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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios

A entrada em vigor da Lei nº 13.846/19 trouxe algumas mudanças relativas às obrigações dos cartórios de registros civis, entre elas, a ampliação substancial do rol de dados obrigatórios a serem coletados quando da lavratura dos registros. A seguir, temos uma tabela que sintetiza os documentos obrigatórios para cada tipo de registro a partir da vigência da referida lei: 

Com isto, foi implementada no Sirc esta funcionalidade, a fim de permitir a localização de registros inseridos no Sirc pelos cartórios com algum dado obrigatório faltante, por tipo de registro, bem como ações corretivas por parte dos cartórios, no sentido de inserção dos dados obrigatórios faltantes, ou justificativa aceitável para a ausência destes dados. 

Atenção!

Ainda que a lei defina como obrigatória a presença destes dados no registro civil, evidentemente nem sempre será possível que o cartório dê cumprimento a tal determinação, visto que poderá não ter acesso a tais informações. É o caso, por exemplo, do registro de óbito de um indigente, em que eventualmente até mesmo a data exata do óbito poderá ser desconhecida. É nestes casos, de motivo justificável, que se aplica a ação de justificativa de ausência dos dados obrigatórios – ação que retira o status de pendência do registro.

Nesta mesma ferramenta, incluiu-se a possibilidade de busca por registros com outros dados faltantes, assim definidos como dados não exigidos por lei, porém de fundamental importância, sem os quais a qualidade dos registros resta bastante prejudicada. 

Assim, há que se compreender que tal funcionalidade pode ser conceitualmente dividida em dois grandes grupos: as pesquisas relativas às pendências derivadas das obrigações legais (dados obrigatórios previstos em lei), e aos apontamentos relativos à qualidade dos registros (dados faltantes, fundamentais, porém não exigidos por lei). 

Para pesquisa, o sistema exige, como filtro de entrada obrigatório, apenas o tipo de registro (Nascimento, Casamento, Óbito ou Natimorto), sendo que os demais filtros já se apresentam pré-selecionados.  

Atenção!

Recomenda-se que o usuário menos experiente utilize os filtros desta forma e, à medida que adquira segurança com o uso da ferramenta, vá personalizando as pesquisas conforme desejado.

O resultado da pesquisa é uma lista de registros que atendam aos critérios de filtros pré-informados, somando ao tipo de registro eleito. 

Assim, por exemplo, temos a seguir o resultado de uma pesquisa hipotética, para a qual o sistema retornou quatro registros de Natimortos. Note que no título da tabela informa-se o total de registros que atendem aos critérios de pesquisa inseridos. A coluna destacada Dados Obrigatórios Faltantes lista quais dados obrigatórios por lei estão ausentes para cada um dos registros listados:  

Por sua vez, a coluna destacada Outras Informações Faltantes aponta dados importantes que estão faltando, porém, não são exigidos por lei. Não são pendências, mas impactam na qualidade dos registros. É uma coluna informativa, que visa subsidiar o cartório na busca pela excelência em sua atividade de registrador civil: 

Já a coluna destacada Justificativa (Dados Obrigatórios) diz respeito à situação de eventual justificativa da serventia quanto a ausência dos dados apontados na coluna Dados Obrigatórios. Note que ela pode conter a informação Sim (há justificativa integral), Não (não há nenhuma justificativa), ou Parcial (há justificativa parcial). Perceba ainda que, no caso do registro já justificado, o sistema não apresenta a opção de seleção na coluna Marcar/Desmarcar, visto que tal registro não está mais passível de justificativa mediante clique no botão Justificar Selecionados: 

Com relação aos dados obrigatórios faltantes, o usuário do cartório, de posse da lista de registros Pendentes (ou seja, marcados como Não ou Parcial na coluna Justificativa) tem, via Sirc Web, duas opções: caso possua tais dados, inclui-los mediante alteração do registro (o que é possível de ser feito a partir da própria lista de resultados, clicando-se no ícone da coluna Alterar (), ou justificar o motivo da ausência de tais dados, selecionando o registro na coluna Marcar/Desmarcar, e clicando no botão Justificar Selecionados. Neste segundo caso, uma nova tela será apresentada, na qual o usuário do cartório deverá selecionar as justificativas que se encaixem na situação de fato:  

Atenção!

A seleção dos motivos corretos pelo usuário do cartório é fundamental, visto que o Sirc não permitirá a conclusão da operação caso nenhum motivo selecionado se relacione com algum dado ausente. Por exemplo: caso o dado obrigatório faltante seja o Município de Nascimento da Filiação, a seleção da Justificativa “Sistema da Receita Federal indisponível” não permitirá a conclusão da operação.  
Caso o usuário se esqueça de selecionar algum motivo relacionado a algum dado faltante, o sistema atribuirá o status de justificativa Parcial ao registro, que continuará pendente de inclusão do dado, ou justificativa de sua ausência.

A justificativa de ausência dos dados exigidos por lei já pode ser informada durante a própria inserção do registro civil, seja via Sirc Web (em que o usuário do cartório se depara com uma tela de alerta com relação aos dados obrigatórios faltantes para que verifique se deve retornar e informá-los, ou justificar a ausência), seja via transmissão dos registros via Arquivo (na preparação dos arquivos já se incorporam comandos de justificativa que são reconhecidos pelo Sirc quando recebidos). Assim, os registros civis listados como pendentes nesta funcionalidade são aqueles que, por algum motivo, não foram justificados durante a inserção. 

Atenção!

Caso um registro já inserido no sistema possua justificativa, eventuais alterações deste registro via transmissão de arquivos devem ser feitas acompanhadas das justificativas (no arquivo), para que as alterações não se sobreponham às inserções e apaguem as justificativas inicialmente inseridas, gerando pendências.

Vale ressaltar ainda que a tela de pesquisa desta funcionalidade se personaliza a depender do tipo de registro civil selecionado, visto que para cada tipo o rol de dados obrigatórios é diferente. A seguir, veja, nesta ordem, as telas de pesquisa para os tipos de registro Nascimento, Casamento, Óbito e Natimorto, na visão do usuário do INSS: 

Atenção!

Note que os filtros para a pesquisa de Óbitos (Livro 4) relativos à filiação (Nome e Sexo) vem, por padrão, não selecionados. Isso se deve ao fato de que a Lei nº 13.846/19 não mais exige tais dados como obrigatórios. No entanto, eles são extremamente importantes para fins de cessação de benefícios junto ao INSS, visto que o nome da mãe (filiação do sexo feminino) é critério básico de batimento. Assim, é muito importante que a Serventia informe o nome e sexo das filiações, sempre que disponível, para evitar recebimentos indevidos de benefícios após o óbito.

Atenção!

Esta funcionalidade traz resultados mais abrangentes do que a funcionalidade Pendências Consolidadas da Serventia, além de ser atualizada de forma on-line, ao passo que a funcionalidade de Pendências Consolidadas depende de rotina de apuração das pendências para atualizar o quadro de Dados Obrigatórios Incompletos e sem Justificativa. O relatório da qualidade diz respeito ao preenchimento do dado eleito no filtro dessa funcionalidade. Nas Pendências Consolidadas apura-se que esse dado faltante está em desconformidade com o art. 68 da Lei nº 8.212/91.

Diferentemente dos filtrosOrigem” e “Captação”, que geralmente fazem referência à versão de inserção, as colunasOrigem” e “Captação” da tabela de resultados de pesquisa desta funcionalidade referem-se à última versão do registro. Assim, caso o registro tenha sido inserido e, posteriormente, alterado, as referidas colunas serão preenchidas com as informações da versão de alteração. 

Os pormenores de operacionalização desta funcionalidade encontram-se minuciosamente detalhados no Guia do Sirc aos Cartórios, em Funções de Serventia | Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios, no Site do Sirc na Internet, e ainda que se refiram à visão dos usuários dos cartórios, aplicam-se integralmente à visão dos usuários do INSS. Há, no entanto algumas diferenças quanto ao uso que o servidor do INSS pode fazer desta funcionalidade, sendo uma delas com respeito à possibilidade de filtragem: ao usuário do INSS o sistema não exige seleção prévia de código CNS: 

Com isto, e dada a grande quantidade de filtros disponíveis, o usuário do INSS tem grande liberdade de realizar pesquisas diversas, não necessariamente restritas a um único cartório. São possíveis pesquisas por GEX, ou por UF, origem do registro, entre outras, além das combinações possíveis de dados faltantes, bem como exigindo-se que os resultados contemplem apenas os registros em que estejam ausentes todos os dados selecionados (opção “E”) quanto algum dos dados selecionados (opção “OU”). É possível, por exemplo, consultar a lista de registros de óbito sem CPF informado para o titular, para determinado estado da federação, cuja inserção tenha sido realizada pela própria Serventia (origem).  Desta forma, além da aplicação de gerenciamento pontual dos cartórios, o servidor do INSS pode usar esta funcionalidade como um a ferramenta de gestão de modo mais abrangente. 

Atenção!

Quanto mais amplos forem os critérios de filtragem aplicados, maior será o universo de dados a serem contabilizados pelo sistema e, consequentemente, mais capacidade de processamento será demandada, podendo inviabilizar a busca. Planeje com cuidado as pesquisas a serem realizadas para evitar sobrecarregar o sistema.

Evidentemente, o usuário do cartório somente pode pesquisar por registros de sua serventia. 

Outra diferença de uso da funcionalidade é o fato de que o usuário do INSS não tem a possibilidade de alterar o registro (ou seja, de complementar os dados obrigatórios faltantes), tampouco de justificar a ausência dos dados (via seleção dos registros e clicando no botão Justificar Selecionados). Ao usuário do INSS é permitido somente a navegação no fluxo para estas duas ações. Consulte detalhes na seção Conceito de Navegação no Fluxo.