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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Justificativa de Ausência de Termos

A funcionalidade “Justificativa de Ausência dos Termos” permite aos cartórios Justificar Ausência de Termos, Reverter Justificativa de Ausência de Termos, Consultar Termos Faltantes Justificados ou Revertidos ou consultar o Histórico de Termos Faltantes Justificados ou Revertidos.  

Justificar a ausência de um termo equivale, para fins práticos, a incluir uma informação na “lacuna” deixada pela sua ausência, de modo que o sistema compreenda que não houve quebra de sequencialidade. Isso porque, quando um termo não é inserido no Sirc, seu número é apontado como faltante. Ao justificar a ausência do termo, preenche-se a lacuna deixada pela sua falta, preservando-se assim a regularidade da Situação da Serventia. 

Um exemplo de aplicação da funcionalidade “Justificar Ausência de Termos” é a situação em que a Serventia reserva, antecipadamente, um termo para registro de determinado casamento, porém os nubentes não comparecem à celebração e não há a opção de aproveitamento do mesmo número em outro registro. Com isso, ao transmitir os registros de casamento posteriores, o sistema passará a apontar a ausência do termo inutilizado, pressupondo que tal termo existe e não foi transmitido corretamente pela Serventia. Assim, o sistema somente deixará de apontar a falta desse termo quando a Serventia justificar sua ausência. 

Outro exemplo de uso desta funcionalidade é a situação em que o assento é transportado. O transporte/transposição ocorre quando não há espaço no assento de registro civil para as retificações ou averbações, sendo necessário utilizar um novo número de termo para efetuar as anotações devidas, fazendo remissão ao original. Não se trata de novo registro civil, mas a continuação de um já existente. Em razão disso, como os transportes/transposições não se referem a registros lavrados naquela competência, resulta na quebra de sequencialidade dos termos. Nesse caso, a solução para que o sistema deixe de apontar a ausência desses termos é o uso da funcionalidade em questão, justificando para o sistema que o termo foi utilizado para outro fim. 

A Serventia pode justificar ausência de termos de qualquer um dos tipos de registro civil de pessoas naturais (nascimento, casamento ou óbito, inclusive o natimorto) de seu acervo próprio (01) ou incorporado/excepcionais (02 a 99). 

Acervos Incorporados são registros incorporados de outra serventia até 31/12/2009, dia anterior à implementação do Código Nacional por todos os registradores civis das pessoas naturais, conforme definido pelo Provimento nº 03/2009 da Corregedoria Nacional de Justiça. 

Há também Serventias que se utilizam de número de acervo diferente de 01 (02 a 99) em situações excepcionais, mesmo que os registros pertençam a seu próprio acervo. É o caso, por exemplo, do Estado do Rio de Janeiro, no qual a Corregedoria local autorizou às maternidades interligadas às serventias que lavram registros a utilizarem acervos diferentes dos cartórios a que estão vinculadas. Assim a Serventia consegue saber em qual maternidade foi lavrado determinado registro de nascimento. 

Atenção!

Serventias que só possuem acervo próprio – não possuem situações excepcionais – DEVEM utilizar somente o código 01 no campo “Ac” (acervo). 

Nota: Esta opção era chamada, em versões anteriores do Sirc,  de “Cancelamento de Termos”. 

Justificar Ausência de Termos

A ação de justificar ausência de termos é atribuição exclusiva do cartório, não sendo permitido ao servidor do INSS concluir a operação. No entanto, o Sirc permite ao usuário do INSS a navegação no fluxo, ou seja, simular a inserção de uma justificativa, com o intuito de orientar aos cartórios sobre como usar tal funcionalidade. 

Todas as orientações de como usuários do cartório devem proceder para utilizar esta funcionalidade, aplicáveis também aos usuários do INSS, encontram-se detalhadas no Guia do Sirc aos Cartórios, em Justificativa de Ausência de Termos | Justificar Ausência de Termos, no Site do Sirc na Internet. 

As diferenças de utilização das orientações contidas naquele guia em relação aos usuários do INSS são: 

  • o sistema exige prévia seleção de um código CNS (cartório), via Filtros da Tela Inicial ou digitação do código em Troca-Rápida. A ausência de seleção impedirá o prosseguimento. Evidentemente, o usuário do cartório não tem opção de alteração de CNS. 

  • o sistema não permite concluir a operação, mas somente navegação no fluxo. Entenda sobre navegação no fluxo na seção Conceito de Navegação no Fluxo

Atenção!

O usuário do cartório nunca deve justificar a ausência de termos que, pela sequencialidade lógica, teriam lavratura anterior a 10/12/2015, data em que se tornou obrigatório o envio dos registros civis ao Sirc. O motivo disto é que o sistema está preparado para apurar de forma automática a quebra na sequencialidade dos registros enviados, e a justificativa de ausência de termos, neste caso, equivalerá a uma inserção de um registro sem data de lavratura. Ausente a data, o sistema não terá condições de apurar se o registro é anterior ou posterior a 10/12/2015, e gerará um intervalo fictício de termos faltantes. 
Mais informações em Conceito de Sequencialidade

Vale registrar que, ainda que os cartórios devam seguir a estrita ordem crescente de termos em seus livros de registros, verifica-se na prática inúmeras situações atípicas, para as quais o servidor do Sais necessita apurar junto ao cartório o que pode estar ocorrendo, e analisar detalhadamente as informações do sistema para compreender o problema, e auxiliar o cartório a encontrar a melhor solução possível. 

Reverter Justificativa de Ausência de Termos

A funcionalidade Reverter Justificativa de Ausência de Termos permite que seja desfeita justificativa de ausência de termo efetuada anteriormente pelo cartório por engano. Isso ocorre nos casos em que a serventia confunde o objetivo da funcionalidade de Justificativa de Ausência de Termos, e justificam a ausência de vários termos que, na verdade, ainda nem existem em seu livro, por exemplo. 

Atenção!

Até 03/04/2023, dia imediatamente anterior à implementação da versão 14 do Sirc, a Reversão de Justificativa de Ausência de Termos feitas por engano pelos cartórios era restrita aos servidores do INSS, que faziam tais reversões mediante solicitação das serventias. Com a implementação da nova versão, passou-se a permitir que os cartórios realizem tal procedimento diretamente
A orientação da DCIC é a de que os cartórios realizem o procedimento de reversão, e os SAIS / Serainfs somente o realizem em casos de exceção (quando o cartório apresentar dificuldade, ou motivo justificável). 

Todas as orientações de como usuários do cartório devem proceder para utilizar esta funcionalidade, aplicáveis também aos usuários do INSS, encontram-se detalhadas no Guia do Sirc aos Cartórios, em Justificativa de Ausência de Termos | Reverter Justificativa de Ausência de Termos, no Site do Sirc na Internet. 

As diferenças de utilização das orientações contidas naquele guia em relação aos usuários do INSS são: 

  • o sistema exige prévia seleção de um código CNS (cartório), via Filtros da Tela Inicial ou digitação do código em Troca-Rápida. A ausência de seleção impedirá o prosseguimento. Evidentemente, o usuário do cartório não tem opção de alteração de CNS.

  • o sistema não permite concluir a operação, mas somente navegação no fluxo. Entenda sobre navegação no fluxo na seção Conceito de Navegação no Fluxo

Nota: Esta funcionalidade era chamada, em versões anteriores do Sirc,  de “Histórico de Termos Faltantes Cancelados ou Revertidos”. 

Consultar Termos Faltantes Justificados ou Revertidos

Funcionalidade que permite ao usuário consultar os Termos Faltantes Justificados ou Revertidos por datas, tipos e livros, conforme diversos parâmetros, sendo obrigatórios: 

  • Tipo de Registro: Nascimento, Casamento ou Óbito; 

  • Tipo de Livro: 1  ou 7 para Nascimento; 2, 3 ou 7 para Casamento, 4, 5 ou 7 para Óbito; e 

  • Termo Inicial.

Todas as orientações de como usuários do cartório devem proceder para utilizar esta funcionalidade, aplicáveis também aos usuários do INSS, encontram-se detalhadas no Guia do Sirc aos Cartórios, em Justificativa de Ausência de Termos | Consultar Termos Faltantes Justificados ou Revertidos, no Site do Sirc na Internet. 

A diferença de utilização das orientações contidas naquele guia em relação aos usuários do INSS é que o sistema exige prévia seleção de um código CNS (cartório), via Filtros da Tela Inicial ou digitação do código em Troca-Rápida. A ausência de seleção impedirá o prosseguimento. Evidentemente, o usuário do cartório não tem opção de alteração de CNS. 

Vale registrar que a orientação presente naquela seção, sobre a reversão automática decorrente de inclusão de registros justificados pela ausência de termo (quadro de alerta amarelo) não se aplica na prática operacional do usuário do INSS, visto que a este não é permitido efetivar inclusões de registros. Entretanto, é imprescindível que o servidor tenha conhecimento deste comportamento sistêmico para orientar os cartórios. 

Nota: Esta funcionalidade era chamada, em versões anteriores do Sirc,  de “Consultar Termos Cancelados ou Revertidos”. 

Histórico de Termos Faltantes Justificados ou Revertidos

Essa funcionalidade permite ao usuário localizar o histórico de todos os registros Justificados ou Revertidos de todos os livros/tipos para um determinado período, conforme diversos parâmetros de entrada.

Esta consulta é especialmente útil para melhor compreensão de situações em que foram feitas diversas ações para um mesmo termo relativamente ao tema justificativa de ausência.  

Vejamos o exemplo de consulta a seguir:

Neste exemplo, podemos concluir que ocorreu o seguinte: 

  • Primeiramente, foi justificada a ausência do termo 100 do livro de registros 4 – Óbito; 

  • Em seguida, sua justificativa de ausência foi revertida; 

  • Posteriormente, o cartório novamente justificou a ausência do termo, e; 

  • Por fim, o cartório inseriu um registro de óbito para tal termo, fazendo com que a justificativa de ausência fosse automaticamente revertida pelo sistema. 

Para esta funcionalidade, são parâmetros obrigatórios: 

  • Mês inicial e Final da Justificativa/Reversão;

  • Situação do termo: Justificado ou Revertido. 

Todas as orientações de como usuários do cartório devem proceder para utilizar esta funcionalidade, aplicáveis tanto aos usuários dos cartórios quanto aos usuários do INSS, encontram-se detalhadas no Guia do Sirc aos Cartórios, em Justificativa de Ausência de Termos | Reverter Justificativa de Ausência de Termos, no Site do Sirc na Internet. 

A única diferença de utilização em relação aos usuários do INSS é que, diferentemente das demais funcionalidades deste submenu, o sistema não exige prévia seleção de um código CNS (cartório), tampouco outros dados além das competências inicial e final, e situação do termo (justificado ou revertido). Isto permite uma busca ampla conforme critérios definidos pelo usuário do INSS. Evidentemente, o usuário do cartório não tem opção de alteração de CNS.

Atenção!

A seleção do campo Situação é obrigatória, entre as opções Justificado ou Revertido, e o retorno dado pelo sistema considera somente o último status do termo, ou seja, um termo que atualmente esteja revertido não será localizado quando pesquisado com seleção de Situação Justificado. Isto ocorre porque todo termo, para ser revertido, necessariamente foi, no passado, justificado, de modo que se não houvesse tal comportamento sistêmico, tal filtro não faria distinção entre os resultados. 

Nota: Esta funcionalidade era chamada, em versões anteriores do Sircde “Histórico de Termos Cancelados ou Revertidos”.