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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Relatórios de Movimentos com Erro

A partir da versão 6.4.0, de 27/06/2017, tornou-se possível aos usuários pesquisar e gerar relatórios das matrículas que apresentaram erro quando transmitidos ao Sirc, via arquivo ou CER, e, consequentemente, não entraram na base de dados. Este relatório engloba as tentativas de operações de inserção, alteração ou exclusão de registros civis. 

Significa dizer que o usuário tem a possibilidade de consultar o motivo pelo qual o sistema rejeitou o comando de inserção, alteração ou exclusão de determinados registros, se transmitidos via CER ou via arquivo de movimento. 

A única pequena diferença de uso desta funcionalidade entre o usuário do cartório e o usuário do INSS é que, para este último, o sistema exigirá pré-seleção de uma serventia, via Troca-Rápida ou pelos Filtros da Tela Inicial. Sem tal seleção prévia, o usuário do INSS não consegue ter acesso à funcionalidade. Já o usuário do cartório não tem outra opção a não ser a pesquisa para registros de sua própria base de dados. 

Como parâmetros de entrada, o usuário tem disponíveis os filtros Tipo de Registro (Nascimento, Casamento ou Óbito – obrigatório), o Acervo (01 para acervo próprio, 02 a 99 para acervo incorporado e situações especiais), Intervalo de termos, e Intervalo de Datas de Envio (obrigatório):  

Atenção!

A diferença entre as datas do Intervalo de Datas de Envio não pode ser superior a 365 dias, no entanto, o intervalo não precisa coincidir, necessariamente, com um ano civil.

Como resultado, o sistema retorna uma lista contendo todos os registros que sofreram tentativa de inserção/alteração/exclusão frustrada, apresentado, na coluna Erro, a indicação do motivo da rejeição pelo sistema: 

Nesta tabela de resultados, temos as colunas Matrícula, Data Envio (tentativa, neste caso), Operação tentada (inserção, alteração ou exclusão), Origem (responsável pelo envio do arquivo com a informação, por exemplo, Serventia ou CER), Erro, e Código de Identificação de Arquivo, uma sequência alfanumérica que individualiza o arquivo. 

De posse deste relatório, a serventia tem condições de compreender com exatidão o erro que impediu a inclusão/alteração/exclusão comandada, realizar a devida correção em seu sistema local ou no arquivo de movimento e submeter novamente o registro à transmissão. 

No exemplo acima, podemos verificar que: 

  • Houve tentativa frustrada de inserção do registro de Óbito Livro 4 Termo 16195 em 06/02/2023 às 14:37:42, e o motivo da rejeição foi “O registro civil não pode ser inserido no sistema. Não pode existir mais de um registro com mesma matrícula”. Isto indica que já existia, naquele momento, outro registro de óbito no Sirc com matrícula idêntica à essa, motivo pelo qual o sistema impediu a inclusão. Nada precisará ser feito caso de fato se trate de mero reenvio indevido do mesmo registro civil, cabendo apenas ao cartório, por segurança, certificar-se de que não é o caso de uso da mesma exata matrícula para registro de duas pessoas falecidas; 

  • Houve tentativa frustrada de alteração do mesmo registro de Óbito Livro 4 Termo 16195, no mesmo dia 06/02/2023, às 16:50:40, e o motivo da rejeição foi “Não houve alteração nos campos do registro”. Por lógica, o sistema impede que um comando de alteração de um registro seja recepcionado caso verifique que não há, de fato, nenhum campo alterado, pois isto somente geraria uma nova versão do registro sem alterações. Neste caso, cabe ao cartório verificar se o envio do comando de alteração foi equivocado, ou se de fato houve esquecimento de se alterar algum campo (caso em que o campo deve ser alterado e feita nova transmissão de alteração); 

  • Por fim, houve tentativa frustrada de inserção do registro de Óbito Livro 4 Termo 16333 em 12/05/2023, às 17:07:23. O motivo da rejeição foi “Falecido e Declarante não podem ter o mesmo número do CPF 222.222.222-22”. Este tipo de erro em registros de óbito foi, por muitos anos, fonte de diversos problemas para os declarantes de óbito, que sofriam diversos prejuízos ao terem seus CPFs informados como sendo da pessoa falecida e, por consequência, experimentarem uma série de contratempos junto ao INSS (cessação de benefícios), DETRAN (suspensão da CNH), Instituições Bancárias (bloqueio de contas), entre outros. Neste sentido, o Sirc auxilia o cartório ao alertá-lo de tal erro, para que o corrija tanto no arquivo a ser enviado ao sistema quanto no registro lavrado, se for o caso. Observação: no caso de não haver duplicidade de CPFs informados, a inserção do registro não seria barrada, porém, o sistema passaria a acusar a inconsistência do CPF no relatório CPFs Irregulares, mais uma vez agindo a favor do cartório ao alertá-lo da ocorrência de erro com potencial de dano aos cidadãos e risco de ajuizamento de ações judiciais em seu desfavor.  NA REVISÃO FAVOR CONFIRMAR ESSA INFORMAÇÃO

O usuário pode gerar um arquivo PDF com as informações em tela clicando em Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado. 

Atenção!

O uso adequado desta funcionalidade permite à Serventia detectar quais erros são cometidos com maior frequência na lavratura de registros civis, de modo que pode servir como auxiliar tanto na melhora dos fluxos de trabalho da equipe quanto na qualidade dos dados inseridos nos registros civis.

Exemplos de erros comuns apontados pelo Relatório de Movimentos com Erro e suas respectivas soluções: 

Evidentemente esta lista é exemplificativa, de modo que cada mensagem de erro deve ser interpretada pelo usuário, verificando-se o motivo causador, a fim de buscar a solução mais adequada e o reenvio do arquivo com aquela matrícula de forma correta. 

Atenção!

É muito comum ocorrerem erros relacionados ao tipo de operação incompatível com a situação atual do registro no sistema. Por exemplo: um comando de exclusão de um registro cuja matrícula não esteja inserida no Sirc apresentará erro, visto que não se pode excluir o que nem existe no sistema ainda.

Assim, são exemplos de erros comuns: 

  • Indicar a operação inserção no arquivo, para um registro corretamente inserido, cuja matrícula já se encontra no Sirc. O sistema somente permite a operação de inserção de um registro e matrícula uma vez. Caso o mesmo registro de mesma matrícula seja enviado novamente com a operação de inserção, o sistema retornará a crítica “O registro civil não pode ser inserido no sistema. Não pode existir mais de um registro com mesma matrícula”. Nesse caso não há o que se corrigir, bastando não encaminhar a matrícula novamente, se inserida corretamente. Caso a intenção seja realizar uma alteração no registro de mesma matrícula (já enviado), o tipo de operação no arquivo deve ser modificado de inserção para alteração

  • Indicar a operação de alteração no arquivo, para registros que ainda não tenham sido inseridos. Caso um registro matrícula ainda não tenha sido inserido no Sirc, o envio de comando de alteração acusará a crítica de “Registro Não Localizado”, uma vez que não há o que se alterar o que nem existe no sistema ainda. Nesse caso deve ser enviada no arquivo o registro com a operação inserção; 

  • Indicar a operação de exclusão no arquivo, para registros que ainda não tenham sido inseridos. A exclusão deve ser feita apenas nos casos de matrículas com dados errados no número da matrícula. Caso seja enviada matrícula com operação de exclusão para registro que ainda não tenha sido inserido, o sistema acusará a crítica de “Registro Não Localizado”, uma vez que não há o que se excluir o que nem existe no sistema ainda. Nesse caso, se o objetivo era excluir por conter matrícula errada, não há ação uma vez que não existe no Sirc a matrícula que se pretende excluir. No envio de arquivo com indicação de operação de exclusão, a matrícula indicada será excluída se tiver sido inserida anteriormente. 

Atenção!

Caso seja encaminhado um arquivo pelo cartório com justificativas de dados faltantes, e posteriormente o registro seja alterado, o Sirc sobrepõe os dados do registro por essa nova versão. Se nesse novo arquivo não forem informadas novamente as justificativas, elas serão excluídas. Assim, quando do envio de uma nova versão do registro, por qualquer meio de envio, a justificativa também deverá ser encaminhada.