line (não depende de uma apuração diárias).
Ou seja, uma pendência no relatório consolidado pode se tornar uma irregularidade de envio fora do prazo. Por isso, a importância de se verificarem os Passos 1, 2 e 3 diariamente.
As irregularidades de envio fora do prazo podem ser consultadas no Sirc Web pelo menu “Funções de Serventia”, nas funcionalidades “Registros Enviados Fora do Prazo”, que só apresenta os registros civis, ou “Situação da Serventia por Competência”, que apresenta por competência todas as irregularidades, inclusive as indicações de envio de registros civis fora do prazo, dados obrigatórios, justificativas, averbações, anotações e retificações.
Mais Informações
Para mais informações sobre os itens aqui destacados, consulte o Guia do Sirc às Serventias, disponível no menu “Ajuda”:
Também é possível acessar o Guia no portal www.sirc.gov.br, no menu “Ajuda e Suporte”:
