Situação da Serventia por Competência
Esta funcionalidade permite à serventia gerenciar adequadamente sua conformidade com a legislação vigente referente à transmissão completa dos registros civis lavrados para o SIRC, abrangendo todas as ocorrências dentro da competência, incluindo os envios fora do prazo.
O usuário do INSS pode acessar a funcionalidade de duas formas:
a) Através do Menu Funções de Serventia | Infrações da Serventia | Situação da Serventia por Competências:
b) Ou através do respectivo botão no quadro de atalhos da tela inicial:
Orientações sobre o uso desta funcionalidade ao usuário do cartório, integralmente aplicáveis aos usuários do INSS, encontram-se detalhadas no artigo Situação da Serventia por Competência do Guia do SIRC para os Cartórios.
A única diferença de uso da funcionalidade entre o usuário do cartório e o usuário do INSS é a de que este último deve necessariamente pré-selecionar uma serventia (via Troca-Rápida ou através da seleção na lista da tela inicial). A ausência desta pré-seleção impedirá seu acesso.
Caso o usuário deseje orientações sobre quais são as regras de regularidade aplicadas pelo SIRC poderá consultar o artigo Regras de Regularidade para o Guia do SIRC para os Cartórios:
Também é possívela Consulta à Situação Detalhada da Serventia por Competência, bem como detalhar tal consulta ou acessar o histórico da situação, conforme orientações presentes no Guia do SIRC para os Cartórios (clique no link para ser redirecionado, em outra aba):
Por fim, o Guia do SIRC para os Cartórios apresenta ainda detalhes de como o usuário do cartório deve proceder para Regularizar Pendências informadas por esta funcionalidade, conforme o tipo de pendência (clique nos links abaixo para ser redirecionado, em outra aba):
Pendências Consolidadas por Data de Apuração
Funcionalidade que permite à serventia consultar todas as suas pendências de uma única vez após a execução de uma rotina diária de verificação.
Para acessar esta funcionalidade o usuário do INSS deve acessar a opção Pendências Consolidadas por Data de Apuração dentro do Menu Funções de Serventia | Infrações da Serventia.
Orientações sobre o uso desta funcionalidade ao usuário do cartório, integralmente aplicáveis aos usuários do INSS, encontram-se detalhadas no artigo Pendências Consolidadas por Data de Apuração do Guia do SIRC para os Cartórios. A única diferença entre as funcionalidades reside no fato de que o usuário do INSS não é obrigado a pré-selecionar uma CNS para acessar o sistema.
Os filtros permitem ao usuário do INSS realizar buscas por Município, UF, GEX, além de delimitar Competências Inicial e Final, escolher por um Tipo de Registro ou um Tipo de infração, pela Situação/Atribuição Atual da Serventia, ou mesmo por uma única CNS:
Já o cartório só consegue visualizar suas próprias pendências, não sendo possível ver as pendências de outras serventias.
Nota: Esta funcionalidade foi renomeada na Versão 17 do SIRC, sendo chamada anteriormente de “Pendências Consolidadas da Serventia”. O motivo foi a criação da nova funcionalidade Pendências Atualizadas, semelhante à esta, porém com atualização das informações quase que imediata.
A nova funcionalidade citada é descrita no item a seguir.
Pendências Atualizadas
Esta nova funcionalidade pode ser acessada de três formas:
a) Através do menu Funções de Serventia | Infrações da Serventia | Pendências Atualizadas:
b) Pela seção de Atalhos da tela inicial:
c) Ou então pelo botão Pendências Atualizadas, disponibilizado pelo sistema na tela inicial, dentro do quadro Pendências – CNS NNNNNN, após clicar em Informações Atualizadas conforme imagens abaixo:
Orientações sobre o uso desta funcionalidade ao usuário do cartório, integralmente aplicáveis aos usuários do INSS, encontram-se detalhadas no artigo Pendências Atualizadas do Guia do SIRC para o Cartório.
A única diferença de uso da funcionalidade entre o usuário do cartório e o usuário do INSS é a de que este último deve necessariamente pré-selecionar uma serventia (via Troca-Rápida ou através dos filtros da tela inicial). A ausência desta pré-seleção impedirá seu acesso.
Cumpre reforçar que nas Pendências Atualizadas são apresentadas apenas questões relativas às pendências sanáveis e não são indicados envios fora do prazo.
As consultas às pendências apresentadas por esta funcionalidade seguem mesmas orientações contidas na seção Pendências Atualizadas do referido artigo presente no Guia do SIRC para os Cartórios. Assim sendo, clique nos links a seguir para ser redirecionado às orientações de como consultar:
Esta ferramenta é uma evolução da antiga “Pendências Consolidadas da Serventia”, que foi desmembrada, gerando esta ferramenta e a ferramenta Pendências Consolidadas por Data de Apuração (que mantém as mesmas características da antiga “Pendências Consolidadas da Serventia”). A principal diferença aqui é que os indicadores são sensíveis às alterações realizadas nos registros civis quase que imediatamente.
Após qualquer alteração no SIRC que afete as pendências da serventia, seja no sentido de sanar as existentes, seja incluindo novas, as Pendências Atualizadas refletirão essas alterações sem a necessidade da execução da rotina diária de verificação quase que imediatamente.
Registros Enviados Fora do Prazo
A publicação da Lei nº 13.846/2019 em 18/06/2019 trouxe significativa alteração no prazo para envio dos registros civis ao Sirc. Ao dar nova redação ao artigo 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, determinou que o envio dos registros sejam transmitidos em um dia útil, admitindo-se o prazo de cinco dias úteis para Municípios em que não haja provedor de internet ou de qualquer meio de acesso à internet.
Até 17/06/2019, dia imediatamente anterior à publicação da Lei nº 13.846/19, a legislação previa como prazo máximo o dia 10 do mês seguinte ao qual o registro fora lavrado. O mesmo prazo máximo era previsto pelo § 1º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19, ainda que indicasse que tal transmissão deveria ocorrer, de preferência, diariamente.
Visando auxiliar a serventia na análise do cumprimento desta exigência legal, o SIRC disponibiliza a funcionalidade Registros Enviados Fora do Prazo. Através desta ferramenta, o usuário pode consultar, mediante parâmetros, a lista de registros enviados fora do prazo legal.
Orientações sobre o uso desta funcionalidade ao usuário do cartório, integralmente aplicáveis aos usuários do INSS, encontram-se detalhadas no artigo Registros Enviados Fora do Prazo do Guia do SIRC para os Cartórios.
A única diferença de uso da funcionalidade entre o usuário do cartório e o usuário do INSS é a de que este último deve necessariamente pré-selecionar uma serventia (via Troca-Rápida ou através dos filtros da tela inicial). A ausência desta pré-seleção impedirá seu acesso.
Esta funcionalidade responde à Data da Última Atualização – ou seja, suas informações não são atualizadas imediatamente, mas sim após a ocorrência de nova apuração pelo sistema. O conceito de Data da Última Apuração encontra-se detalhado no item Conceito de Data da Última Apuração.
Justificativa de Infrações
Nos casos de comprovada impossibilidade de cumprimento do artigo 68 da Lei nº 8.212/91 por motivo justificável, o INSS pode incluir justificativa administrativa para as infrações apuradas, com o fim de que sejam desconsideradas nas apurações.
Os seguintes tipos de infrações podem vir a receber justificativa administrativa:
- Envio Fora do Prazo Legal, referente à:
- Registros Civis
- Dados Obrigatórios ou Justificativa
- Anotações, Averbações e Retificações
- Declarações de Inexistência de Movimento
- Termos Faltantes
- Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa
São passíveis de justificativa aquelas irregularidades para as quais o Cartório comprove que houve impossibilidade técnica ou de força maior, não tendo havido ação indevida, omissão ou negligência de sua parte.
Na ocorrência de alguma situação que justifique o não cumprimento legal, o Cartório deve entrar em contato com a Gerência Executiva do INSS de sua abrangência para solicitar a inclusão da justificativa administrativa no Sirc, mediante a apresentação de documentação que justifique a impossibilidade do cumprimento do prazo, da sequencialidade ou das informações obrigatórias.
Para consultar os dados de contato da Gerência do INSS de sua abrangência, vá à tela inicial do sistema e use a barra de rolagem para descer ao final da tela, onde se localiza a caixa Contatos no INSS, conforme destacado na imagem que seguem:
Para apresentar a justificativa, é importante que o Cartório guarde cópias das telas de erro (prints), quando for o caso, ou o número do chamado aberto junto à Dataprev (sistema Pronto). Seguem algumas orientações nesse sentido:
- O cartório deve possuir cópia das telas (prints), seja do Sirc Web ou de seu sistema próprio, comprovando a tentativa de envio tempestivo e o erro impeditivo. Quando não possuir as telas, como por exemplo nos casos de não envio por pendência na solicitação de acesso, deve ter documento que comprove que realizou a solicitação em tempo de envio das informações que pretende justificar
- O Cartório deve procurar o servidor do INSS (por e-mail, telefone ou mensagem de aplicativo) ou registrar chamado no Pronto dentro do prazo de envio do registro, comprovando a tentativa de contornar a situação
- Se houver indisponibilidade geral do Sirc, deve ser apresentado o número do chamado
- O Cartório pode ainda apresentar alguma documentação da Corregedoria, se houver, no sentido de comprovar impossibilidade de envio naquele período ou de justificar a quebra da sequencialidade
Exemplos de casos possíveis de serem justificados:
- Necessidade de exclusão e reinclusão de matrícula com erro, quando o Cartório encaminhou as informações no prazo, mas, por algum motivo, teve que excluir o registro e inseri-lo novamente
- Quando não é possível refletir o Livro de Registros no sistema por ter sido reiniciada a numeração sequencial ou não tenha sido possível segui-la (a sequencialidade) por algum motivo, como erros do sistema do cartório, por exemplo (solicitar a inclusão de justificativa administrativa apenas nos casos em que o intervalo apurado seja muito grande, a ponto de inviabilizar a utilização da funcionalidade de Justificativa de Ausência de Termos, considerando que esta possui um limite de 30 termos por operação)
- Caso não tenha sido possível obter o acesso ao Sirc ou renovar a senha
- Quando a concessão de acesso depender da migração de dados do Sirc ou do CNJ, seja pela informação de algum dado incorreto ou pela ocorrência de erro na migração
- Casos de instabilidade ou inoperância do Sirc superiores a duas horas, com incidente grave registrado pela Dataprev
São exemplos de casos que não podem ser justificados:
- Quando o Cartório não conseguiu encaminhar as informações em razão de alta demanda / falta de funcionários
- Quando não foi realizado contato com o INSS, não foi registrado chamado e nem houve tentativa de envio no período a ser justificado
O usuário do cartório conseguem consultar, através desta ferramenta, tudo aquilo que foi apurado como irregularidade no SIRC, além de poder conferir também aquilo que já teve justificativa lançada pelo INSS.
Utilizam-se os filtros de pesquisa para localizar as infrações por datas, matrícula, termos, tipo ou situação de tratamento:
Por padrão, a primeira tela da funcionalidade é a de Consulta de Infrações, e nos Filtro de Pesquisa, as informações de Data Inicial do Intervalo de Registro (01/01/2016) e Tratamento da Infração (não justificada) já aparecem pré-preenchidas. Caso o usuário tenha previamente selecionado uma serventia (vide canto superior direito), o campo CNS também constará pré-preenchido:
Além dos parâmetros de filtro comuns (como UF, GEX, datas de registro ou intervalo de termos, por exemplo), é possível realizar a busca por:
a. Tipo de Infração:
- Termos Faltantes;
- Envio Fora do Prazo Legal;
- Dados Obrigatórios Incompletos sem justificativa.
b. Tratamento da Infração:
- Não Justificada;
- Justificada;
- Revertida.
É possível justificar uma infração individualmente (de uma em uma) ou em lote (selecionando-se mais de uma infração do mesmo tipo) (1), através do botão Justificar Seleção (2), em ambos os casos:
Ainda, é possível justificar todas as infrações do mesmo tipo retornadas em determinada consulta. Assim, restringe-se a busca (por um período, por exemplo (1)), e, para cada tipo de infração, justifica-se tudo o que foi retornado como resultado, através do botão Justificar Todas as Infrações (2):
A operação deverá ser repetida para os outros tipos de infração, se for o caso.
Por exemplo, na tela a seguir, os parâmetros de busca retornaram 40 irregularidades do tipo Registro com Envio Fora do Prazo Legal, porém a paginação em tela somente apresenta os 20 primeiros registros mais antigos. Note que, ao final do quadro, os links para próxima página indicam a existência de mais dados:
Ao clicar em Justificar Todas as Infrações, serão justificadas, neste caso, todas as 40 infrações localizadas deste tipo:
Escolhida qualquer uma das formas de justificativa (registro individual, seleção ou Justificar Tudo), ao se comandar o botão de execução o sistema apresenta o quadro Informar Justificativa de Infrações, listando as matrículas dos registros que serão regularizados, tipo de registro, data de registro e envio, e data e hora da apuração da infração. Deve-se preencher o campo Descrição da(s) justificativa(s) com no mínimo 10 caracteres, e clicar em Confirmar Justificativa:
O sistema retorna à tela anterior e a mensagem de confirmação Infração(ões) justificada(s) com sucesso é apresentada:
Uma justificativa de infração pode ser revertida, também individualmente, em lote ou para todo o resultado obtido, caso verifique-se que o seu registro foi indevido. Para a reversão, a infração justificada deve ser localizada através do uso do filtro de pesquisa Tratamento da Infração, selecionando-se a opção Justificada e realizando a busca conforme parâmetros desejados. Serão apresentados todos os registros justificados para cada tipo de infração. Basta selecionar aqueles a serem revertidos e clicar em Reverter Seleção (ou clicar em Reverter Todas as Infrações – lembrando-se de que isto fará com que todos os registros localizados sejam revertidos, e não somente aqueles apresentados na paginação em tela):
Após a reversão, as infrações voltarão a constar nos registros civis, agora com o status de Justificativa Revertida, sendo localizáveis, portanto, mediante escolha da opção Revertidas do campo Tratamento da Infração.
A justificativa administrativa deve ser formalizada em um processo SEI a partir da documentação que o cartório apresentar ao Sais justificando a impossibilidade do cumprimento do prazo, da sequencialidade ou das informações obrigatórias, seja por motivos alheios ao cartório, como indisponibilidades de sistema, ou outras razões, a serem analisadas caso a caso, como nas situações em que o livro não representa a sequencialidade conforme a lei (reinício da sequencialidade, por exemplo).
A análise do servidor para aceitar a justificativa será discricionária, sendo que casos concretos com dúvidas quanto à decisão poderão ser auxiliados pela DCIC. Seguem algumas orientações para a análise:
- O cartório deve possuir cópia das telas (prints), seja do Sirc Web ou de seu sistema próprio, comprovando a tentativa de envio e o erro impeditivo. No caso de não possuir as telas, como por exemplo nos casos de solicitação de acesso, deve ter ao menos documento que comprove que realizou a solicitação em tempo de envio das informações que pretende justificar;
- O cartório deve procurar o servidor do INSS (por e-mail, telefone ou mensagem de aplicativo) ou registrar chamado no Pronto dentro do prazo de envio do registro, comprovando que tentou contornar a situação;
- Se houver indisponibilidade geral do Sirc, deve ser apresentado um chamado, seja registrado pelo cartório ou pelo servidor;
- O cartório pode ainda apresentar alguma documentação da Corregedoria, se houver, no sentido de comprovar impossibilidade de envio naquele período ou quanto à sequencialidade.
São exemplos de casos possíveis de serem justificados administrativamente, entre outros:
- Necessidade de exclusão e reinclusão de matrícula com erro, quando o cartório encaminhou as informações no prazo, mas, por algum motivo, teve que excluir o registro e inseri-lo novamente;
- Quando não é possível refletir o Livro de Registros no sistema por ter sido reiniciada a numeração sequencial ou não tenha sido possível segui-la (a sequencialidade) por algum motivo, como erros do sistema do cartório, por exemplo. Utilizar esta ferramenta apenas nos casos em que o intervalo apurado seja muito grande, a ponto de inviabilizar a utilização da funcionalidade de Justificativa de Ausência de Termos, uma vez que esta possui o limite de 30 termos por operação;
- Caso não seja possível conceder o acesso ao Sirc ou renovar a senha por constar status com indicação de “quarentena” (bloqueado ou desabled) no LDAP/Gerenciador Web de Diretório (www-acesso);
- Quando a concessão de acesso depender da migração de dados do Sirc ou do CNJ, seja pela informação de algum dado incorreto ou pela ocorrência de erro na migração;
- Em casos de instabilidade ou inoperância do Sirc superiores a duas horas, com incidente grave registrado pela Dataprev.
São exemplos de casos que não podem ser justificados, entre outros:
- Alegação do cartório de que não conseguiu encaminhar as informações em razão de falta de funcionário no dia;
- Alegação do cartório de que não teve tempo de encaminhar as informações em função de alta demanda de serviço e/ou falta de funcionários o suficiente;
- Quando não foi realizado contato com o INSS, não foi registrado chamado e nem teve tentativa de envio no período a ser justificado.
Os cartórios conseguem consultar, através desta ferramenta, tudo aquilo que foi apurado como irregularidade no Sirc, além de poder conferir também aquilo que já teve justificativa lançada pelo INSS. Utilizam-se os mesmos filtros de pesquisa para localizar as infrações por datas, matrícula, termos, tipo ou situação de tratamento, com a diferença de que, neste caso, os campos GEX, Município, UF e CNS já são apresentados ao usuário do cartório pré-peenchidos, sem opção de alteração:
Serventias ativas e com atribuição de RCPN são obrigadas a enviar os registros de cada competência ou informar que não houve movimento para cada tipo de registro. Já as inativas ou sem atribuição de RCPN, ficam desobrigadas de enviar a declaração de inexistência de movimento para o período de inatividade. Nesses períodos (de inatividade ou inexistência de atribuição de RCPN), somente serão geradas infrações para anotações, averbações e retificações enviadas fora do prazo.
Na funcionalidade Situação da Serventia por Competência, os quantificadores de infrações justificadas serão apresentados separadamente, em tabela própria (tabelas nomeadas como Quantificadores de (Nascimento/Casamento/Óbito/Óbito-Natimorto) Utilizados Para Apuração – Infrações Justificadas, uma vez que são desconsideradas na apuração:
Dica: Nos casos de status em quarentena, bloqueado ou desabled no Gerenciador Web de Diretório (www-acesso), o Sais deve informar à DCIC, por e-mail, para que receba um questionário a ser encaminhado ao cartório para preenchimento. Após o retorno das respostas da serventia, encaminhar de volta à DCIC para que o formulário seja enviado à Equipe de Prevenção, Tratamento e Resposta a Incidentes Cibernéticos (ETIR), solicitando o desbloqueio, e aguardar a resposta.
Avisos e Comunicações de Pendências
O SIRC possui, atualmente, uma programação sistêmica (automática) de envio de e-mail aos cartórios para alertá-los sobre duas situações a saber:
- A ausência de movimentos e de inserção de Declaração de Inexistência de Movimentos para registros de Nascimento, Casamento, Óbito ou Natimorto, no segundo dia útil do mês subsequente; e
- A lista atualizada de Pendências (Termos Faltantes e Competências sem informações) para Nascimento Livro 1, Casamento Livros 2 e 3, Óbito Livro 4, ou Natimorto Livro 5, levantada desde 01/2016, no sétimo dia útil de cada mês;
Desta forma, o cartório é alertado mensalmente pelo sistema de suas pendências, bem como de eventuais ausências de movimento antes que o prazo para inserção de Declaração de Inexistência de Movimento, qual seja, até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao mês em que não se tenha lavrado nenhum registro de Nascimento ou Casamento ou Óbito ou Natimorto (artigo 68, § 4º, da lei nº 8.212/91, alterado pela Lei nº 13.846/2019) se esgote, havendo tempo hábil para inserção da mesma, se for de fato o caso.
Outros pormenores de uso desta funcionalidade podem ser consultados no artigo Avisos e Comunicações de Pendências do Guia do SIRC para o Cartório. Neste caso, o uso da funcionalidade pelo usuário do INSS e pelo usuário do cartório é bastante similar, com a diferença de que o usuário do INSS deve pré-selecionar um código CNS na tela inicial ou via Troca-Rápida. Sem tal seleção, o sistema o impede de acessar a funcionalidade.