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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Situação da Serventia por Competência

Esta funcionalidade permite aos usuários realizar o gerenciamento da situação do cartório perante a legislação vigente no que se refere à transmissão dos registros civis lavrados ao Sirc, de forma completa, correta e contemporânea, por competência. 

A consulta à Situação da Serventia por Competência pode ser realizada pelos usuários de duas formas: Através do Menu Funções da Serventia | Infrações da Serventia | Situação da Serventia por Competência, ou via Menu de Atalhos da Tela inicial.  

A seguir a tela com as duas opções de acesso na visão do usuário do INSS: 

Vale notar que, ao usuário do INSS, a pré-seleção de uma serventia (via Troca-Rápida ou Filtros da Tela Inicial) é obrigatória para que se possa acessar tal funcionalidade. Sem tal pré-seleção, o sistema impedirá seu acesso.  

Já no caso da visão do usuário do cartório, haverá uma pequena diferença com relação à disposição dos botões do menu de Atalhos (que também se personalizará conforme o papel daquele usuário):

Nos dois casos, o usuário é encaminhado para a tela a seguir:

Note que logo abaixo do título da tela o sistema apresenta a mensagem: 

“As informações do livro 7 são consideradas somente para fins de movimentação, não sendo apuradas eventuais irregularidades.”

Atenção!

Até 17/06/2019 (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19), o sistema não considerou como irregularidade a inexistência de movimento relativamente ao Livro 5 (Natimortos), ou seja, somente irregularidades do tipo “Termos Faltantes” e “Envio Fora do Prazo Legal” poderiam provocar marcação como Irregular para os registros relativos ao Livro 5 (Natimortos). Já para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior), nenhum tipo de irregularidade é considerado, exceto com relação às Averbações, Anotações e Retificações deste livro. 

Atualmente, a funcionalidade Situação da Serventia por Competência disponibiliza ao usuário a situação de regularidade da Serventia para um dado período de competências e tipo de registro. Permite, também, consultar a lista de irregularidades consolidadas a partir da competência 01/2016. 

Na tela inicial, são apresentadas as seguintes informações: 

  • Código da Serventia: Número CNS do Registro Civil de Pessoas Naturais, com seis dígitos; 

  • Nome oficial: Nome da Serventia conforme presente no site do Conselho Nacional de Justiça; 

  • Competência da primeira movimentação / última movimentação: Indica os meses para os quais consta o primeiro e último movimento (registros lavrados, declaração de inexistência, averbações, anotações e retificações) da serventia dentro do Sirc; 

  • Data da Última Apuração: Data e hora em que o sistema atualizou pela última vez as informações utilizadas para considerar as competências como Regulares ou Irregulares. Saiba mais sobre a data de última apuração na seção Conceito de Data da Última Apuração

  • Situação da Serventia na Última Competência: Apresenta como está a situação da serventia somente na última competência. Não significa que se estiver “regular” ou “em aberto” não possua irregularidades nas demais competências. Assim somente estará no status demonstrado nessa tela em relação a competência atual exclusivamente. 

Caso a rotina de apuração de irregularidade, que ocorre diariamente, esteja em processamento, será apresentado também o quadro Apuração em execução. Tal quadro informará ao usuário a fase em que se encontra a apuração: 

O quadro Pendências Consolidadas apresenta um link para consulta a todas as pendências da serventia a partir de 01/2016 (10/12/2015 é a data limite para o início da utilização do Sirc): 

Ao clicar nesse link, o usuário é direcionado para a tela Consulta Sumarizada de Pendências Consolidadas da Serventia, com o campo Competência Inicial automaticamente preenchido com o valor 01/2016 (recomenda-se manter esse valor): 

A partir dessa tela, o usuário deve proceder como descrito no item Pendências Consolidadas da Serventia. 

O usuário pode clicar no botão Voltar para retornar à funcionalidade Situação da Serventia por Competência. 

Caso existam informações inseridas no SDC pela Direção Central, Serainfs ou Sais, relativas a dias com impacto em infrações, será apresentado também o quadro Inserção ou remoção de dias não trabalhados com impacto em infrações 

Tal quadro apresenta: 

  • Data do evento: Data em que de fato ocorreu o fato que impacta na apuração da irregularidade. No exemplo em tela, indisponibilidade do sistema informada pela Dataprev; 

  • Data Inserção Sirc: Dia e hora em que o servidor do INSS concluiu a inserção da informação no SDC; 

  • Dia não trabalhado: Sim ou Não, conforme inserido pelo usuário no SDC. Se Sim, impacta na apuração (prorrogando o prazo); 

  • Operação: Registra a operação relativa ao evento apresentado. Inserção significa que a data está ativa (estendendo, por exemplo, o prazo para envio de registros), Exclusão, que o evento foi removido (não surtindo efeitos para fins de apuração de irregularidade); 

  • Descrição: explicação sobre o evento ocorrido; 

  • Abrangência: informa o alcance dos efeitos do evento (estadual ou nacional, por exemplo). 

Atenção!

A inclusão, a alteração e a exclusão de um dia não trabalhado ou de um dia útil para cartório que sobrepõe um dia não trabalhado no INSS poderá ser realizada de ofício pelas unidades do INSS aos SAIS e, subsidiariamente aos SERAINF, em abrangências estaduais e municipais, e à CGAIS, preferencialmente pela DCIC, em abrangências nacionais, pelo endereço http://psdcges01.prevnet/sdcdirat

Atenção!

As características de uma data (dia não trabalhado ou dia útil) em abrangências menores prevalecem sobre as abrangências maiores para os cartórios. Na mesma abrangência, as características de uma data (dia não trabalhado ou dia útil) na tabela do cartório prevalece sobre a informação da tabela do INSS (Atendimento). 

No quadro de Intervalo de Competências, para consultar a situação de regularidade em uma ou mais competências, o usuário deve selecionar um Tipo de Registro (Nascimento, Casamento, Óbito ou Natimorto), e informar Competência Inicial e Competência Final (digitar em formato MM/AAAA, ou clicar sobre o ícone de calendário): 

Como resultado da busca o sistema retornará uma tabela como a apresentada a seguir: 

Para cada competência, são apresentados os seguintes dados: 

  • Total de Registros Lavrados: indica quantos registros lavrados constam informados ao sistema, até a última apuração, para aquela competência; 

  • Data de Declaração de Inexistência de Movimento: indica a data ou ausência deste tipo de declaração para aquela competência, conforme o tipo de registro escolhido na consulta, até a última apuração; 

  • Total de Anotações, Averbações e Retificações: indica a quantidade de anotações, averbações e retificações incluídas para cada competência, até a última apuração; 

  • Irregularidades: aponta quais tipos de irregularidade, caso existam, estão causando a marcação como Irregular para aquela competência; 

  • Situação: Informa, para competências a partir de 12/2016, situação Regular (ícone verde), ou Irregular (ícone vermelho), conforme presença ou ausência de irregularidade na coluna anterior. A competência atual é apresentada com ícone azul (Em aberto); 

  • Consultar: link para detalhar a competência e consultar mais informações; 

  • Histórico: link para consultar o histórico de ações que eventualmente tenha alterado a situação da serventia de Regular para Irregular, ou vice-versa. 

Consulta à Situação Detalhada da Serventia por Competência

Clicando sobre o ícone Consultar, o usuário é direcionado à tela Situação Detalhada da Serventia por Competência. Nesta consulta são apresentados três quadros de quantificadores: de Registros Utilizados para Apuração, de Anotações, Averbações e Retificações Utilizadas para Apuração, e de Infrações Justificadas: 

No primeiro quadro – de Registros –, os quantificadores são: termos lavrados dentro e fora do prazo, termos cancelados, revertidos, faltantes e excluídos, registros com dados obrigatórios faltantes com justificativa e sem justificativa, além de registros com dados obrigatórios ou justificativa enviados fora do prazo. 

No segundo quadro – de Anotações, Averbações e Retificações –, os quantificadores são: anotações dentro e fora do prazo, averbações dentro e fora do prazo e retificações dentro e fora do prazo. 

No terceiro quadro – de Infrações Justificadas –, os quantificadores são: Termos lavrados fora do prazo, Registros com Dados Obrigatórios ou Justificativa Enviados Fora do Prazo, Registros com Dados Obrigatórios Faltantes sem Justificativa, Anotações Fora do Prazo, Averbações Fora do Prazo, Retificações Fora do Prazo, Declarações de Inexistência de Movimento Fora do Prazo, e Intervalo de Termos Faltantes. 

Abaixo dos quadros de quantificadores, o sistema mostra um terceiro quadro indicando o número do último termo da competência anterior, além do primeiro e último termos relativos à competência detalhada: 

Cada linha dos quadros em formato de tabela representa um tipo de livro ou acervo, se for o caso. Além disso, os quantificadores e termos exibidos levam em conta a data da última apuração das irregularidades indicada logo acima da tabela. 

Quando houver ao menos um registro nos quadros, é possível clicar sobre o número e detalhar quais registros se referem aquele indicador. 

Havendo irregularidades na competência detalhada, estas serão exibidas logo abaixo dos quantificadores e informações de primeiro e último termo enviados: 

Note que é possível consultar os detalhes dos termos incluídos nos quadros de irregularidades, clicando no botão “Consultar”, disponível na última coluna de cada tabela. 

O usuário pode clicar em Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado para gerar um arquivo em PDF com as informações da tela. 

Consulta ao Histórico de Situação da Competência

Na tela de resultados da pesquisa de Situação da Serventia por Competência, clicando sobre o ícone Histórico, o usuário é direcionado à tela Histórico da Situação de Serventia por Competência: 

Apresenta-se, nesta consulta, a situação atual daquela competência (primeiro quadro), e, se for o caso, a sequência de alterações na situação de regularidade (segundo quadro). As alterações de situação Regular para Irregular são acompanhadas da informação de irregularidade correspondente, na coluna “Infrações”. Já as alterações de situação Irregular para Regular, por sua própria natureza, não apresentam informação de infração. Através do botão Consultar é possível visualizar detalhes da infração descrita, ou da situação regular informada, conforme telas de exemplo abaixo: 

A compreensão do funcionamento do Histórico auxilia o usuário do sistema a rastrear ocorrências relacionadas a mudanças de situação de regularidade, sendo uma importante ferramenta de gestão. 

Atenção!

O Histórico é atualizado somente quando, no momento de nova Apuração, o sistema detectar algum tipo de ação que provoque alteração na Situação de Regularidade da Competência. 

Atenção!

As informações apresentadas por esta funcionalidade não se atualizam de maneira imediata após alterações na base de dados do sistema, mas sim, após a ocorrência de uma Rotina de Apuração. Saiba mais sobre o conceito de Data da Última Apuração na Seção de Apresentação deste Guia.

Atenção!

A ação de complementação dos dados obrigatórios faltantes, ou inclusão da justificativa pela ausência destes, feita pelo cartório após o prazo legal, que é de 1 (um) dia útil contado da data de lavratura do registro, implica nesta irregularidade (Enviados Fora do Prazo), razão pela qual deve a serventia verificar suas pendências diariamente.