A partir da versão 6.4.0, de 27/06/2017, tornou-se possível pesquisar e gerar relatórios das matrículas que apresentaram erro quando transmitidos ao SIRC, via arquivo, e, consequentemente, não entraram na base de dados. Este relatório engloba as operações de inserção, alteração ou exclusão de registros civis.
Significa dizer que o usuário tem a possibilidade de consultar o motivo pelo qual o sistema rejeitou o comando de inserção, alteração ou exclusão de determinados registros, se transmitidos via CER ou via arquivo de movimento.
Como parâmetros de entrada, o sistema exige:
Como resultado, o sistema retorna uma lista contendo todos os registros que sofreram tentativa de inserção/alteração/exclusão frustrada, apresentado, na coluna “Erro”, a indicação do motivo da rejeição pelo sistema:
Nesta tabela de resultados, temos as colunas:
Clique em “Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado” para geração de arquivo em PDF com as informações da tela.
De posse deste relatório, a serventia tem condições de compreender com exatidão o erro que impediu a inclusão/alteração/exclusão comandada, realizar a devida correção em seu sistema local ou no arquivo de movimento e submeter novamente o registro à transmissão.
Exemplos de erros comuns apontados pelo Relatório de Movimentos com Erro e suas respectivas soluções:
| ERROS MAIS COMUNS E RESPECTIVAS SOLUÇÕES | ||
| MENSAGEM DE ERRO | MOTIVO | SOLUÇÃO |
| O registro civil não pode ser inserido no sistema. Não podem existir números de termos iguais para uma mesma serventia, acervo, tipo de registro civil e tipo do livro. | A Origem (CER ou Serventia) estava tentando enviar um arquivo com a operação de inserção de um registro com outro termo igual a outro já presente no SIRC. | Este erro ocorreu somente até a implantação da versão do dia 10/06/2020, que passou a permitir a entrada de matrículas com termos iguais, restringindo somente os registros cujas matrículas sejam exatamente iguais a outro já existente no SIRC. Até então, era necessário confirmar se houve utilização do mesmo termo para dois registros. Em caso positivo, não havia ação a ser feita, visto que o registro já estava no sistema. Este era um erro muito comum quando a Serventia transmitia arquivos via CER. Havia, ainda, caso em que a serventia queria alterar o registro, mas o arquivo foi enviado como inclusão. Neste caso, o arquivo tinha que ser ajustado para alteração. |
| O registro civil não pode ser inserido no sistema. Não pode existir mais de um registro com mesma matrícula. | A Origem (CER ou Serventia) está tentando enviar um arquivo com a operação de inserção de um registro com a matrícula igual a outro já presente no SIRC. | Esta crítica substituiu a descrita acima, visto que o SIRC passou a permitir a entrada de termos iguais, restringindo somente as matrículas exatamente iguais, conforme versão implementada no dia 10/06/2020. Necessário confirmar se houve utilização da mesma matrícula para dois registros. Em caso positivo, não há ação a ser feita, visto que o registro já está no sistema. Caso a serventia esteja tentando enviar uma alteração, deverá ajustar o arquivo para alteração. |
| Filiação 1 (ou 2): Nome da filiação inválida. | O nome informado para a Filiação 1 ou 2 não é aceito pelo SIRC | Conferir a digitação dos dados, corrigindo, se for o caso, avaliando se não existe algum caractere não permitido. Verificar se não se trata de um nome especial que deve possuir uma TAG específica no arquivo como, por exemplo, a palavra mãe, feto, dentre outras. |
| Nome do registrado inválido. | O nome informado para o registrado não é aceito pelo SIRC | Conferir a digitação dos dados, corrigindo, se for o caso, avaliando se não existe algum caractere não permitido. Verificar se não se trata de um nome especial que deve possuir uma TAG específica no arquivo como, por exemplo, a palavra mãe, feto, dentre outras. |
| Não é possível inserir registro cancelado. Para reinserção deve-se reverter o cancelamento. | Até a versão implantada no dia 10/06/2020, os termos com justificativa de ausência não poderiam ser inseridos, a menos que fosse feita a reversão da justificativa de ausência pelo INSS. Após a implantação da versão, o sistema passou a efetuar a reversão automática dos termos quando da nova inserção, portanto, este erro não será mais exibido. |
Até a implantação da versão do dia 10/06/2020, a serventia precisava solicitar a reversão da justificativa de ausência do termo ao INSS e, após, novamente realizar a transmissão do arquivo, se fosse o caso de nova inclusão. Não é mais necessário. |
| Nome do atestante primário inválido. | O campo nome do médico atestante primário do óbito provavelmente contém caractere não aceito (@, ponto, asterisco) | Checar a digitação do campo, realizar a correção e submeter novamente a transmissão do arquivo. O erro comum e colocar na frente do nome o (dr.), entretanto não se trata de parte do nome do médico. |
| Filiação 1 (ou 2): Se o nome da filiação não for informado, nenhum outro dado da filiação deve ser preenchido.[sexo] | Ocorre quando não foi preenchido o nome da Filiação, porém informado algum outro dado (neste caso, o sexo) | Preencher o nome da filiação, se conhecido, ou esvaziar o campo sexo (que, no caso, provavelmente foi informado por engano) |
| Se o Domicílio Estrangeiro da filiação for informado ou ignorado, nenhum outro atributo de domicílio da filiação deve ser informado ou ignorado. | Ocorre na situação em que houve informação de domicílio estrangeiro da filiação ou este foi ignorado, porém existem campos incompatíveis preenchidos. | Basta apagar os dados dos campos incompatíveis, ou seja, se foi informado domicílio estrangeiro da filiação, não deve haver informação de estado ou município brasileiro; se foi ignorado, não deve haver qualquer outro dado referente ao domicílio da filiação preenchido. |
| Não houve alteração nos campos do registro. | A Origem está tentando enviar um arquivo de alteração, porém não houve alteração nos campos do registro. | A partir da versão implantada no dia 27/09/2019, o sistema passou a impedir a entrada de versões repetidas. A serventia deverá efetuar a alteração do campo desejado e, após, reenviar o arquivo de alteração. |
Sobre o envio dos campos relativos aos nomes, seja do registrado ou filiações, é importante ressaltar que as palavras consideradas especiais, que necessitam de um indicador específico no arquivo, não devem ser utilizadas, salvo em caso de exceção, pois o campo de nome deve se limitar ao nome civil. Por exemplo, no caso de natimorto, o campo de nome não deve ser preenchido com a palavra “natimorto”, mas sim deixado em branco caso não tenha sido atribuído um nome.
A lista apresentada é exemplificativa, de modo que cada mensagem de erro deve ser interpretada pelo usuário, verificando-se o motivo causador, a fim de buscar a solução mais adequada e o reenvio do arquivo com aquela matrícula de forma correta.
Existem três tipos de operação a serem encaminhadas pelo arquivo em conjunto com a matrícula: inserção, alteração e exclusão. Cada tipo de operação realizará a ação indicada.
Quando indicada a operação “inserção” no arquivo, essa matrícula somente entrará uma vez. Caso a mesma matrícula seja enviada novamente com a mesma operação, o sistema acusará a crítica “O registro civil não pode ser inserido no sistema. Não pode existir mais de um registro com mesma matrícula”. Nesse caso não há o que se corrigir, bastando não encaminhar a matrícula novamente, se inserida corretamente. Caso a intenção seja mandar como alteração, deverá trocar o tipo de operação no arquivo de inserção para alteração.
Nos casos de indicação de operação de “alteração” da matrícula no arquivo, caso a matrícula tenha sido inserida anteriormente, o SIRC sobrepõe as informações encaminhadas anteriormente nessa nova versão indicada como alteração. Caso a matrícula ainda não tenha sido inserida no SIRC, e enviada como alteração acusará a crítica de “Registro Não Localizado”, uma vez que não há o que se alterar o que nem existe no sistema ainda. Nesse caso deve ser enviada no arquivo a matrícula com a operação “inserção”.
No envio de arquivo com indicação de operação de “exclusão”, a matrícula indicada será excluída se tiver sido inserida anteriormente. A exclusão deve ser feita apenas nos casos de matrículas com dados errados no número da matrícula. Caso seja enviada matrícula com operação de exclusão, mas que ainda não tenha sido inserida, acusará a crítica de “Registro Não Localizado”, uma vez que não há o que se excluir o que nem existe no sistema ainda. Nesse caso, se o objetivo era excluir por conter matrícula errada, não há ação uma vez que não existe no SIRC a matrícula que se pretende excluir.