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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Pesquisa e Manutenção das Serventias

A partir da Versão 16 do Sirc, disponibilizada em 04/01/2024, o antigo submenu Pesquisa de Serventia, em Funções de Serventia, foi renomeado como Pesquisa e Manutenção das Serventias.

Esta funcionalidade, acessível através do Menu Funções de Serventia, permite ao usuário interno

  • Realizar a busca por uma determinada serventia através de diversos filtros disponíveis; e 

  • Consultar, incluir, alterar ou excluir dados básicos e períodos de atividade da serventia (período de inatividade, período sem atribuição de Registro Civil de Pessoas Naturais, período de guarda de livro, períodos sem acesso à internet e períodos de titularidade). 

Ao acessar a funcionalidade, o sistema apresenta como primeira tela os filtros básicos de pesquisa (CNS, nome, CNPJ, nome ou CPF do titular, município, por exemplo). Se for necessário, o usuário pode expandir o menu de filtros avançados, clicando sobre a seta indicada a seguir, e o sistema apresentará mais campos com filtros mais específicos de filtragem: 

Os filtros avançados permitem a localização de uma serventia por situação de atribuição de RCPN, ou guarda de livros, situação de titularidade (inclusive informando-se períodos, se desejar), ou situação de acesso à internet, e são aplicados em conjuntos com os filtros básicos. O botão Buscar ao fim da tela deve ser clicado para que o sistema retorne a(s) serventia(s) que se encaixe(m) nos parâmetros inseridos nos filtros.  

Atenção!

Quando houver um cartório pré-selecionado pelo usuário (via troca rápida, por exemplo) o sistema apresentará o campo CNS pré-preenchido com o código daquele cartório, bem como restringirá a busca àquela serventia. Para uma busca ampla, o usuário deve apagar o CNS pré-preenchido, ou clicar em troca rápida sem informar um código CNS (deixando assim de pré-selecionar uma serventia).

O resultado da busca apresenta, em cada linha, uma serventia e, nas três últimas colunas, três ícones clicáveis: Consultar, Alterar e Períodos, nesta ordem: 

O usuário da Direção Central possui também, nesta funcionalidade, a opção Excluir, que possibilita excluir do Sirc serventias em duas situações:  

  • Serventia que nunca possuiu atribuição de registro civil, nunca tendo realizado envio de registros ao Sirc; e  

  • Serventia que não existe no sistema Justiça Aberta do CNJ e que não existiu de maneira fática.

Para solicitar a exclusão, o servidor do Sais deverá encaminhar e-mail à Divisão de Cadastro de Informações Civis (DCIC), através do endereço dcic@inss.gov.br, informando os dados da serventia a ser excluída e o motivo da exclusão. Os cartórios devem ser previamente consultados no caso de nunca terem lavrado registros civis. 

Clicando no ícone da coluna Consultar o usuário é direcionado para a tela Dados da Serventia, que exibe dados cadastrais do cartório (endereço, dados do titular, GEX vinculada, CER utilizada para envio de dados), e quadros dos históricos de períodos de atividade (período de inatividade, período sem atribuição de RCPN, períodos sem acesso à internet e períodos de titularidade). Esta tela é exatamente a mesma que o usuário do cartório pode acessar através do Sirc Web em Funções de Serventia | Dados da Serventia. A única diferença, claro, é que o usuário do cartório só tem a opção de consultar, via tal submenu, os dados de sua própria serventia (não tem acesso ao troca rápida nem à escolha de serventia da tela inicial). 

Atenção!

Através desta tela o usuário do INSS não consegue realizar nenhuma alteração nos dados informados. 

Tendo em vista que cada alteração de dados, seja por parte do INSS, seja através de migração dos dados do CNJ, irá gerar uma nova versão dos dados da serventia, é possível visualizar todas as versões e quais dados foram alterados em cada uma delas mediante seleção da versão desejada no campo Outras versões. Esta opção está disponível tanto para o usuário interno quanto para o usuário do cartório, permitindo total controle do histórico de alterações: 

Versões do tipo INSS podem ocorrer a partir de 04/04/2023, quando a versão 14 do Sirc foi disponibilizada e trouxe a possibilidade de alteração dos campos CNPJ, nome do titular, CPF do titular, endereço do cartório, e-mail da serventia e e-mail do substituto (este último somente quando já houver informações de nome e CPF do substituto migradas do webservice do CNJ). 

Atenção!

Dados migrados do webservice do CNJ (rotina automática diária) somente irão gerar nova versão, sobrescrevendo as anteriores (inclusive de origem INSS), se houver dados diferentes da última versão de origem CNJ inserida. Ou seja, se o servidor do INSS alterar os dados da serventia e, em seguida, o cartório atualizar alguma informação no Justiça Aberta que seja exibida no quadro Dados Cadastrais da Serventia e Titular, o próximo envio do CNJ irá sobrepor completamente todos os dados da versão do INSS.

Atenção!

Se o CPF do substituto ou o e-mail do substituto migrar do CNJ igual ao CPF do titular ou e-mail do cartório, não será possível ao servidor do INSS operar nenhuma alteração nos dados da serventia: o sistema irá bloquear qualquer alteração. Nesses casos, o cartório deve ser orientado a realizar a correção dos seus dados junto ao sistema Justiça Aberta do CNJ.  
Os dados atualizados deverão migrar para o Sirc no dia seguinte à correção. 

Já clicando no ícone da coluna Alterar o usuário do INSS é direcionado à tela Editar Dados da Serventia, na qual tem acesso para incluir/alterar as informações do cartório para os campos que surgem como editáveis: CNPJ do cartório, nome e CPF do titular atual,  e-mail do substituto, e os dados de endereço. Deve-se clicar em Salvar ao fim da tela para efetivar as alterações. 

Por fim, clicando em Períodos (ícone com imagem de um relógio) o usuário tem acesso à funcionalidade Manutenção de Períodos de Atividade da Serventia, que lhe permite consultar, incluir, alterar e excluir períodos referentes às atividades dos cartórios, subdividida em Períodos de Inatividade, Períodos sem Atribuição de RCPN, Períodos de Guarda de Livro, Períodos sem Internet, e Períodos de Titularidade. A descrição destas funcionalidades encontra-se na próxima seção,  Manutenção de Períodos de Atividade da Serventia. 

Manutenção de Períodos de Atividade da Serventia 

Com a migração do antigo submenu Pesquisa de Serventia, em Funções de Serventia, para dentro de Pesquisa e Manutenção das Serventias (ocorrida a partir da Versão 16 do Sirc, de 04/01/2024), a funcionalidade Manutenção de Períodos de Atividade da Serventia também sofreu a mesma migração, passando a ser acessada, para cada serventia, através do botão Períodosna linha correspondente, no resultado da busca. 

A funcionalidade Manutenção de Períodos de Atividade da Serventia foi disponibilizada a partir da versão 15 do Sirc, em 29/09/2023. É a funcionalidade destinada à consulta, inclusão, alteração e exclusão de períodos referentes às atividades dos cartórios, subdividida em Períodos de Inatividade, Períodos sem Atribuição de RCPN, Períodos de Guarda de Livro, Períodos sem Internet (esta já disponível em versões anteriores, em Funções de Serventia | Serventia com/sem Internet), e Períodos de Titularidade.

Atenção!

Para o cadastramento de quaisquer dos períodos aqui tratados, recomenda-se a formalização de um processo SEI com a documentação encaminhada pela serventia e despacho do servidor com seu parecer. Pode-se cadastrar um processo SEI por serventia, onde constem todos os períodos eventualmente solicitados. No caso de parecer favorável, o período informado deverá ser lançado no Sirc Web.

Todas as informações de períodos desta funcionalidade são também visualizadas, de forma consolidada, na consulta aos Dados da Serventia (Funções de Serventia | Dados da Serventia, para a serventia atualmente selecionada, ou Funções de Serventia | Pesquisa de Serventia, através de busca): 

Cada inclusão, alteração ou exclusão de períodos, seja por parte do INSS, seja através de migração dos dados do CNJ, irá gerar uma nova versão dos dados da serventia. Assim, nessa mesma tela de dados cadastrais da serventia, será possível visualizar todas as versões e quais dados foram alterados em cada uma delas: 

Para acessar a funcionalidade deve-se localizar a serventia desejada mediante digitação de seu CNS (1), clicar em Buscar (2), e clicar no ícone Períodos (relógio) (3): 

Na tela seguinte, serão exibidos os dados básicos da serventia e, logo abaixo, cinco abas, uma para casa tipo de período a sofrer manutenção: 

Manutenção de Períodos de Inatividade e sem Atribuição de RCPN dos Cartórios 

Os cartórios de registro civil das pessoas naturais podem, em determinado momento de sua história, ter suas atividades encerradas, tornando-se assim inativos no Sirc Web e no sistema Justiça Aberta do CNJ. Também pode ocorrer de perderem a atribuição de Registro Civil das Pessoas Naturais (RCPN), mantendo-se ativos nesse caso, mas funcionando apenas com outras atividades (como atribuição de notas ou de registro de imóveis, por exemplo). 

No Sirc, a condição de inatividade ou de ausência de atribuição de RCPN é conferida a um cartório de duas maneiras: 

  • Automaticamente, conforme informações recebidas pelo webservice do CNJ ou; 

  • Manualmente, a partir do cadastramento dos períodos pelo INSS (Sais ou Serainf).

A partir da Versão 15 do Sirc (29/09/2023, a qual também) passou-se a identificar, em todas as telas e relatórios em que o nome das serventias são exibidos, sua situação atual, incluindo os textos “(Inativa)” / “(Sem RCPN)” antes do nome, conforme o caso. 

Para o servidor do INSS realizar o cadastramento dos períodos de inatividade ou de perda de atribuição de RCPN, após a recepção da documentação do cartório, deve acessar a aba desejada. Havendo períodos previamente cadastrados ou migrados do CNJ, estes serão listados no quadro Lista de Período(s) de Inatividade ou Lista de Período(s) Sem Atribuição de RCPN, conforme o caso: 

Incluir Período: Para incluir um novo período, clicar no botão Inserir Novo Período. Logo abaixo, será exibido o quadro Inserir Período de Inatividade ou Inserir Período Sem Atribuição RCPN (1). Informar a Data Início e, opcionalmente, a Data Fim do período (2). Quando se tratar da situação atual da serventia (a serventia ficou inativa ou perdeu atribuição de RCPN, e assim permanece até o momento do cadastramento), deixar o campo data fim em branco. Caso contrário, tratando-se de período já encerrado, então a data fim deverá ser informada, e o período completo será incluído. Por fim, clicar em Inserir (3): 

Encerrar Período: Períodos ativos (sem data-fim informada) disponibilizarão o botão Encerrar Período, que permitirá informar uma data-fim para ele: 

Excluir Período: Os períodos cadastrados, seja pelo INSS, seja migrado do CNJ, poderão ser excluídos através do botão Excluir: 

Obs.: Períodos excluídos, por padrão, não são mostrados nesta lista. Para consultá-los, basta marcar a opção Exibir períodos excluídos. Eles serão apresentados em fonte cinza: 

Atenção!

A inclusão de períodos de inatividade ou de perda de atribuição de RCPN para uma competência completa (do primeiro ao último dia de determinado mês) resolve a infração “Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, caso exista. Entretanto, se o período indicado não abranger o mês completo, o Cartório deverá preencher a Declaração de Inexistência de Movimento para aquela competência caso não possua registros lavrados para o período, ainda que aquele mês fique com apenas um dia de atividade/atribuição de RCPN.

Durante o período de inatividade ou de ausência de RCPN, não serão geradas infrações para a serventia, com exceção de “Anotações, Averbações e Retificações com Envio Fora do Prazo Legal”, já que, mesmo inativa/sem RCPN, esse tipo de informação continua a ser lavrada. Nesse caso, a serventia responsável pelo acervo deve providenciar o envio no prazo legal. 

Períodos de inatividade ou inexistência de atribuição de RCPN já cadastrados para uma serventia podem ser atualizados conforme os dados sejam alterados (atualizados) no CNJ. Por exemplo, se o CNJ vinha enviando informação de inatividade e passa a informar atividade, a informação será atualizada no Sirc. Nessas situações, poderá haver conflito com períodos anteriormente cadastrados, seja pelo INSS, seja pelo próprio CNJ. 

Para inatividade, períodos anteriores poderão ser automaticamente excluídos para a acomodação do novo período. Nesse cenário, na tela de Dados Cadastrais da Serventia, o sistema irá informar o Usuário Inserção para o período como “CNJ”, e os períodos excluídos poderão ser conferidos no quadro de Alterações da versão selecionada, onde serão exibidos com a frase “Exclusão automática do período por sobreposição de informações do CNJ”. 

Para períodos de ausência de RCPN, por se tratar de uma informação binária (o CNJ informa apenas se, naquele dia, o cartório possui ou não a atribuição, diferente da inatividade, para a qual é informada a data de início do período), as atualizações no CNJ apenas possuem o condão de encerrar períodos existentes em aberto ou iniciar novo período. A data do início será fixada na data da recepção da informação pelo webservice do CNJ, enquanto a data fim será fixada na véspera da data da recepção. 

Importante ressaltar que, para inclusões pelo INSS, não é permitido informar data futura nem sobrepor períodos (tanto de inatividade quanto de perda de atribuição de RCPN). Ou seja, um período não pode se iniciar antes ou no meio de outros períodos. Assim, havendo conflitos, para cadastrar um novo período, o período anterior deverá ser removido antes. 

Manutenção de Guarda de Livros de Outras Serventias

Quando um cartório fica inativo ou perde a atribuição de registro civil das pessoas naturais (RCPN), ele transmite o seu acervo (livros de registros), por determinação da Corregedoria de Justiça Estadual ou Distrital, a outro cartório, que ficará então responsável por sua guarda, para eventuais emissões de segundas vias ou mesmo para inserir uma averbação, anotação ou retificação no livro. 

A guarda de livros também pode ocorrer quando, apesar de permanecer ativo e com atribuição de registro civil, o cartório mantém apenas parte da atribuição. Um cartório pode, por exemplo, deixar de lavrar nascimentos e óbitos, permanecendo somente com a lavratura de casamentos.  

Atenção!

Alguns Cartórios se referem à guarda de livros (acervos) como “serventias anexadas”. 

As informações sobre guarda de livros serão cadastradas pelo INSS (Sais e Serainf) sob demanda dos cartórios e conforme documentação emitida pelas corregedorias de Justiça Estaduais ou do DF ou pelo CNJ. Recomenda-se o registro de um processo SEI com a documentação encaminhada pela serventia. 

Para os casos em que não tenha sido indicada data pontual, o cartório deverá ser questionado, por meio formal, para possibilitar o cadastramento da data correta. Nesse caso, anexar o questionamento e a respectiva resposta também no processo SEI. 

Cabe observar que a inclusão de períodos de guarda de livro no Sirc Web possui apenas a finalidade de melhor orientar os usuários sobre o histórico de guarda dos livros, não refletindo em apurações automáticas, como pendências e infrações. 

A inclusão no Sirc Web de informações sobre um cartório que esteja responsável pela guarda de livros de uma outra serventia ocorre através da aba Período(s) de Guarda de Livro, onde é possível indicar, para a serventia selecionada, o livro (acervo) que está sendo guardado de outras serventias, ou seja, quais serventias foram anexadas: 

Incluir Período: Para incluir um novo período, clicar no botão Incluir Novo Período. Logo abaixo, será exibido o quadro Inserir Período de Guarda de Livro (1). Informar os seguintes campos: 

  • CNS da Serventia Cedente (2): Código da serventia que está cedendo a guarda de livros. 

  • Data Início / Data Fim (3): Datas do período de guarda. Caso a guarda ainda permaneça com o cartório, a data fim deve ser deixada em branco. 

  • Informações Complementares (4): Campo de livre digitação de texto, com limite de 4000 caracteres, onde é possível incluir informações sobre a guarda que sejam relevantes. 

Sendo um caso de Guarda Total (o cartório fará a guarda de todos os termos para todos os tipos de livro do cartório cedente), conclui-se a ação clicando-se no botão Inserir (5): 

Informar Guarda Parcial do Acervo: Quando a guarda for parcial (o cartório não fará a guarda de todos os termos para todos os livros), é possível marcar a opção Informar Guarda Parcial do Acervo. Com isso, o sistema apresentará opções extras nas quais será possível selecionar o Tipo do Livro e, para cada tipo, se se trata de guarda total ou guarda parcial de livro. Neste último caso, devem ser informados o termo inicial e o termo final: 

Detalhar Período: Todas as informações cadastradas para um determinado período de guarda poderão ser visualizadas de forma concisa através do botão Detalhar. 

Editar Período: Os períodos de guarda podem, a qualquer momento, ser editados, através do botão Editar, corrigindo-se qualquer informação previamente cadastrada (inclusive informando a data fim quando do encerramento de um período de guarda): 

Excluir Período: Os períodos cadastrados indevidamente devem ser excluídos através do botão Excluir: 

Atenção!

Quando um período de guarda de livros se encerra, significa que aquele cartório não mais estará anexando aqueles livros. Ou seja, não se deve excluir o período de guarda – pelo contrário, é imprescindível que ele faça parte do histórico de guarda daquela serventia. O uso do botão excluir é destinado exclusivamente a períodos indevidamente inseridos (erro).

Períodos excluídos, por padrão, não são mostrados nesta lista. Para consultá-los, basta marcar a opção Exibir períodos excluídos. Eles serão apresentados em fonte cinza: 

O sistema não permite novo período de cessão (completa ou parcial) para acervo já cedido de forma completa no mesmo período (mesmo que haja concomitância de apenas um dia), seja para outra ou para a mesma serventia. 

Com a implementação desta funcionalidade em 29/09/2023 (Versão 15 do Sirc) houve também a alteração da rotina de envio de “Avisos e Comunicações de Pendências”, de forma que a mensagem eletrônica (e-mail) passou a ser encaminhada para o e-mail do titular responsável pelo acervo (e não mais para o titular da serventia cedente) quando houver períodos de cessão de acervo cadastrados. Se a cessão for parcial ou se houver cessão para cartórios diferentes, todos os cartórios envolvidos serão comunicados. 

Manutenção de Períodos sem Internet e Feriados

A Lei nº 13.846, de 18/06/2019, alterou o artigo 68 da Lei 8.212/1991 fixando novo prazo para o envio das informações de registros civis pelos Cartórios. O envio das informações de nascimento, casamento, óbito e natimorto, bem como das averbações, anotações e retificações, possuem atualmente o prazo de um dia útil. No caso de os cartórios não possuírem internet no município, esse prazo passa a ser de cinco dias úteis: 

 

Art. 68. O Titular do Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais remeterá ao INSS, em até 1 (um) dia útil, pelo Sistema Nacional de Informações de Registro Civil (Sirc) ou por outro meio que venha a substituí-lo, a relação dos nascimentos, dos natimortos, dos casamentos, dos óbitos, das averbações, das anotações e das retificações registradas na serventia. 

  • 1º Para os Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet, fica autorizada a remessa da relação em até 5 (cinco) dias úteis.

[…] 

 

Consideram-se dias não úteis os sábados, domingos e feriados nacionais, estaduais e municipais. 

Com o fim de permitir ao INSS o cumprimento do disposto no § 1º do artigo 68, usuários com perfil Sais e Serainf, através da aba Período(s) sem Internet, podem incluir períodos para os quais o Cartório comprovar não ter acesso à Internet. A Data Início é de informação obrigatória, sendo opcional a Data Fim. Com isso, é possível informar, para períodos posteriores a 18/06/2019: 

  • Um período definido, para o qual o cartório tenha ficado comprovadamente sem acesso à Internet (p. ex.: períodos com comprovada ausência de energia elétrica, como ocorrido em 2020 em todo o estado do Amapá); 

  • Apenas a data inicial, a partir da qual o cartório tenha ficado comprovadamente sem acesso à Internet, permanecendo a situação atualmente, sendo possível posteriormente encerrar esse período informando a data fim (p. ex.: ausência de provedor de internet para determinado município); ou 

  • Casos em que o cartório comprovadamente não possua acesso à Internet desde a publicação da Lei nº 13.846/2019. Comprovado que o cartório se enquadra na situação prevista pelo § 1º do artigo 68 da Lei nº 8.212/91, alterado pela Lei nº 13.846/2019, basta inserir o período com data inicial no dia 18/06/2019, sem informar data fim. 

A inclusão de períodos sem internet para o cartório automaticamente modifica as regras internas do Sirc para marcação de irregularidade por “Envio Fora do Prazo”, para o cartório naquele período (o sistema passa a considerar irregulares apenas os envios que excedam 5 dias úteis). Desta forma, é muito importante a utilização desta ferramenta com atenção e critério. 

Atenção!

Não é suficiente a simples alegação pelo Titular do cartório de indisponibilidade, inoperância, instabilidade ou interrupção temporárias de conexão individual à Internet, devendo ser apresentada comprovação do fato.  

O Titular do Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais, ou o responsável designado pela Corregedoria de Justiça Estadual ou do Distrito Federal, que se enquadre na condição do envio das informações de registro civil em até 5 (cinco) dias úteis, deve encaminhar por e-mail ou ofício a documentação comprovando a ausência de conexão ou provedor de Internet no prazo máximo de cinco dias úteis do fato gerador, para análise do servidor da Gerência Executiva do INSS de sua abrangência. Excepciona-se esse prazo caso o período de indisponibilidade seja anterior à publicação da IN 128/2022, 29/03/2022. 

O documento comprobatório poderá ser emitido pela operadora, a prefeitura do município ou governo do estado, Corregedoria de Justiça ou outra entidade que possa avaliar essa condição de ausência de conexão, devendo conter a data do início e, se for o caso, a data final da impossibilidade de envio das informações ao Sirc pelos Cartórios. 

Sugere-se a formalização de um Processo SEI com despacho do servidor avaliando a documentação apresentada. Havendo concordância, o período informado deverá ser cadastrado no Sirc Web. 

Quanto a feriados estaduais e municipais publicados em normativo local, o Titular do Cartório de Registros Civis ou o responsável interino designado pela Corregedoria do Tribunal de Justiça dos Estados ou do Distrito Federal deve encaminhar as informações à Gerência Executiva do INSS de sua abrangência para cadastro anual no sistema, devendo comunicar qualquer alteração. 

A inclusão de feriados é realizada pelo Sais ou Serainf na Tabela de cartórios do SDC, cujo acesso é realizado através na Intraprev, pelo endereço http://psdcges01.prevnet/sdcdirat/, conforme a Portaria DIRBEN/INSS Nº 1071, de 27/10/2022, que trata sobre os acessos. 

É possível que o ponto facultativo ou a não abertura em dia específico sejam normatizados pela Corregedoria de Justiça Estadual ou pelo Conselho Nacional de Justiça. Esses dias também deverão ser cadastrados como ponto facultativo para fins de consideração como dia não útil. 

Manutenção de Períodos de Titularidade

Trata-se de funcionalidade para consulta, inclusão, alteração e exclusão de períodos de titularidade dos cartórios, disponibilizada pela versão 16 em 04/01/2024.  

São denominados períodos de titularidade aqueles em que o Titular/Oficial do cartório de registro civil se encontra responsável pelas atividades da serventia. Os períodos de titularidade migram ao Sirc automaticamente das informações presentes no sítio do Conselho Nacional de Justiça, através de batimento diário com os dados informados pelo cartório no sítio do Justiça Aberta. As informações ali alimentadas são migradas para o Sirc diariamente, migrando no dia seguinte ao Sirc e, no dia subsequente, ao LDAP/GERID. 

A correta informação de titularidade atual do cartório, bem como de todo seu histórico é de fundamental importância visto que a responsabilidade pelos atos praticados naquela serventia durante tal período recaem sobre o titular ali indicado. Assim, havendo comprovada divergência entre o histórico de titularidade presente no Sirc e o histórico real de titularidade, o servidor do INSS, mediante documentação comprobatória apresentada pelo interessado e devidamente inserida em processo SEI, poderá realizar as alterações necessárias nos períodos com erro. 

Atenção!

Não é suficiente a simples alegação pelo interessado de erro nos períodos de titularidade, sendo imprescindível a apresentação de documentação comprobatória das alterações a serem promovidas. O servidor do INSS deve analisar a documentação apresentada com critério, e necessariamente inseri-la em processo SEI.

 

É possível acessar tal funcionalidade no Sirc Web pelo menu Funções de Serventia | Pesquisa e Manutenção das Serventias, através do botão Períodos (ícone de relógio) na linha correspondente ao cartório, no resultado da busca: 

Na tela seguinte, serão exibidos os dados básicos da serventia e, logo abaixo, junto às demais funcionalidades de períodos do Sirc Web, a aba Período(s) de Titularidade: 

No Sirc, a atualização do titular de uma serventia ocorrerá de duas maneiras: 

  • Automaticamente, a partir das informações recebidas do CNJ (webservice); ou 

  • Manualmente, a partir do cadastramento dos períodos pelo INSS (Sais/Serainf). 

No momento da implantação da versão 16 (em 04/01/2024) foi realizado um procedimento de varredura de todas as informações de titulares já gravadas na base do CNJ até então, criando-se automaticamente um histórico de períodos de titularidade, com início fixado na data de recepção dos dados do CNJ. 

Todas as informações de períodos desta funcionalidade são também visualizadas, de forma consolidada, na consulta aos Dados da Serventia (Funções de Serventia | Dados da Serventia, para a serventia atualmente selecionada, ou Funções de Serventia | Pesquisa e Manutenção das Serventias, ícone do botão Consultar na linha correspondente ao cartório, no resultado da busca): 

Cada inclusão, alteração ou exclusão de períodos, seja por parte do INSS, seja através de migração dos dados do CNJ, irá gerar uma nova versão dos dados da serventia. Assim, nessa mesma tela de dados cadastrais da serventia, será possível visualizar todas as versões e quais dados foram alterados em cada uma delas: 

Atenção!

Para efetivar o cadastramento ou a alteração dos períodos de titularidade, recomenda-se a formalização de um processo SEI com a documentação encaminhada pela serventia e despacho do servidor com seu parecer. Pode-se cadastrar um processo SEI por serventia, onde constem todos os períodos eventualmente solicitados. No caso de parecer favorável, o período deverá ser informado no Sirc Web.  
O marco do início do período da titularidade seria o do efetivo exercício das atividades do titular. De uma forma geral, as datas de assunção e de ingresso advindas do CNJ são inconsistentes, já que o seu preenchimento não possui critérios muito claros. Por isso a necessidade de conferência com a documentação apresentada pelos Cartórios.  

Para cadastrar ou alterar manualmente períodos de titularidade, após a recepção da documentação do cartório, o servidor do INSS deverá acessar a funcionalidade de Períodos, conforme os passos acima, e clicar na aba Período(s) de Titularidade. Períodos previamente cadastrados ou migrados do CNJ serão listados no quadro Lista de Período(s) de Titularidade. 

Inserir Período: Ao clicar no botão Inserir Novo Período (1), será exibido, logo abaixo, o quadro Inserir Período de Titularidade com os seguintes campos: 

  • Data Início (obrigatório): Data em que se inicia o período de titularidade;

  • Data Fim: data em que se encerra o período de titularidade (tratando-se do titular atual, deixar este campo sem preenchimento);

  • CPF do Titular (obrigatório); 

  • Nome do Titular (obrigatório); 

  • E-mail do Titular (obrigatório); 

  • Data de Nomeação do Titular; 

  • Data de Ingresso do Titular; 

  • Data de Assunção do Titular; 

  • Forma de Ingresso do Titular (Concurso Público ou Nomeação);

  • Tipo de Titularidade (Titular, Interino, Temporário, Provido, Responsável pelo Expediente, Responsável pelo Acervo, Interventor, ou Outro Tipo de Titularidade – campo habilitado ao ser selecionada esta opção, Outros); 

  • Informações Complementares: campo livre para o registro de informações que o servidor julgar pertinentes. Sugere-se que os dados do processo SEI, se houver, sejam informados neste campo. 

Atenção!

Quando for inserido um novo período posterior ao período atualmente vigente (sem data-fim), o próprio sistema procederá com o encerramento do período atual na data anterior à nova data de início sendo informada. 

Editar Período: Todos os campos dos períodos já cadastrados são editáveis através do botão Editar (2). 

Excluir Período: Os períodos cadastrados, seja pelo INSS, sejam migrados do CNJ, poderão ser excluídos através do botão Excluir (3). 

Períodos excluídos, por padrão, não são mostrados nesta lista. Para consultá-los, basta marcar a opção Exibir períodos excluídos (4). Eles são apresentados em fonte cinza. 

Qualquer período de titularidade, seja ele o atual ou algum período anterior já encerrado, e seja ele advindo do CNJ ou cadastrado pelo INSS, pode ter os seus dados editados. Assim, poderão ser alterados tanto os dados cadastrais (observando a limitação para períodos encerrados, para os quais não é possível a correção de dados através da funcionalidade de Dados da Serventia) quanto as datas que definem o período em si (data de início e data fim), uma vez que atendam a todos os critérios de validação (as novas datas informadas não podem ser futuras, não podem criar períodos sobrepostos, etc.). Um período encerrado por engano, por exemplo, poderá ser reativado, bastando, para tal, excluir a data fim, e desde que não haja períodos posteriores em conflito. 

A hipótese de exclusão ocorre quando a edição, por algum motivo, não for suficiente. Por exemplo, caso um titular solicite sua exclusão, mas não informe os dados do titular nomeado para o período, esse período poderá ser excluído até que o INSS consiga as informações do titular a ser cadastrado. 

Atenção!


No caso de exclusão de um período, o servidor ficará responsável por atualizar as informações corretas tão logo tenha acesso a elas, para que não reste período sem titular responsável naquele intervalo). 

O Sirc permite a presença de dois períodos consecutivos para o mesmo titular, na mesma serventia, para os casos de, por exemplo, alteração do tipo de titularidade. Um bom exemplo seria o caso de um oficial nomeado como interino que, a partir de determinada data, passa a ser titular da serventia. Assim, os dois períodos ficarão registrados separadamente. Nessa situação (a mesma pessoa cadastrada em períodos consecutivos), o período atual deverá ser previamente encerrado de forma manual, para depois ser incluído o novo período. Ou seja, o sistema não procederá com o encerramento automático do período atual mediante a inclusão do novo período, como ocorreria normalmente, por identificar que é o mesmo titular sendo informado. 

Os períodos de titularidade vigentes de uma serventia poderão vir a ser atualizados conforme os dados sejam alterados no CNJ. Como a informação de titularidade trazida diariamente do CNJ não é uma informação “histórica” (o CNJ informa apenas se existe, e qual é o titular responsável pela serventia naquele dia), as atualizações do CNJ apenas possuem o condão de encerrar períodos existentes em aberto ou iniciar novo período. A data do encerramento de um período será fixada no dia anterior ao da recepção do arquivo do webservice do Justiça Aberta do CNJ, e a data de início, na própria data da recepção. 

Ainda em função dessa característica da formação dos períodos baseada na recepção diária dos dados do CNJ, é muito provável que sempre que houver uma alteração de titular, o Sirc receba essa informação com atraso. Dessa forma, o servidor do INSS deverá corrigir as datas de cada período, de acordo com a demanda dos cartórios e sempre mediante documentação comprobatória. 

Nas inclusões não é permitida data futura nem a sobreposição de períodos (um período não pode se iniciar antes ou no meio de outros períodos). 

Também é possível a alteração do nome e CPF do titular atual através do botão Alterar, em Pesquisa e Manutenção das Serventias: 

Note que também é possível, por este mesmo acesso, alterar o CNPJ do cartório, o e-mail do substituto, e os dados de endereço. 

Para confirmar as alterações é necessário clicar em Salvar, ao fim da tela. 

Atenção!

Se o CPF ou e-mail do substituto tiver sido informado via Justiça Aberta como sendo o mesmo CPF ou e-mail do titular e do cartório, eventuais alterações que o servidor do INSS tente realizar nos dados da serventia, via Sirc, não surtirão efeito. Neste caso, o cartório deve ser orientado a realizar as devidas correções via site do Justiça Aberta no CNJ.