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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

CPFs Irregulares

A funcionalidade de CPFs Irregulares foi desenvolvida, a princípio, em razão de solicitação contida no Acórdão nº 2.587/2018 do Tribunal de Contas da União: em tal Acórdão, o TCU determinou que os órgãos auditados comprovassem a implementação de medidas tomadas frente a inconsistências cadastrais localizadas por meio de cruzamento de dados (item 9.2.2 de tal Acórdão). Neste caso em específico, o TCU detectou inconsistências relativas a CPFs presentes no SISOBI (Sistema Informatizado de Controle de Óbitos) e no Sirc, solicitando análise e providências. 

Atenção!

É fundamental compreender que os indícios de irregularidade apontados na funcionalidade de CPFs Irregulares não significam que, necessariamente, o erro se encontra nas informações lavradas no livro de registros do cartório e encaminhadas ao Sirc. A presença do CPF na listagem é o ponto de partida para uma análise a ser realizada pelo cartório (com suporte técnico do INSS), para que se verifique qual é a divergência apontada, qual é a fonte causadora da divergência, e que correções são necessárias (se possíveis). Nem sempre a ação corretiva estará a cargo do cartório para o qual a o CPF está sendo listado: isto será descoberto durante a análise.  
 
Existem casos, por exemplo, em que a inconsistência está no cadastro da Receita Federal do Brasil (RFB).  Nessas situações, e comprovando o cartório que os dados inseridos no Sirc refletem exatamente as informações dos documentos de identificação apresentados pelos cidadãos, e não sendo o caso de encaminhar o cidadão à RFB para eventual correção (por exemplo, pessoa falecida há muito tempo) existe no Sirc a possibilidade de remoção da irregularidade da lista dos CPFs Irregulares apresentada aos cartórios. A lista posteriormente será consolidada e encaminhada pelos órgãos de controle e RFB. 
  
Outro exemplo é quando, após análise de CPFs duplicados (mesmo CPF presente em dois registros de óbito distintos), conclui-se que o registro de óbito correto é o do cartório que realizou a análise. Neste caso, o outro cartório envolvido, detentor do registro duplicado, deve ser comunicado para que realize sua análise e, se de acordo, proceda à exclusão do seu registro de óbito e justificativa de ausência do termo. Após tal ação, e após a próxima rotina de apuração, tal apontamento de CPF duplicado desaparecerá da lista de ambos os cartórios envolvidos.  

Além de mandatório, eis que derivada de Acórdão do Órgão de Controle, a verificação dos CPFs irregulares por parte do cartório é de fundamental importância, visto que tal erro, quando de fato ocorre, pode gerar diversos problemas aos cidadãos envolvidos. CPFs de terceiros inseridos, no registro de óbito, indevidamente como sendo de titularidade de falecidos, por exemplo, causam prejuízos imensuráveis aos reais titulares. Isso porque os cadastros do Governo Federal utilizam o número de CPF como principal identificador do cidadão, consoante os normativos legais. O Sirc, cada vez mais, torna-se uma fonte de dados utilizada por diversos órgãos para o cumprimento de suas políticas públicas. Com isto, um erro originário deste sistema também terá, cada vez mais, capacidade de se replicar: desde a indevida cessação dos benefícios previdenciários – eis que o INSS é um dos clientes do Sirc – à cessação de sua CNH, registros no Ministério da Saúde (prejudicando a retirada de medicamentos), eventuais Programas Sociais dos quais ele dependa, entre muitos outros problemas. Não são raros casos em que a pessoa viva, titular de CPF inserido indevidamente na certidão de óbito, ajuíza ação pleiteando danos morais. Vale lembrar que ainda que, por desconhecimento, muitos cidadãos acreditem que o INSS é o causador do erro (visto que historicamente o INSS o SISOBI foi gerido pela autarquia, e o primeiro efeito negativo de um erro de CPF inserido indevidamente numa certidão de óbito era a suspensão indevida de benefícios), a origem do erro está, na realidade, na lavratura feita pelo cartório – que será o objeto no caso de uma eventual ação de danos. Lembre-se: ainda que o INSS tenha sido eleito como operacionalizador do Sirc por conta de seu conhecimento histórico com o tema da gestão de registros de óbito, tal Sistema é gerido por um Comitê composto por uma série de órgãos e entidades, dentre os quais o INSS se faz representar. São membros do CGSirc diversos Ministérios, IBGE, CNJ, por exemplo, não havendo hierarquia entre os participantes.  

Veja, nesta linha de raciocínio, tal funcionalidade deve ser compreendida pelo cartório como um auxílio a suas atividades: antes de sua existência, problemas relativos a erros de inserção de CPF raramente poderiam ser detectados tempestivamente: vinham à luz, frequentemente, quando uma pessoa viva, detentora de CPF indevidamente utilizado, já sofreu algum dano. Assim, a funcionalidade CPFs irregulares, se utilizada periodicamente pelo cartório, é uma poderosa ferramenta para que este possa detectar precocemente o erro, agindo imediatamente e evitando problemas futuros, tanto para o cidadão e para o próprio cartório. Neste sentido, um cartório que zera suas pendências de CPFs Irregulares terá a vantagem de detectar rapidamente, de forma bastante visual, o surgimento de uma nova pendência deste tipo, mediante simples consulta à tela da funcionalidade via Sirc Web. Por outro lado, aquele cartório que entende a ferramenta como uma cobrança “extra”, um fardo a ser atendido, perde a oportunidade de utilizá-la a seu favor, visto que novas pendências se perdem em meio às já existentes, não atendidas. Nesta linha de raciocínio, é importante conscientizar o cartório de que ao cumprir com sua responsabilidade de atender às pendências, terá como “bônus” a ferramenta trabalhando a seu favor

 

Todos os CPF a serem verificados são disponibilizados nesta funcionalidade, para que o cartório obtenha a listagem mediante o filtro desejado e realize a verificação de regularidade caso a caso. Conforme o resultado da análise feita pelo cartório, há, em linhas gerais, duas possibilidades: 

  • O cartório conclui que se trata de erro na lavratura do registro de sua responsabilidade: Neste caso, basta o cartório realizar a devida alteração no registro apontado (exclusão de CPF indevido, correção de erro de digitação, inclusão de CPF correto se conhecido, etc). O sistema, após a próxima apuração, irá excluir da lista o CPF indicado, visto que não mais haverá indício de irregularidade; ou 

  • O cartório conclui que se não se trata se erro em lavratura de registro de sua responsabilidade: Neste caso, o cartório deverá realizar determinadas ações conforme cada caso descrito, sendo que a pendência somente será de fato sanada quando a fonte do indício de irregularidade for solucionada (por exemplo, erro oriundo da base da Receita Federal do Brasil). 

Fundamentação das Correções de Erros pelos Cartório

Alguns cartórios se negam a retificar erros comprovados de inserção de CPF, ainda que seja demonstrado o erro perante o cadastro da RFB, alegando possuir documento apresentado por ocasião da lavratura. A alegação é feita de forma genérica e não atende aos quesitos básicos da administração pública de eficiência e eficácia, como foi previsto na Lei nº 14.484, quando inseriu na Lei nº 6.015/73 o seguinte dispositivo: 

 

Art. 110.  O oficial retificará o registro, a averbação ou a anotação, de ofício ou a requerimento do interessado, mediante petição assinada pelo interessado, representante legal ou procurador, independentemente de prévia autorização judicial ou manifestação do Ministério Público, nos casos de (Redação dada pela Lei nº 13.484, de 2017) 

I – Erros que não exijam qualquer indagação para a constatação imediata de necessidade de sua correção; (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)

(…)

 

Há de se orientar ao cartório que os cadastros precisam ser atualizados e aprimorados, e que a informação dos registros civis precisa estar em consonância com essas atualizações. Se o titular do CPF não é o do falecido, e se fica constatado no próprio cadastro da Receita Federal, e ainda com o auxílio do Sirc indicando os registros que podem estar com divergência, não há motivo para não realizar a retificação, salvo no caso de dúvidas fundamentadas. Ora, a indicação de CPF indevido no óbito prejudica o cidadão que está vivo, e mais, quando se insere um CPF inválido e inexistente, prejudica a administração pública, uma vez que dificulta a identificação do cidadão, deixando de cumprir o artigo 68 da Lei nº 8.212/91, e ainda pagando benefícios indevidamente. 

Atenção!

Nunca é demais lembrar: Não são raros casos em que a pessoa viva, titular de CPF inserido indevidamente na certidão de óbito, ajuíza ação pleiteando danos morais. O cartório pode evitar estes danos agindo preventivamente, utilizando a ferramenta de forma tempestiva – que indica haver divergência entre os dados do titular do CPF com os dados presentes na Receita Federal.

Ademais, enfatiza-se que o § 5º do artigo 68 da Lei nº 8.212/91 menciona que o envio de informações inexatas ao INSS enseja penalidades, bem como ação regressiva. Senão vejamos: 

 

“§ 5º O descumprimento de qualquer obrigação imposta neste artigo e o fornecimento de informação inexata sujeitarão o Titular do Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais, além de outras penalidades previstas, à penalidade prevista no art. 92 desta Lei e à ação regressiva proposta pelo INSS, em razão dos danos sofridos.” 

 

No ano de 2023, foi concedida autorização pela RFB, para que, via Sirc, o servidor do INSS passasse a ter acesso aos dados dos CPFs presentes na base daquele órgão. Assim foi criada a funcionalidade Consulta de CPF, com intuito de facilitar a visualização, a permissão aos cartórios para verificarem quais são os dados divergentes com a base da RFB. 

Como exemplo da importância da titularidade correta do CPF nos registros de forma geral, podemos citar a Lei nº 14.534, de 11 de janeiro de 2023: ela determina que o número do Cadastro da Pessoa Física (CPF) seja adotado como único número do registro geral no Brasil. O objetivo é que o cidadão possua um número único para ter acesso aos seus prontuários no SUS, aos sistemas de Assistência e Previdência Social, aos programas sociais como o Benefício de Prestação Continuada – BPC, entre outros cadastros do governo. Assim, a numeração única será utilizada nas informações fiscais e tributárias e no exercício de obrigações políticas, bem como no alistamento eleitoral. A numeração do CPF será protagonista, e os indivíduos não mais terão que se recordar ou valer-se de diferentes números perante os diversos órgãos públicos, bases de dados e cadastros que os identifiquem. A ideia tende a trazer economia e melhoria da gestão das políticas públicas. Um número único capaz de interligar todas as dimensões do relacionamento do indivíduo com o Estado, em todas as suas manifestações. 

Assim, se por um lado a concentração de todos os cadastros tem como ponto focal um único dado (o CPF) gera inúmeros benefícios práticos, pode-se imaginar que em contrapartida, um erro presente neste único dado tem muito mais potencial de se disseminar. Desta forma, o erro de informação de um CPF do declarante como sendo o da pessoa falecida (muito comum historicamente) não mais causa somente a cessação da aposentadoria do declarante: passa a ter a capacidade de impactar em toda uma rede de dados (Detran, SUS, CadÚnico, Programas Sociais, bem como todos os demais órgãos públicos que porventura tenham convênios ativos para consulta dos dados ao Sirc). 

Uso da Funcionalidade pela Serventia e pelo INSS

O uso da funcionalidade CPFs Irregulares pelos cartórios encontra-se detalhada no Guia do Sirc aos Cartórios, seção CPFs Irregulares. Há, também, disponibilizado aos cartórios, um Tutorial de utilização desta funcionalidade, também no sítio do Sirc na internet, chamado Tutorial para a Análise de CPFs Irregulares. Naquele Guia, é possível consultar detalhadamente como o cartório deve proceder para: 

As ações corretivas realizadas pelo cartório terão como resultado a resolução da pendência, refletida na exclusão automática do CPF da lista de CPFs irregulares após a ocorrência da próxima apuração. A data e hora da última apuração podem ser checadas logo acima das tabelas de resultados de qualquer uma das pesquisas dentro da funcionalidade: 

Neste Guia ao servidor do INSS a funcionalidade é apresentada sob a visão do papel do usuário interno, indicadas as particularidades relativas a este uso (ferramenta Remoção, por exemplo), e informações adicionais que auxiliam o servidor do INSS no gerenciamento desta atividade. 

A funcionalidade em questão possibilita a verificação quanto à existência de CPFs duplicados ou inválidos nos registros de óbito contidos na base do Sirc e do legado Sisobi e que tenham relação com o cartório em questão: 

Ao usuário do INSS são oferecidas as seguintes opções de filtragem extra, não disponíveis ao usuário do cartório: 

  • CNS (que pode ser digitada nos filtros ou selecionada via Troca-rápida); 

  • UF

  • GEX; e 

  • Tratamento: Pendente ou Removido. 

Atenção!

 
Tratamento Removido é o filtro que retorna os CPFs removidos da lista por usuário interno em algum momento, e que não mais são apresentados para o cartório. 
 
Tratamento Pendente lista os CPFs que aguardam análise de regularidade. 
 
O INSS pode retornar um CPF do status Removido para o status Pendente, se necessário. 

A funcionalidade divide os indícios de irregularidades dos CPFs listados em dois grandes grupos: CPFs inválidos e CPFs duplicados. 

CPFs inválidos: quando há erro no próprio número informado, ou quando o batimento do CPF informado com a base da RFB – Receita Federal do Brasil apontar divergências. Subdivide-se nos seguintes casos: 

  • Dígitos repetidos. Exemplo: 111.111.111-11. Em 2016, foi alterada a regra de validação, e números repetidos não são mais recepcionados pelo Sirc, mas ainda existem casos a serem corrigidos na base, conforme apontamentos na funcionalidade. 

  • Dígito verificador inválido: quando, para o CPF inserido, o dígito verificador não condiz com a fórmula interna de cálculo de verificação criada pela RFB.

  • Dados divergentes na RFB: nesta categoria estão classificados os CPFs para os quais os dados do registro civil informados pelos cartórios divergem dos dados constantes da base de CPFs da RFB, sendo indicados como irregulares nos casos de divergências do nome do registrado, data de nascimento, nome da filiação (mãe) e título de eleitor, quando preenchidos no registro. Esta opção foi disponibilizada aos cartórios a partir da Versão 14 do Sirc, em 04/04/2023. 

  • Número inexistente na base da RFB: também são considerados inválidos para fins desta apuração números não localizados na base da RFB. 

Atenção!

O INSS utiliza uma base réplica da RFB para consultas de dados do CPF, e o Sirc utiliza um serviço de consulta a essa réplica para avaliar se o número de CPF está ou não na base da RFB. Caso o serviço não esteja operacional, a rotina de CPFs vai apontar, indevida e momentaneamente, que todos os números que ela consultar não estão na base da RFB. Assim, nos dias em que ocorrer o erro, pode ser que a rotina aponte indevidamente, em razão do erro na consulta, números de CPF que efetivamente existam na base. 
Nestes casos, cabe ao servidor do INSS orientar o cartório da ocorrência deste erro e solicitar que aguarde o retorno da rotina à normalidade. 

CPFs Duplicados: quando um mesmo CPF figura em dois ou mais registros civis de óbito diferentes, referindo-se ao titular falecido. 

 

Sugere-se que o usuário do cartório faça a seleção apenas do filtro “Irregularidade do CPF”. Ou seja, a busca deverá ser realizada selecionando-se apenas o critério Inválido ou Duplicado (ambos deverão ser verificados). Os demais filtros já estão previamente configurados para facilitar a busca, não havendo necessidade de alterá-los. Eles são utilizados apenas em pesquisas específicas, se necessário. Consultas realizadas desta forma exibem aqueles casos passíveis de análise pelo cartório, e são os mesmos que são listados no relatório mensal encaminhado por e-mail. 

Atenção!

O sistema encaminha notificações, via e-mail, todo dia 15 de cada mês, às serventias e Corregedorias de Justiça Estaduais e do Distrito Federal, contendo a relação das situações de CPFs irregulares. Estas notificações não se confundem com os Avisos e Comunicações de Pendências, disponíveis no menu “Funções de Serventia”, os quais também são encaminhados via e-mail, mas abrangem outras situações.

Para conhecimento, os parâmetros de consulta disponíveis para pesquisa são: 

  • Fonte: selecione uma ou mais fontes disponíveis – Óbitos do Sirc, Óbitos do Sisobi, Óbitos anteriores ao Sisobi – para realizar a busca. Este filtro é preenchimento obrigatório, e por padrão já vem selecionado as duas primeiras opções; 

  • Irregularidade do CPF: selecione uma das irregularidades de CPF – Duplicado ou Inválido. Este filtro é de preenchimento obrigatório;

  • Arquivo: “Escolher Arquivo”, se for o caso, em alguns navegadores pode aparecer “Browse…”, e selecione um arquivo com extensão “.xlsx”, “.xls”, “.ods”, “.csv” ou “.txt”, contendo a lista de CPFs para os quais deseja verificar a existência de duplicidade ou invalidade. O sistema aceita arquivos de até 5 MB; 

  • Lista de CPFs: digite os números dos CPFs, se for o caso, separando-os por espaço, vírgula ou ponto e vírgula, para os quais deseja verificar a existência de duplicidade ou invalidade; 

  • Períodos de lavratura e inserção: digite as datas inicial e final de lavratura e/ou de inserção do registro sem barras ou clique no calendário à direita do campo e selecione as datas desejadas; 

  • Data Inicial de Inserção do Registro e Data Final de Inserção do Registro: digite as datas inicial e final de inserção do registro sem barras ou clique no calendário à direita do campo e selecione as datas desejadas; e

  • CER: selecione a Central de Envio de Registros, caso queira buscar somente os registros enviados por alguma CER específica. 

CPFs Inválidos

Como dito, os CPFs Inválidos são subdividos em quatro tipos: 

  • Dígitos repetidos; 

  • Dígito verificador inválido; 

  • Dados divergentes na RFB;

  • Número inexistente na base da RFB. 

Veja: os dois primeiros tipos listados tendem a indicar eventuais erros de digitação, ou seja, o potencial de dano ao cidadão é substancialmente menor, visto que não há um CPF válido inserido. Já para os dos últimos itens houve a inserção de um número de CPF existente e válido, porém, o batimento com os dados da RFB indica que os dados cadastrais divergem (Dados Divergentes da RFB), ou que o número não foi localizado na base da Receita (ainda que sua formação, com dígito verificador, esteja correta). 

Evidentemente, todos os apontamentos devem ser devidamente apurados, porém, como exposto, o potencial de dano aos cidadãos é maior nos casos em que a titularidade do CPF inserido é divergente do titular do registro. Desta forma, e somente para fins de compreensão e entendimento dos diferentes graus de impacto dos erros, seguem dois exemplos hipotéticos: 

 

Exemplo 1: Dados divergentes na RFB 

Uma análise rápida deste caso nos mostra que: 

  • O nome coincide, e não é um nome comum; 

  • A data de nascimento diverge apenas quanto ao dia de nascimento somente em um dígito (20 x 26); e

  • O nome da mãe claramente contém um único erro de digitação.

Veja que, mesmo numa análise superficial, podemos ter um alto grau de confiabilidade de que se trata de simples divergências de dados, porém, não parece haver divergência de titularidade. Assim, ainda que tal pendência necessite ser sanada (seja pela correção dos dados na base em que estiverem incorretos, seja pela remoção do CPF da lista de irregulares após comprovação do cartório da impossibilidade de realizar tal correção), o impacto de sua presença não tem um potencial de prejuízo tão grande como o do próximo exemplo. 

 

Exemplo 2: Dados divergentes na RFB 

Análise rápida deste caso nos mostra que: 

  • nome do titular é completamente diferente; 

  • A data de nascimento é completamente diferente; e 

  • O nome da mãe é completamente diferente. 

Ou seja, neste caso, mesmo numa análise rápida, podemos ter bastante confiabilidade de que há um erro de inserção de CPF de outro titular: muito provavelmente o CPF informado no registro pertence ou à Sra. Juliana (estando correta a lavratura feita pelo cartório), ou ao Sr. Antônio. Neste caso, a inserção incorreta tem grande potencial de gerar inúmeros problemas cadastrais. O próximo passo do cartório seria, neste caso, apurar quem é de fato o titular do CPF, para detectar em qual base de dados o erro se encontra, e providências decorrentes disto. Um detalhe interessante para os próximos passos desta apuração: o nome da pessoa inserida no registro é idêntico ao nome da mãe do titular do CPF na base da receita, indicando uma pista do que pode ter ocorrido. 

Seguindo esta linha de escala de prioridades de análise das pendências, a DCIC realizou em maio de 2023 um trabalho de depuração da lista de CPFs Irregulares do tipo Dados Divergentes na RFB, em que, em síntese, buscou gerar um score, uma espécie de sistema de pontuação calculada de acordo com a probabilidade de que aquele apontamento seja realmente um caso de titularidade do CPF incorreta. Essa filtragem teve como objetivo localizar os casos mais relevantes dentre aqueles apontados no Sirc como divergentes com a base de CPFs da Receita Federal, ou seja, aqueles com mais características de que, de fato, sejam de titulares diferentes (maior potencial de dano). O e-mail tem como assunto “CPFs Irregulares por “Dados Divergentes na RFB””, e foi encaminhado a todos os SAIS e Serainfs pela Divisão de Cadastro de Informações Civis em 19 de maio e 2023, e contém o link para a lista de CPFs apontados. Tal ação é um potente auxiliar para subsidiar os cartórios no gerenciamento da priorização do atendimento às demandas que julgarem mais prioritárias.  

Atenção!

A gestão da ordem de atendimento das pendências é exclusiva dos cartórios. O esforço do servidor do INSS junto ao cartório deve se concentrar em fornecer irrestrito subsídio técnico quanto ao uso do Sirc, orientando-o quanto aos impactos de cada pendência e consequências do não atendimento (tanto para o cidadão quanto para o próprio cartório); e gerenciar /e cobrar do cartório o atendimento de todas as pendências.

Quanto ao uso prático da funcionalidade pelo cartório para CPFs Inválidos, temos que: 

O resultado da pesquisa para CPFs Inválidos feita pelo cartório apresenta uma tabela contendo os seguintes dados dos registros localizados: CPF Inválido, Nome do Registrado, Data de nascimento, Nome da Filiação (mãe), Data do Óbito, Data do Registro, Data da Inserção, Matrícula ou livro, folha e termo, CNS, Município, UF, Motivo da Invalidade, Valores Divergentes na RFB, Fonte e Consultar – que apresenta o detalhamento do registro: 

O resultado da pesquisa para CPFs Inválidos feita pelo usuário do INSS apresenta ainda duas colunas extras: Consultar dados divergentes na RFB, que apresentará ícone clicável quando a invalidade se tratar deste tipo, e Marcar/Desmarcar Todos, na qual é possível o servidor selecionar um ou mais (ou todos) os registros para exclusão da lista: 

Ao clicar em Consultar dados divergentes na RFB, quando habilitado, o usuário do INSS acessa uma janela na qual o(s) dado(s) divergente(s) é(são) destacado(s) em vermelho: 

Note que no exemplo visualizado o sistema não considerou como divergentes a filiação e o título de eleitor, pois não constam informados ao menos em uma das bases. 

Os dados divergentes da RFB podem ser consultados pelo cartório no sítio eletrônico de consulta a Comprovante de Situação Cadastral no CPF da Receita Federal 

Para as servidoras e servidores dos Sais e Serainfs no INSS, foi disponibilizada a consulta da base do CPF no Sirc Web, em Consultas Auxiliares | Consulta de CPF, onde também é possível verificar os dados constantes da base da RFB, inclusive a data da última atualização cadastral realizada naquele órgão: 

Como os cartórios possuem os dados originários, principalmente em relação a dados de casamento, esses dados podem estar mais atualizados no Sirc do que as informações da RFB. Assim, caso o cartório conclua pela regularidade do CPF mediante consulta feita por ele, poderá remeter ao Sais da Gerência Executiva de sua abrangência solicitação de remoção do CPF da lista. 

CPFs Duplicados

Já ao selecionar a irregularidade de CPFs Duplicados, o sistema exige que o usuário informe a Fonte de pesquisa dos registros: Óbitos do Sirc, Óbitos do SISOBI, e/ou Óbitos anteriores ao SISOBI, apresentando como padrão as duas primeiras opções pré-selecionadas: 

O quadro logo abaixo permite que o usuário solicite que o sistema realize combinações adicionais, a saber: 

  • Buscar de outras fontes a partir da(s) fontes(s) selecionadas – caso seja selecionado, o resultado trará a combinação da fonte selecionada com as outras fontes disponíveis; e 

  • Mostrar somente registros iguais de fontes diferentes e mesmo CNS – caso seja selecionado, o resultado trará os registros com mesmo nome do registrado, data de nascimento, nome da filiação (mãe), data do óbito, data do registro, matrícula (livro, folha e termo) e CNS. 

O resultado da pesquisa para CPFs Inválidos feita pelo cartório apresenta uma tabela contendo os seguintes dados dos registros localizados: CPF Duplicado, Nome do Registrado, Data de Nascimento, Nome da Filiação (mãe), Data do Óbito, Data do Registro, Data da Inserção, Matrícula ou livro, folha e termo, CNS, Município, UF, Fonte e Consultar – que apresenta o detalhamento do registro, e Pesquisar CPF – que apresenta todos os registros de óbito para o mesmo CPF: 

Um ponto de atenção neste caso: a coluna CNS, neste caso, aponta qual é o cartório no qual se encontra o registro que contém o mesmo CPF do registro do cartório que está consultando sua listagem, pois a duplicidade pode estar ocorrendo tanto entre registros do mesmo cartório quanto entre cartórios distintos. Esta informação subsidiará análise para verificar qual dos cartórios possui o registro correto, e, por consequência, qual dos cartórios precisa retificar seu registro (se for o caso). 

A pesquisa para CPFs Inválidos feita pelo usuário do INSS é bastante similar à do cartório, apresentando apenas a coluna extra Marcar/Desmarcar Todos, que permite selecionar um ou mais (ou todos) os registros para exclusão da lista: 

Atenção!

Sugere-se aos Sais / Serainfs a anexação da documentação comprobatória subsidiária da remoção do CPF da lista em processo SEI.

Para qualquer uma das pesquisas, o usuário pode gerar o relatório no formato XLS dos resultados mostrada em tela, clicando no botão “Relatório XLS”. 

Além disso, o sistema permite seja solicitada a geração de relatório em segundo plano – em formato CSV –, possibilitando a utilização de outras funcionalidades do sistema enquanto o relatório é gerado. Esta função é recomendada para os casos em que o resultado da pesquisa tenha retornado mais de 65.500 (sessenta e cinco mil e quinhentos) registros, já que a geração do relatório poderá demorar algum tempo. O arquivo pode ser nomeado para fins de localização da serventia, basta preencher o campo “Descrição da Pesquisa”, com nome a escolha do usuário e clicar no botão “Gerar Relatório Off-line”, que estão disponíveis no final da tela: 

Ao clicar no botão “Gerar Relatório Off-line”, o sistema retorna mensagem “Gerando relatório off-line para o download posterior” e passa a exibir o quadro “Pesquisas Gravadas”, contendo as colunas Descrição da Pesquisa, Data da Solicitação, Data da Conclusão, Resultado, Filtros de Pesquisa e Ações: 

Enquanto a geração do relatório não for concluída, as colunas “Data da Conclusão” e “Resultado” não são preenchidas, bem como a coluna “Ações” somente exibirá o ícone de “Excluir relatório”. 

Para atualizar o relatório de acordo com a data atual, clicar no botão Atualizar. 

Após a conclusão da geração do relatório, o Sirc passará a exibir a data e hora da conclusão, a quantidade de linhas que consta no relatório, além de possibilitar as ações de “Download CSV”, “Atualizar relatório com os mesmos parâmetros” e “Excluir relatório”: 

A função “Atualizar relatório com os mesmos parâmetros” pode ser utilizado nos casos em que a serventia deseje gerar o mesmo relatório – com os mesmos parâmetros/filtros –, porém com dados atualizados após a data da última apuração. 

Atenção!

Os relatórios constantes no quadro “Pesquisas Gravadas” ficam disponíveis somente para o usuário que os gerou e até que sejam excluídos manualmente ou por um ano a partir da sua geração.

Remoção de CPFs da lista de Irregulares

O usuário do INSS tem à disposição a possibilidade de remover CPFs da lista de irregularidades. Isto deve ser feito com cuidado, atenção e critério, uma vez que exclui o registro da lista de pendências do cartório. O objetivo desta ferramenta é possibilitar ao INSS retirar da lista CPFs para os quais o cartório, após criteriosa análise, demonstre ter concluído pela regularidade do registro lavrado, pela segurança da titularidade do CPF informado, mas haja comprovada impossibilidade de alteração do registro a ponto da pendência ser sanada simplesmente através de batimento durante a próxima rotina de apuração. 

Por exemplo: existem erros cadastrais na RFB relacionados a data de nascimento ou nome da mãe (como nome de solteira ou abreviado). Para esses, o cartório pode solicitar a remoção da lista de irregularidades, confirmando que os dados foram colhidos corretamente e que não houve divergência de digitação. Pode haver, também, casos de registros antigo em que a grafia de um nome apareça com Y em algumas bases, e com I em outras, porém, a titularidade do CPF seja clara (à exceção da letra Y ou I, o restante do nome seja o mesmo, não seja um nome comum, e demais dados como data de nascimento, nome da mãe, sejam todos coincidentes). Nestes casos, e na ausência de possibilidade de correção, justifica-se a utilização da ferramenta de Remoção, pelo INSS, do CPF da lista de irregulares. 

Atenção!

É fundamental que os SAIS / Serainfs analisem a solicitação de remoção encaminhada pelo cartório, mediante consultas às bases de dados disponíveis, a fim de verificar se de fato o pedido de remoção é justificável e pode ser atendido.  
Sugere-se aos SAIS / Serainfs arquivar a solicitação de remoção do CPF da lista de irregulares 

Para realizar a remoção, basta selecionar, na última coluna, o(s) registro(s) a ser(em) removido(s) (1). Se desejar que todos os registros que aparecem em tela sejam selecionados/removidos, clicar em Selecionar Todos (1). Em seguida, clique em Remover Selecionados, no canto inferior direito (2): 

Na tela seguinte, são listados os dados dos registros selecionados. Preencha o campo Descrição das Justificativas, e clique em Confirmar Justificativa: 

O sistema retornará mensagens de confirmação

“O CPF Irregular XXX.XXX.XXX-XX de matrícula XXXXXXX-XXXX-X-XXXXX-XXX-XXXXXXX-XX foi removido com sucesso”

para cada um dos registros removidos. 

Neste caso, a remoção do CPF da lista ocorre imediatamente, não sendo necessário aguardar a próxima rotina de apuração.  

Atenção!

Em caso de alteração do CPF no registro, ou envio de novo registro com o mesmo CPF, o(s) registro(s) removido(s) será(ão) automaticamente revertido(s) para novo tratamento. 

Para recuperar a lista de CPFs removidos, basta realizar nova busca escolhendo-se o tipo de tratamento Removido: 

Para retornar um ou mais CPFs para a lista de pendentes, basta realizar procedimento muito semelhante ao anterior: realize a busca utilizando o tratamento Removido, selecione o(s) registro(s) desejado(s), clique sobre o botão no canto inferior direito (que desta vez terá o nome de Retornar Selecionados). Na tela seguinte, clique em Confirmar Retorno. O sistema apresentará mensagens de confirmação

“O CPF Irregular XXX.XXX.XXX-XX de matrícula XXXXXXX-XXXX-X-XXXXX-XXX-XXXXXXX-XX foi revertido com sucesso”

para cada um dos registros retornados, e eles voltarão para a lista de pendentes. 

 

Exemplos de situações em que se aplica a remoção: 

  • Erro de digitação evidente no cadastro da RFB (JOAO no Sirc, JOO na RFB). Se for possível, o cartório pode comunicar o cidadão da existência do erro na base da RFB para que ele solicite a correção naquela base;

  • Grafias diferentes para o mesmo nome (EVELIN, EVELYN). Caso o cartório comprove que a grafia que ele lavrou está condizente com a documentação apresentada (consultar outras bases); 

  • Nome pós-casamento (um sobrenome a mais ou a menos), caso o cartório comprove que o nome registrado é o atualizado (conferir na consulta de CPF no Sirc se não houve atualização ainda mais recente); 

  • Cônjuges utilizando o mesmo CPF (situação muito comum antigamente), caso não tenha havido emissão de novo CPF para o outro cônjuge (descartar tal possibilidade pesquisando em todas as bases disponíveis); 

  • Faixa MIA*” (o documento foi emitido e entregue ao cidadão, entrou em circulação, mas nao foi processado na base da RFB, ou seja, o documento apresentado no cartório é inexistente na base da RFB. Se confirmado que não houve nova emissão de CPF (pesquisar em todas as bases disponíveis). Importante registrar tratar-se de Faixa MIA* no campo Justificativa, quando da Remoção;

  • Pequena divergência nas datas de nascimento, em apenas uma parte da data (dia, mês OU ano), sendo pouca diferença (claro erro de digitação). 

*Faixa Mia: Trata-se de antigo procedimento da RFB onde o cadastro de pessoas físicas era alimentado através de processamento centralizado de formulários preenchidos manualmente pelas agências bancárias ou pela própria RFB. Esses formulários eram conhecidos como “Modelo de Inscrição e Atualização do CPF-MIA”. Eram utilizados pares impressos de etiquetas gomadas, contendo números de inscrição no CPF. Uma das etiquetas era afixada no documento entregue ao contribuinte, a outra, no formulário MIA, que posteriormente era enviado manualmente ao Serviço Federal de Processamento de Dados – Serpro para processamento. Em razão de falha nessa sistemática manual, consta que muitos formulários MIA deixaram de ser processados, ficando a pessoa física como portadora de um número de inscrição no CPF válido, mas que não foi incluído na base de dados. 

 

Exemplos de situações em que não se aplica a remoção:

  • A documentação que o cartório possui é anterior à data de atualização na RFB (“Data Última Alteração” em Consultas Auxiliares | Consulta de CPF);  

  • As consultas feitas pelo SAIS / Serainf às demais bases disponíveis confirmem os dados iguais aos presentes no cadastro da RFB.

 

Exemplos de situações em que cabe ao cartório corrigir o dado no Sirc (e no livro de registros/sua base de dados, se for o caso): 

  • Erro de digitação evidente no registro do cartório (p. ex.: JOO no Sirc, JOAO na RFB); 

  • CPF inválido em dois registros iguais, um no Sirc, outro no Sisobi; 

  • Nomes totalmente divergentes (João no Sirc, Maria na RFB): devem ser avaliadas outras bases disponíveis (CNIS, SIBE, TSE, etc). 

Observações 

  • Na dúvida, não remover.
  • Para proceder com uma remoção, o cartório deve formalizar (pode ser por e-mail) a confirmação de que seus dados estejam corretos, além da necessidade de se realizar batimento com outras bases. A solicitação deve ser analisada criteriosamente, não devendo ser acatados casos em que seja evidente (sendo corroborado por outras bases) que a informação da RFB é a que está correta. 
  • Bases possíveis de consulta (exemplos não exaustivos): Cnis, TSE, CadUnico, Sisben.
  • Deve-se sempre verificar as datas das atualizações (na RFB ou nas outras bases) e levar em consideração aquelas mais recentes.
  • É possível a retirada após a confirmação do cartório e pesquisas nas bases, mesmo que o cartório alegue não ter retido os documentos (não é obrigatória a apresentação para o Sais do documento que deu causa ao registro).

Observação de Carlos Sakamoto: Na hipótese de mantermos essas observações sugeridas, podemos considerar “enxugar” os casos relacionados acima, já que muitos vão nesse sentido

Lembrete Carlos Joaquim -> Após definição de quais observações ficarão, transformar os itens em Advanced List

Demais Orientações quanto à Funcionalidade de CPFs Irregulares

O apoio dos SAIS / Serainfs ao cartório para sanar dúvidas de titularidade dos CPFs é fundamental para a correta análise dos casos. Assim, permanecendo dúvida do cartório, por falta de documentação apresentada à época, a servidora ou servidor do Sais pode fornecer alguns insumos de outras bases, tais como TSE, Cnis ou CadÚnico, para embasar melhor o pedido de retificação. 

Nos casos de necessidade de envio das telas dos outros cadastros consultados pelas servidoras e servidores do INSS à serventia para eventual retificação do CPF, devem ser alertados sobre o sigilo das informações consoante à Lei Geral de Proteção de Dados-LGPD. 

Desta forma, quando do envio, sugerimos encaminhar a seguinte informação: 

“Encaminhamos a documentação necessária à retificação do referido registro civil no livro de registros e no Sirc, devendo ser observado os artigos 6º, 26 e §§4º e 5º do artigo 23 da Lei Geral de Proteção de Dados.” 

Ainda que o cartório possua a documentação apresentada à época da lavratura, ela pode estar desatualizada caso tenha sido corrigida em momento posterior junto à Receita, podendo estar, portanto, correta a informação daquele Órgão (RFB). Cabe ao cartório avaliar essa questão no momento da retificação. 

Essa cooperação interinstitucional tem o objetivo também de contribuir para a uniformização e qualificação dos cadastros no livro de registros dos cartórios e no Sirc. 

Atenção!

É muito comum que os cartórios aleguem não possuir capacidade operacional para atendimento às pendências e perguntem (ou mesmo exijar) que o INSS informe quais pendências devem ser atendidas primeiro. Evidentemente, todas as pendências devem ser atendidas, pois todas são de responsabilidade do cartório. O papel do servidor do SAIS / Serainf é o de esclarecer ao cartório quais são os impactos gerados por cada tipo de pendência não atendida, e possíveis consequências futuras (por exemplo, multas), a fim de subsidiar o gestor do cartório na tomada de decisão sobre como proceder. Jamais diga ao cartório que deve atender uma pendência em detrimento de outra, pois isto pode se tornar um argumento futuro de que o INSS o orientou a não atender determinada pendência.  
 A gestão do cartório (e de suas pendências) faz parte da responsabilidade do titular. O esforço do servidor do INSS junto ao cartório deve se concentrar em fornecer irrestrito subsídio técnico quanto ao uso do Sirc e gerenciar e cobrar do cartório o atendimento de todas as pendências. 

Atenção!

As informações apresentadas por esta funcionalidade não se atualizam de maneira imediata após alterações na base de dados do sistema, mas sim, após a ocorrência de uma Rotina de Apuração. Saiba mais sobre o conceito de Data da Última Apuração na Seção de Apresentação deste Guia.