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Guia Sirc - Servidores #RESTRITO#

Pendências Consolidadas da Serventia

Funcionalidade que permite consultar todas as pendências de um cartório de uma única vez, sejam elas do tipo sequencialidades com Termos Faltantes, registros civis com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa, ou competências Sem Informação de Registros e sem Declaração de Inexistência de Movimento 

A tela inicial apresentada ao usuário do INSS permite restringir a busca por intervalo de Competência Inicial e/ou Final, Tipo de Registro (Nascimento, Casamento, Óbito ou Natimorto), Tipo de Infração (Termos Faltantes, Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa, ou Sem Informação de Registros e sem Declaração de Inexistência de Movimento), CNS (cartório), ou então geograficamente, por UF, Município, ou GEX. Ainda é possível filtrar a busca pela Situação Atual da Serventia (Ativa ou Inativa), ou pela Atribuição Atual (com ou sem atribuição de RCPN): 

Note que o campo Competência Inicial já se apresenta pré-preenchido com 01/2016. Isso se deve ao fato de que o envio de registros civis pelos cartórios ao Sirc passou a ser obrigatório a partir de 10/12/2015, de modo que não há que se falar em pendências relativas a períodos anteriores a tal data. 

Já na visão do usuário do cartório, a tela inicial restringe os filtros não aplicáveis como GEX ou Situação Atual, visto que seu acesso é restrito à sua base de dados. Deste modo, para tal usuário, são permitidos somente uso dos filtros Competência Inicial e/ou Final, Tipo de Registro, e Tipo de Infração. Além disto, assim que acessa a tela, o usuário do cartório já se depara com o resultado da busca para todas as pendências consolidadas, antes mesmo de clicar em Buscar. E o campo Competência Inicial também já se apresenta pré-preenchido com 01/2016, pelo mesmo motivo já exposto: 

Em ambos os casos, realizada a busca, o sistema apresentará uma tabela contendo as pendências correspondentes aos critérios de pesquisa informados: 

Havendo células cujo conteúdo é maior do que a capacidade de exibição em tela, as informações serão indicadas em fonte de cor verde, seguido do sinal de reticências (…): 

Para visualizar todo o conteúdo da célula, o usuário tem duas opções: 

  • Clicar sobre o conteúdo da própria célula: abre-se nova janela pop-up com a mesma tabela, com o conteúdo em negrito, e com barra de rolagem que permite a consulta a todas as informações: 

  • Ou clicar sobre o botão “Expandir Linha” – O conteúdo é apresentado todo na mesma tela, de forma expandida: 

Atenção!

As pendências apresentadas na tabela são atualizadas com base na “Data da Última Apuração” indicada logo acima da tabela. Assim, novas pendências decorrentes de ações realizadas após esta data e hora, bem como correções de pendências apontadas, somente geram reflexos na tabela após a ocorrência de nova Atualização. Conheça mais sobre o Conceito de Data da Última Apuração na seção específica. 

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73. 

Pendências Consolidadas de Termos Faltantes

Para as colunas que indicam pendências de termos faltantes, são listados os intervalos de termos ausentes no Sirc. O sistema indica, ainda, para qual acervo tal intervalo está faltando. Sugere-se que o filtro de intervalo de competências seja preenchido a partir de janeiro de 2016, a fim de que não sejam exibidas pendências com grandes intervalos, dadas as informações de averbações, anotações e retificações de termos anteriores a 10/12/2015. 

Isso porque, com a publicação da Lei nº 13.846/19, em 18/06/2019, as serventias passaram a ter a obrigação de enviar Anotações, Averbações e Retificações realizadas. Com isso, passaram a necessitar, eventualmente, inserir registros antigos aos quais tais atos se referem, uma vez que não é possível enviá-los isoladamente (anotações, averbações e retificações estão sempre associadas a um registro no Sirc). Ao inserir um registro de termo mais baixo, o Sirc passará a apontar a falta de todos os termos intermediários. Saiba mais sobre o Conceito de Sequencialidade em seção própria. Por isso a sugestão para que se consultem as pendências a partir da competência 01/2016 (campo já pré-preenchido automaticamente no Sirc). 

Caso não tenham sido enviado os registros a partir de 10/12/2015, a apuração irá buscar o primeiro registro enviado, ainda que anterior a esse período. 

Exemplo: o Cartório envia o termo 2.500, lavrado em 18/06/2015. E, por força da Lei, inclui o termo 600, com averbação, lavrado em 10/12/1983. O Sirc verifica a existência do termo 2.500 mas continua procurando os termos até 10/12/2015. Assim, o cartório deve mandar as informações dos registros que ocorreram entre 10/12/2015 a 17/06/2015. Caso contrário, será apontado o intervalo de termos faltantes do termo 601 até o 2.499. Quando incluir esse período faltante, não será mais verificado o termo 600 na sequencialidade. 

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

Exemplo de intervalo de termos faltantes: 

Nascimentos, Acervo 01: 33 até 37 – Indica que estão faltando os termos 33, 34, 35, 36 e 37 do acervo 01 do tipo de registro Nascimento (Livro 1). 

Atenção!

Todos os registros de civis lavrados a partir de 10/12/2015 devem ser enviados ao Sirc, enquanto o Comitê prepara o normativo a fim de dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19. Para verificar as pendências de termos faltantes da competência 12/2015, referente aos dias 10 a 31, a serventia tem a possibilidade de efetuar a busca informando a referida competência nos filtros “Competência Inicial e Final” da funcionalidade de “Pendências Consolidadas da Serventia” ou utilizando a funcionalidade de “Situação da Serventia por Competência”. Em ambos os casos, aparecerão todos os termos faltantes da competência, devendo o responsável verificar quais foram lavrados a partir de 10/12/2015. 

Atenção!

Para regularização da pendência de Termos Faltantes, devem ser inseridos os registros (caso trate-se de efetivos registros civis), ou justificada sua ausência (caso não se trate de registros civis, como transporte/transposição, por exemplo).

Pendências Consolidadas de Competência sem Informação

Para as colunas que indicam pendências de Competência sem informação são listadas a competência (ou intervalo de competências) para as quais inexistem movimento (registros, anotações, averbações ou retificações) nem Declaração de Inexistência de Movimento. 

Exemplo: Nascimentos, Competências sem Informação: 04/2019 a 06/2019 – Indica que para as competências 04/2019, 05/2019 e 06/2019 não foram informadas movimentações relativas a nascimentos (registros, anotações, averbações ou retificações), nem inserida Declaração de Inexistência de Movimento para este tipo de registro (Livro 1). 

Atenção!

Para regularização da pendência de Competências sem Informação devem ser transmitidos os movimentos do mês (registros, anotações, averbações ou retificações), se existentes, ou, caso inexista movimento, devem ser inseridas as correspondentes Declarações de Inexistência de Movimento.

Atenção!

A Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 5 (Natimorto) passou a ser exigida por lei somente a partir de 18/06/2019, por conta das alterações trazidas pela Lei nº 13.846/2019. Para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior) tal Declaração segue dispensada.

Pendências Consolidadas de Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa

Na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa”, o sistema traz a quantidade de termos por tipo de registro que apresentam dados obrigatórios não preenchidos e sem justificativa para a ausência da informação: 

Ao clicar no link de cada um dos tipos de registros, o usuário será redirecionado à tela em que será possível verificar todos os termos enquadrados na situação de dados obrigatórios incompletos, além do detalhamento de quais dados estão faltando para cada um dos registros listados: 

Atenção!

Na tela de detalhamento das Pendências de Dados Obrigatórios Incompletos Sem Justificativa, os termos com ausência justificada e/ou excluídos após a data da última apuração de pendências deixarão de ser exibidos, haja vista não mais constarem na base do Sirc nem serem passíveis de correção. Apesar disso, a quantidade de registros exibidos na tela inicial da funcionalidade não será modificada até a próxima apuração. Como consequência, nesta situação, a somatória dos registros listados na tela de detalhamento – dados obrigatórios faltantes sem justificativa com os registros já solucionados – não será igual à quantidade de termos exibidos na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” da tela inicial da funcionalidade de “Pendências Consolidadas da Serventia”.

Nesta tela, o usuário terá a possibilidade de consultar, e o usuário do cartório, de alterar um termo, bem como de inserir justificativa da ausência do dado em um ou vários termos (justificativa em bloco).  

Para consultar os detalhes de um determinado registro, basta clicar no ícone da coluna Consultar:  

O sistema remeterá à tela de consulta do registro, conforme descrito nos itens Consultar os Dados de um Registro de Nascimento, Consultar os Dados de um Registro de Casamento e Consultar os Dados de um Registro de Óbito ou Natimorto do Guia do Sirc aos Cartórios, disponível na Página do Sirc na internet. 

Na tela de consulta, os dados obrigatórios incompletos são relacionados no quadro Informações Faltantes e são apresentadas com o fundo amarelo caso não haja justificativa: 

Havendo justificativa, o texto contido no quadro de “Informações Faltantes” é apresentado com o fundo azul, além de exibir a palavra Justificado após a descrição dos dados faltantes:  

O usuário do cartório poderá clicar no ícone da coluna Alterar para efetuar a complementação do registro, incluindo os dados faltantes, mediante confrontação dos dados existentes no livro de registros. 

O sistema remeterá à tela de alteração do registro, conforme descrito nos itens Alterar um Registro de Nascimento, Alterar um Registro de Casamento e Alterar um Registro de Óbito ou Natimorto do Guia do Sirc aos Cartórios, disponível na Página do Sirc na internet. 

Após a alteração com a complementação dos dados, o sistema retorna a mensagem:

O registro de matrícula XXX foi alterado com sucesso

Caso todos os dados faltantes deste registro tenham sido incluídos, surgirá, logo acima da listagem de registros com Dados Obrigatórios Faltantes Sem Justificativa, o quadro Pendências Consolidadas Solucionadas, para o qual migrará o referido registro provisoriamente, até que ocorra nova rotina de apuração do sistema. Note que tal registro não mais consta da lista de registros pendentes, abaixo do quadro: 

Desta forma, ainda que o Relatório de Pendências Consolidadas continue a apontar tal registro no quantitativo de registros com Dados Obrigatórios Faltantes sem Justificativa até a próxima rotina de atualização do sistema, o usuário tem condições de saber quais registros já se encontram sanados. 

Atenção!

Lembre-se que as informações apresentadas pelo Relatório de Pendências Consolidadas não são atualizadas imediatamente, mas sim, após a ocorrência da apuração (Saiba mais sobre o Conceito de Data da Última Apuração em seção própria). É por este motivo que registros com pendências solucionadas são inseridos, momentaneamente, no quadro Pendências Consolidadas Solucionadas: para que o usuário tenha o controle do que já foi solucionado, porém aguarda nova atualização do sistema para ser excluído do Relatório de Pendências.

Por outro lado, verificada a inexistência dos dados obrigatórios no livro de registros, o usuário do cartório deverá incluir justificativa tal ausência para determinado registro, a fim de que o sistema deixe de apontá-lo na lista de pendências. Neste caso, o usuário poderá selecionar um ou mais registros e clicar no botão Justificar Selecionados, disponível no final da tabela: 

Alternativamente, e se for o caso, o usuário do cartório pode selecionar o box Marcar/Desmarcar Todos, para selecionar todos os registros apresentados em tela, e clicar no botão Justificar Selecionados: 

Em ambos os casos o sistema redireciona o usuário à tela de confirmação, com o quadro Confirmar justificativa em bloco, no qual serão exibidos os termos selecionados, e o quadro Justificativa de Ausência de Campos Obrigatórios em Lei, com uma lista de motivos/justificativas para a ausência dos dados, e campo para digitação da descrição das justificativas (este último de preenchimento obrigatório quando selecionada a justificativa Outros): 

A seleção da justificativa na listagem apresentada deverá, necessariamente, ser condizente com o dado obrigatório faltante: na tela que segue, o sistema apresenta crítica à tentativa do usuário de confirmar justificativa de ausência do CPF para um registro de óbito selecionando a justificativa Município de nascimento ou naturalidade do registrado desconhecido: 

Sendo confirmada a justificativa, o sistema retorna a mensagem:

XX registro(s) justificados com sucesso

e passa a exibir os registros justificados no quadro Pendências Consolidadas Solucionadas até a próxima apuração, da mesma forma já anteriormente exposta: 

Atenção!

A complementação dos dados obrigatórios faltantes ou inclusão de justificativa fora do prazo legal – 1 (um) dia útil contado da data de lavratura do registro – implicará na irregularidade de Envio Fora do Prazo, razão pela qual deve a serventia verificar as pendências diariamente.

A somatória dos registros para determinado tipo exibidos no quadro de Pendências Consolidadas Solucionadas com a quantidade de registros relacionados na tabela de Dados Obrigatórios Faltantes sem Justificativa (logo abaixo dele) deve ser igual à quantidade exibida na tela inicial da funcionalidade de Pendências Consolidadas da Serventia, exceto no caso de ter havido justificativa de ausência de termo ou exclusão de algum dos termos após a data da última apuração de pendências. 

Assim, por exemplo, se no quadro de Pendências Consolidadas Solucionadas tem-se 2 registros, e na tabela de Dados Obrigatórios Faltantes sem Justificativa23 registros, e não tendo havido justificativa de ausência de termo ou exclusão de termos após a data da última apuração de pendências, a funcionalidade de Pendências Consolidadas da Serventia deve apresentar um total de 25 registros daquele tipo: 

Atenção!

A quantidade de registros exibidos na coluna Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” da funcionalidade Pendências Consolidadas da Serventia somente será atualizada após nova apuração das pendências. Ou seja, ainda que algumas ou todas as pendências de dados obrigatórios incompletos sem justificativa sejam solucionadas, a quantidade de registros exibida na referida coluna continuará a mesma até a próxima apuração.

Para consultar os detalhes dos termos com dados obrigatórios faltantes já solucionados, basta clicar no link disponibilizado dentro do quadro Pendências Consolidadas Solucionadas, situação em que serão exibidas as matrículas, datas de registro e inserção, dados obrigatórios incompletos e a indicação da existência da justificativa, além da possibilidade de consultar e, no caso do usuário do cartório, alterar os registros em questão: 

Observe que o registro solucionado com a inclusão de todos os dados obrigatórios é exibido com a coluna Dados Obrigatórios Incompletos em branco e sem informação na coluna Justificativa – pois foi solucionado pela inclusão dos dados faltantes. Já para o registro solucionado mediante justificativa de ausência dos dados ocorre o inverso: mantém-se na coluna Dados Obrigatórios Incompletos quais são as informações ausentes, e informa-se na coluna Justificativa que o saneamento se deu por tal via. 

Caso um registro que foi relacionado nas Pendências Consolidadas de Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa seja alterado para judicial após a data da última apuração de pendências, este registro passará a constar no quadro de Pendências Consolidadas Solucionadas com status de registro com ausência de dados obrigatórios faltantes justificada  até a nova apuração, visto que não são exigidos os dados obrigatórios para registros judiciais: 

Por óbvio, se os referidos dados constarem do livro de registros, estes devem ser informados também no Sirc. 

Atenção!

A tela de Pendências Consolidadas de Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa abrange somente os registros lavrados a partir de 18/06/2019, data da publicação da Lei n° 13.846/2019, que alterou o art. 68 da Lei n° 8.212/91. 

Atenção!

Após nova apuração das pendências, os registros solucionados no período de vigência da apuração anterior deixam de ser exibidos, dando lugar a novos registros a serem solucionados, caso houver. 

A qualquer momento, o usuário tem a opção de salvar a tabela em formato de planilha, em arquivo editável, com todos os registros ainda pendentes de dados obrigatórios incompletos sem justificativa. Para tanto, deve comandar o botão Gerar Relatório, disponível no final da página: