Atribuição de Acesso e Gestão de Acesso a Titular e Substituto do Cartório
A autorização de acesso e gestão para os titulares das serventias e seus substitutos é concedida pelo Setor de Administração de Informações de Segurados – SAIS da Gerência Executiva da área de abrangência da serventia através do módulo de Gerenciamento de Permissões e Acessos (GPA) do Sistema de Gerenciamento de Identidade (Gerid). A concessão não depende da presença física do titular e substituto da serventia. Seu fluxo está definido no Anexo VII da Portaria nº 720/2020 INSS/DIRBEN (alterada).
Antes da concessão de gestão e acesso, o(a) servidor(a) do SAIS deve verificar no módulo de Gerenciamento de Identidades (GID) do Gerid se o titular e o substituto que estão ativos são os mesmos que estão ativos no Sistema Justiça Aberta do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), através da opção “Clique aqui para Produtividades e Localização de Serventias Extrajudiciais“. Identificada eventual divergência nos dados apresentados, a serventia deverá ser orientada a atualizá-los no sistema Corporativo do Justiça Aberta.
Se os dados estiverem atualizados, basta acessar o GPA e atribuir autorização de acesso e gestão ao titular e ao substituto da serventia. A ausência de permissão de acesso impede qualquer ação no sistema; já a ausência de gestão de acessos impede que titular ou substituto conceda acesso ao sistema para os demais funcionários da serventia, conforme sua atribuição.
Assim, são duas as ações a cargo do(a) SAIS relativamente ao titular e substituto:
a) Atribuir Autorização de Acesso: Significa atribuir um Papel e demais parâmetros de acesso (dia, hora, data limite) ao titular ou substituto, para que consigam acessar e utilizar o SIRC. No caso de autorização de acesso ao GID, ao atribuir o papel de cadastrador externo, para o titular e/ou substituto permite que possam cadastrar no LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) os dados dos funcionários da serventia via GID.
b) Atribuir Gestão: Significa permitir que o titular e/ou substituto acesse o GPA para conceder autorização de acesso ao SIRC e/ou ao GID para os demais funcionários do cartório previamente cadastrados no GID, caso seja necessário.
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AUTORIZAÇÃO DE ACESSO AO TITULAR E SUBSTITUTO DA SERVENTIA |
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SISTEMA |
SUBSISTEMA |
PAPEL |
| SIRC_INSS |
SIRC_INTERNET |
USUARIO_EXECUTOR |
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GID |
GID_EXTERNO |
CADASTRADOR_EXTERNO |
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ATRIBUIÇÃO DE GESTÃO AO TITULAR E SUBSTITUTO DA SERVENTIA |
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SISTEMA |
SUBSISTEMA |
PAPEL |
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SIRC_INSS |
SIRC_INTERNET |
GESTOR_DE_ACESSO |
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GID |
GID_EXTERNO |
GESTOR_DE_ACESSO |
Após a concessão das gestões e acessos, o titular ou substituto deve ser orientado a gerar uma senha provisória que é encaminhada por mensagem de correio eletrônico ao endereço do usuário cadastrado no Sistema Justiça Aberta do CNJ. A geração da senha é feita pelo link: https://acesso.dataprev.gov.br/clientes/?action=form-change-password .
Em caso de troca de titulares e/ou substitutos, deve-se encerrar a autorização de acesso e a gestão concedidas a esses antigos usuários. Para encerrar a gestão e/ou autorização de acesso de um usuário, o Gestor de Acesso (usuário INSS) deve acessar o GPA, no GERID, clicar em “Autorizações de Acesso” no menu “Atribuições”, indicar o Sistema, Subsistema e o respectivo usuário (nome.sobrenome ou CPF), e filtrar. Em seguida, selecionar o papel/usuário que deseja modificar e clicar em “Alterar”. Por fim, alterar a “Data de Validade” para a data seguinte à data da realização desse procedimento, e desmarcar o dia da semana da realização desta alteração.
Ao realizar essa ação, caso seja emitida uma crítica no GPA informando que o usuário não é titular ou substituto da unidade, sugere-se registrar um chamado no Sistema Pronto para que a DATAPREV providencie a solução.
O servidor do INSS dispõe de funcionalidades no SIRC pelas quais pode, mediante documentação comprobatória, incluir, alterar ou excluir períodos do titular da serventia (Manutenção de Períodos de Titularidade) ou alterar seus dados (Editar Dados da Serventia), sempre que necessário. Essas ferramentas são acessíveis via funcionalidade Pesquisa e Manutenção das Serventias do Menu INSS.
Na página do Sirc na internet, o usuário do Cartório pode acessar um Passo-a-passo e um Guia sobre o Gerid (GID e GPA), bem como um Guia de como instalar e configurar o Duplo Fator de Autenticação.
Manutenção da Senha do Titular do Cartório
A troca da senha do titular ou substituto do cartório deve ser feita pelo próprio usuário, no endereço eletrônico https://acesso.dataprev.gov.br/clientes/.
O e-mail corporativo é o cadastrado no CNJ, que foi migrado para o SIRC e para o GERID. O usuário do INSS pode consultá-lo em www-acesso/ . Ressalta-se que, quando o usuário for titular de duas ou mais serventias, o e-mail utilizado para reiniciar a senha — que é único e utilizado para todas as serventias da qual for titular — será o que foi indicado na primeira vez que o usuário acessou o cadastro do LDAP. Este e-mail pode ser verificado em www-acesso/.
A senha é única para acessar todas as serventias em que o usuário é indicado como titular. As devidas autorizações de acesso devem ser concedidas pelo servidor do INSS no GPA. Por exemplo, quando o SIRC recebe os dados de um titular da serventia X, com o e-mail serventiax@cartorio.com.br, esse e-mail é registrado no GERID para aquele usuário. Se ele se tornar titular da serventia Y, cujo e-mail indicado no SIRC é serventiay@cartorio.com.br, ele continuará recebendo a senha no e-mail da serventia Y. O e-mail do usuário não é alterado a cada nova indicação de titularidade, pois o primeiro e-mail registrado permanece associado ao usuário.
Quando se tratar de redefinição da senha (quando o usuário não se lembra da senha atual ou quando ela já se encontra expirada), deve-se utilizar o link “Esqueceu a senha, senha expirada ou primeiro acesso? Recupere sua senha através do email de confirmação“, na mesma página.
Solução de Problemas Comuns
Titular do Cartório com Acesso Anterior Vinculado a CNPJ no GERID
Um problema comum que os SAIS enfrentam ao conceder acesso a novos titulares de cartórios é a impossibilidade de concessão, acesso ou recebimento da senha provisória pelo usuário externo, devido ao fato de este possuir um cadastro anterior no GID vinculado a um CNPJ. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando o titular foi, no passado, cadastrado como advogado. Esse cadastro prévio impede o correto login do usuário.
Para verificar se o novo titular possui vinculação prévia a CNPJ, o SAIS deve acessar o GID, ir em Cadastro | Cadastradores Externos, escolher a opção Serventias no campo Grupo, digitar o código CNS do cartório em questão no campo Unidade Organizacional e clicar sobre o botão Buscar Unidades. Em seguida, selecionar a Unidade que aparece dentro do quadro (clicar no número CNS), digitar o CPF do novo usuário no campo Usuário e clicar no botão Filtrar:
No quadro Titular/Substituto da unidade XXXXXX.CNS, o sistema informa que Unidade de Origem lhe foi automaticamente atribuída: neste caso, como havia um cadastro prévio vinculado a um CNPJ, manteve-se tal vinculação.
Também é possível pesquisar a existência de cadastro anterior do usuário em https://www-acesso/. Em “Ações/Usuários”, informe o CPF do usuário externo a quem se pretende conceder acesso e clique em Pesquisar:
Detectada a existência de cadastro prévio vinculado a CNPJ, o servidor do SAIS deve, antes das concessões de acesso e gestão orientadas em Atribuição de Acesso e Gestão de Acesso a Titular e Substituto do Cartório, abrir um chamado no sistema Pronto solicitando a desvinculação do perfil do usuário externo da árvore CNPJ, e vinculação à arvore CNS do cartório em que se tornou titular.
Titular de Dois ou Mais Cartórios
Também é comum que a uma mesma pessoa física sejam concedidas a titularidade de mais de um cartório de registro civil. Nesses casos, é um erro muito comum tentar informar um segundo e-mail para envio de nova senha ao usuário, o que não se aplica, já que a senha de acesso é única, servindo para todos os cartórios de uma mesma titularidade. Nesses casos, o SAIS deve informar, quando da concessão de acesso e gestão a outras serventias, o e-mail cadastrado no CNS principal.
Para saber qual é o CNS principal de um titular, o servidor do SAIS deve acessar o GID, ir em Cadastro | Cadastradores Externos, escolher a opção Serventias no campo Grupo, digitar o código CNS do cartório em questão no campo Unidade Organizacional e clicar sobre o botão Buscar Unidades. Em seguida, selecionar a Unidade que aparece dentro do quadro (clicar no número CNS), digitar o CPF do novo usuário no campo Usuário e clicar no botão Filtrar:
No quadro Titular/Substituto da unidade XXXXXX.CNS, o sistema informará a que Unidade de Origem o usuário se encontra vinculado. Veja que, no exemplo da tela anterior, ainda que a pesquisa tenha sido feita para o código CNS 222222, o quadro indica que o titular tem como Unidade de Origem o CNS 555555. Esta é sua unidade principal.
Não havendo divergência entre os números, vale realizar a consulta utilizando-se o outro código CNS envolvido, por segurança.
Ao acessar o SIRC Web, o usuário titular de dois ou mais cartórios deverá escolher, dentre as opções de CNSs disponíveis, qual serventia deseja acessar, como na imagem que segue:
Titular do Cartório com Acesso em Quarentena
Eventualmente, pode ocorrer de os SAIS não conseguirem conceder acesso ao SIRC para os Titulares dos cartórios de registro civil, ou então os titulares não conseguirem acessar o sistema com sua senha, trocá-la, ou realizar qualquer outra ação, pelo fato de seu usuário ter sido inserido em modo Quarentena pela Equipe de Prevenção, Tratamento e Resposta a Incidentes Cibernéticos – ETIR – da Diretoria da Tecnologia da Informação – DTI. Isso ocorre quando é detectada alguma ação considerada suspeita no acesso, segundo critérios internos daquela área (acesso por endereço IP incomum ou anormal, tentativas simultâneas de acesso por IPs diferentes, por exemplo), e tem por objetivo preservar a segurança do acesso do Titular.
Para detectar a ocorrência dessa situação, os SAIS devem consultar o perfil do titular do cartório no GID. Quando há tal bloqueio, constará no perfil do titular a palavra Quarentena no lugar do código CNS:
Também é possível verificar essa situação consultando-se o perfil do titular em www-acesso/, em Ações | Usuários, e pesquisando-se por nome, e-mail ou CPF do titular. Tratando-se de bloqueio pela ETIR, a tela apresentará a palavra Quarentena em algum local da tela, como nos dois exemplos a seguir:
Nesses casos, como a Dataprev não tem acesso para liberação do perfil, não cabe abertura de chamados no Pronto, devendo-se adotar o seguinte fluxo:
Titular Permanece como Usuário em outra serventia ou possui o mesmo e-mail do titular/usuário antigo
Quando uma pessoa deixa de ser titular de um cartório e passa a ser titular de outro, no GID ela aparece apenas como titular no CNS do cartório atual e permanece como usuária do cartório anterior:
Nessa situação, o servidor do INSS deverá cadastrar um pedido de suporte no Pronto, solicitando que o titular também conste no GID do cartório atual como usuário (no quadro que especifica os usuários cadastrados no cartório).
Isso ocorre porque o GID é um espelho do LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Os servidores do INSS estão previamente cadastrados no LDAP, mas os titulares dos cartórios não. O SIRC, que é alimentado pelo Justiça Aberta, atualiza o LDAP com as informações dos titulares e substitutos. Caso um usuário já esteja no LDAP, ele será indicado no GID apenas como titular na nova CNS. Assim, quando um titular deixa de ser oficial de um cartório e assume outro, ele figurará como usuário no cartório anterior e como titular no atual. A transferência de usuário para o cartório atual é feita pela Dataprev e deve ser solicitada via Pronto, conforme orientado acima.
O e-mail do cartório é uma das chaves do GERID e, por esse motivo, fica vinculado ao acesso do usuário cadastrado. Assim, caso o novo titular continue utilizando o mesmo endereço de e-mail do titular anterior, o GID apresentará um e-mail fictício para o novo titular ou será inserido “.OLD” ao final do e-mail em duplicidade. Se essa situação ocorrer, o servidor do INSS deverá cadastrar um pedido de suporte no Pronto, solicitando que a Dataprev desvincule o endereço de e-mail do usuário/titular anterior e o vincule ao novo titular do cartório. Enquanto o pedido no Pronto não for analisado pela Dataprev, podem ser efetuadas as concessões de acesso e gestão ao SIRC, e o titular poderá acessar o SIRC utilizando certificado digital até recepcionar a nova senha. No pedido de suporte, deverão ser informados, no mínimo, os seguintes dados: CNS, nome e CPF do titular anterior e do atual, e o e-mail a ser vinculado ao novo titular.