Infrações da Serventia

Situação da Serventia por Competência

Esta funcionalidade permite à serventia realizar o gerenciamento de sua situação perante a legislação vigente no que se refere à transmissão dos registros civis lavrados ao Sirc, de forma completa, correta e contemporânea.

Até 17/06/2019, dia imediatamente anterior à publicação da Lei nº 13.846, de 18 de Junho de 2019 (que alterou o artigo 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991), a Situação de uma serventia perante o Sirc levava em consideração se o prazo de envio havia sido atendido – até o dia 10 da competência subsequente à da lavratura (antiga redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91) –, se constavam registros faltantes na sequencialidade e, ainda, no caso de inexistência de movimento para registros dos livros 1, 2, 3 e 4, ou seja, nascimentos, casamentos e óbitos, se as Declarações de Inexistência de Movimento haviam sido transmitidas dentro do prazo legal – até o dia 10 da competência subsequente à ausência de movimento.

A partir de 18/06/2019, data da publicação da Lei nº 13.846/2019, a Situação de uma serventia perante o Sirc passou a levar em consideração o prazo legal de um dia útil (nova redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91) para envio dos registros, admitindo-se a remessa no prazo de até cinco dias úteis para Municípios que não dispõem de provedor de internet ou qualquer meio de acesso à internet. Além disso, continuou sendo verificada a falta de registros na sequencialidade, bem como a falta do envio da Declaração de Inexistência de Movimento, no caso de ausência de registros lavrados na competência, que passou a ser feita também para o livro 5, ou seja, para registros de Natimortos. O prazo para a inserção de todas as Declarações de Inexistência de Movimento (nascimento, casamento, óbito e natimorto) foi alterado para o quinto dia útil da competência subsequente à ausência de movimento.

Também a partir de 18/06/2019, passou a ser obrigatória a transmissão, no prazo de um dia útil, das anotações, averbações e retificações realizadas em registros de qualquer um dos Livros (inclusive do Livro 7 – Registros Transladados do Exterior), admitindo-se o prazo de cinco dias úteis para Municípios em que não dispõem de provedor de internet ou qualquer meio de acesso à internet.

Desta forma, evidencia-se que as regras quanto à situação das serventias sofreu mudanças substanciais a partir da publicação da Lei nº 13.846, de 18 de junho de 2019, conforme sintetiza-se no quadro a seguir:

ALTERAÇÃO NOS PRAZOS DE ENVIO DECORRENTES DA LEI Nº 13.846/2019
ASSUNTO	ATÉ 17/06/2019	A PARTIR DE 18/06/2019
Prazo para envio dos registros de Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5) e Transladados do Exterior (Livro 7)	Até dia 10 da competência seguinte	Um dia útil (admitindo-se até cinco dias úteis para Serventias em Municípios sem Internet)
Prazo para envio de Anotações, Averbações e Retificações	Não se exigia o envio	Um dia útil (admitindo-se até cinco dias úteis para Serventias em Municípios sem Internet)
Prazo para inserir Declaração de Inexistência de Movimento no caso de não ter havido lavratura de registros nem Anotações, Averbações e Retificações de algum dos tipos	Até dia 10 da competência seguinte	Quinto dia útil da competência seguinte
Exigência de Declaração de Inexistência Também para o tipo de Registro Natimorto	Não se exigia o envio	Quinto dia útil da competência seguinte

A Lei nº 13.846/19 também trouxe substancial incremento quanto aos dados mínimos exigidos para cada tipo de registro:

A redação anterior do art. 68 da Lei nº 8.212/91, listava somente informações relativas aos registros de óbito, sendo exigido a filiação, data e local de nascimento da pessoa falecida, além de, ao menos, mais um documento entre PIS/PASEP/NIT, número de benefício previdenciário, CPF, Carteira de Identidade e órgão emissor, título de eleitor, dados de Certidão Civil de Nascimento ou Casamento, ou Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS.

A seguir tem-se uma tabela sintetizando os dados mínimos exigidos a partir da publicação da Lei nº 13.846/19:

DADOS MÍNIMOS EXIGIDOS PARA CADA TIPO DE REGISTRO CONFORME LEI Nº 13.846/2019 – A PARTIR DE 18/06/2019
TIPO DE REGISTRO	DADOS OBRIGATÓRIOS		DADOS OBRIGATÓRIOS, ACASO DISPONÍVEIS
Nascimento	Do registrado: Nome* CPF Sexo Data de nascimento UF/Município de nascimento	Da filiação: Nome completo CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade	–
Casamento	Dos cônjuges: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade		Dos cônjuges: PIS/PASEP/NIT Número de benefício RG Título de eleitor CTPS
Óbito	Do falecido: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade		Do falecido: PIS/PASEP/NIT Número de benefício RG Título de eleitor CTPS
Natimorto	Do registrado: –	Da filiação: Nome completo CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade	Do registrado: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade
*Apesar de o nome do registrado não estar expressamente relacionado naos parágrafos, a Lei menciona que a “relação dos nascimentos, dos casamentos, dos óbitos e dos natimortos”, descrita no art. 68 da Lei n° 8.212/91, refere-se à relação nominal dos registros.

Atenção!

Apesar de a lei não mais exigir como obrigatória a informação de dados relativos à filiação do falecido (redação anterior do artigo 68 da Lei nº 8.212/91), estas são extremamente importantes para fins de cessação de benefícios junto ao INSS, visto que o nome da mãe é critério básico de batimento. Assim, é muito importante que a Serventia informe o nome e sexo das filiações, sempre que disponível, para evitar recebimentos indevidos de benefícios após o óbito.

Atenção!

A previsão legal dos dados indicados como “obrigatórios, acaso disponíveis” significa que, caso o dado seja apresentado ao registrador civil durante a lavratura, ou esteja disponível mediante consulta a sistemas eletrônicos, o mesmo deve ser obrigatoriamente informado ao Sirc.

Pelo exposto, é possível verificar que a data de 18/06/2019 é um marco importante a ser considerado na análise de regularidade da situação da Serventia, visto as mudanças substanciais quanto às exigências legais, de modo que a análise de regularidade da serventia por parte do Sirc também se divide em dois momentos: até 17/06/2019 (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19), e a partir de 18/06/2019 (publicação da referida lei).

São consideradas irregularidades pelo Sirc, para períodos até 17/06/2019, (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19):

a) Registros Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5:

b) Envio Fora do Prazo Legal: Envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente à época, ou seja, décimo dia do mês imediatamente posterior à lavratura. (Não se aplica aos cancelamentos e reversões de cancelamentos):

c) Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Trata-se de irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao Sirc que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Não se aplica tal obrigatoriedade aos livros de tipo 5 e 7 até 17/06/2019:

Ressalta-se que, a partir da versão 6.4.0, de 27/06/2017, não se considera a quebra na sequencialidade como irregularidade para o livro 7 (livro E, utilizado pelas serventias que lavram registros civis do exterior). Isso porque o livro 7 abrange vários tipos de registros civis bem como outros tipos de registros como interdições, tutelas que afetam a sequencialidade dos termos a serem informados no Sirc.

Atenção!

É importante ressaltar que os tipos de pendência “Registros Faltantes” e “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, sejam ou não passíveis de regularização, devem necessariamente serem sanados pela Serventia.

São consideradas irregularidades pelo Sirc, para períodos a partir de 18/06/2019 (data da publicação da Lei nº 13.846/19):

• Registros Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5.
• Envio Fora do Prazo Legal:
  • Registros Civis: envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente, ou seja, um dia útil (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).
  • Declaração de Inexistência de Movimento: envio da declaração de inexistência de movimento após o prazo de até o quinto dia útil do mês subsequente. Apesar de ser obrigatório o envio da declaração para o livro 5 (Natimorto) a partir de 18/06/2019, devem ser encaminhadas as declarações de inexistência a partir da competência 07/2019 e o envio fora do prazo está sendo apurado a partir da competência 12/2019.
  • Dados obrigatórios ou Justificativa: envio de dados obrigatórios após o prazo de um dia útil a partir da lavratura do registro (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet). Apesar de o Sirc ter disponibilizado a consulta dos dados obrigatórios faltantes na versão do dia 04/12/2019, a apuração do envio fora do prazo iniciou a partir de 1º/08/2020.
  • Anotações, Averbações e Retificações: envio de informações relativas a anotação, averbação e retificação enviados sem observar o prazo de um dia útil. Para as anotações, averbações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc. Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020. Para os registros efetuados a partir 1º/08/2020, será considerado o prazo de um dia útil.
• Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao Sirc que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Passa a se aplicar também ao livro 5 (Natimortos) a partir de 18/06/2019. Continua dispensada para o livro 7 (Registros Transladados do Exterior). São considerados também movimentos as notações, averbações e retificações inseridas naquela competência. Não será considerado como movimento a inclusão de justificativa de ausência de termo bem como a reversão da justificativa
• Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa: irregularidade decorrente da não prestação de um ou mais dados obrigatórios por lei para os registros de nascimento, casamento, óbito e natimorto, bem como ausência de eventual justificativa.

QUADRO DOS MARCOS DAS IRREGULARIDADES NO SIRC
IRREGULARIDADE		MARCO
Termos Faltantes		Apuração a partir de 10/12/2015. Sugere-se utilizar filtro a partir de 01/2016 – mês cheio – e, caso seja verificado termos faltantes lavrados a partir de 10/12/2015, deverá incluí-los;
Sem informação de registro e sem declaração de inexistência de movimento		Para as competências de 01/2016 até 06/2019 – somente para livros 1, 2, 3 e 4; A partir de 07/2019 – além dos livros 1, 2, 3 e 4, passou a exigido também para natimorto (livro 5).
Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa		Apuração a partir de 18/06/2019. Sugere-se utilizar filtro a partir de 06/2019, desconsiderando os registros lavrados antes de 18/06/2019.
Envio Fora do prazo	de Registros	A apuração considera os registros lavrados a partir de 10/12/2015.
	de Dados obrigatórios ou justificava	Consulta disponibilizada em 04/12/2019. Apuração do envio fora do prazo a partir de 1º/08/2020.
	de Averbação, anotação e retificação	Para as averbações, anotações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc; Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020; e Para registros efetuados a partir 1º/08/2020, será apurado o envio fora prazo considerando o prazo de um dia útil.
	de Declaração de inexistência de movimento	Para as competências de 01/2016 a 11/2019, a apuração quanto ao envio fora do prazo das declarações de inexistência de movimento era feita somente para os livros 1, 2, 3 e 4; A partir da competência 12/2019 – passou a ser apurado o envio fora do prazo da declaração de inexistência para natimorto (livro 5).

A consulta à Situação da Serventia por Competência pode ser realizada de duas formas:

a) Através do Menu “Funções da Serventia”, em “Situação da Serventia por Competência”:

b) Ou através da tela inicial, no botão de atalho “Situação da Serventia por Competência”:

Nos dois casos, o usuário é encaminhado para a tela a seguir:

Logo abaixo do título da tela, “Situação da Serventia por Competência”, o sistema apresenta a mensagem:

Atenção!

Até 17/06/2019 (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19), o sistema não considerou como irregularidade a inexistência de movimento relativamente ao Livro 5 (Natimortos), ou seja, somente irregularidades do tipo “Termos Faltantes” e “Envio Fora do Prazo Legal” poderiam provocar marcação como Irregular para os registros relativos ao Livro 5 (Natimortos). Já para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior), nenhum tipo de irregularidade é considerada, exceto com relação às Averbações, Anotações e Retificações deste livro.

Atualmente, a funcionalidade Situação da Serventia por Competência disponibiliza ao usuário a situação de regularidade da Serventia para um dado período de competências e tipo de registro. Permite, também, consultar a lista de irregularidades consolidadas a partir da competência 01/2016.

Na tela inicial, são apresentadas as seguintes informações:

O quadro “Apuração em execução” apresenta a data e hora do início da apuração e a Fase da apuração:

O quadro “Pendências Consolidadas” apresenta um link para consulta a todas as pendências da serventia a partir de 01/2016 (10/12/2015 é a data limite para o início da utilização do Sirc).

Ao clicar no link, o usuário é direcionado para a tela “Consulta Sumarizada de Pendências Consolidadas da Serventia”, com parâmetro automático de Competência inicial 01/2016:

A partir desta tela, o usuário deve proceder como descrito no item Pendências Consolidadas da Serventia.

O usuário pode selecionar a opção “Voltar” para retornar à funcionalidade “Situação da Serventia por Competência”, e no quadro de Intervalo de Competências, para consultar a situação de regularidade em uma ou mais competência, o usuário deve informar:

Clique em “Buscar” para realizar a consulta.

Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.

O sistema retorna uma tabela como a da imagem a seguir:

São apresentados pela tabela os seguintes dados, para cada competência:

Clicando sobre o ícone “Consultar”, o usuário é direcionado à tela “Situação Detalhada da Serventia por Competência”.

Nesta consulta são apresentados dois quadros de quantificadores: (i) de registros e (ii) de Anotações, Averbações e Retificações.

No primeiro quadro – de Registros –, os quantificadores são: termos lavrados dentro e fora do prazo, termos cancelados, revertidos, faltantes e excluídos, registros com dados obrigatórios faltantes com justificativa e sem justificativa, além de registros com dados obrigatórios ou justificativa enviados fora do prazo.

No segundo quadro – de Anotações, Averbações e Retificações –, os quantificadores são: anotações dentro e fora do prazo, averbações dentro e fora do prazo e retificações dentro e fora do prazo.

Abaixo dos dois quadros de quantificadores, o sistema mostra um terceiro quadro indicando o número do último termo da competência anterior, além do primeiro e último termos relativos à competência detalhada:

Cada linha dos quadros em formato de tabela representa um tipo de livro ou acervo, se for o caso. Além disso, os quantificadores e termos exibidos levam em conta a data da última apuração das irregularidades indicada logo acima da tabela.

Quando houver ao menos um registro nos quadros, é possível clicar sobre o número e detalhar quais registros se referem aquele indicador.

Havendo irregularidades na competência detalhada, estas serão exibidas logo abaixo dos quantificadores e informações de primeiro e último termo enviados:

Note que é possível consultar os detalhes dos termos incluídos nos quadros de irregularidades, clicando no botão “Consultar”, disponível na última coluna de cada tabela.

Clique em “Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado” para gerar um arquivo com as informações da tela.

Clique em “Voltar” para retornar à tela anterior.

Clicando sobre o ícone “Histórico”, o usuário é direcionado à tela “Histórico da Situação de Serventia por Competência”:

Apresenta-se, nesta consulta, a situação atual daquela competência (primeiro quadro), e, se for o caso, a sequência de alterações na situação de regularidade (segundo quadro). As alterações de situação Regular para Irregular são acompanhadas da informação de irregularidade correspondente, na coluna “Infrações”. Já as alterações de situação Irregular para Regular, por sua própria natureza, não apresentam informação de infração. Através do botão Consultar é possível visualizar detalhes da infração descrita, ou da situação regular informada:

Clique em “Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado” para gerar um arquivo com as informações da tela.

Clique em “Voltar” para retornar à tela anterior.

A compreensão do funcionamento do Histórico auxilia o usuário do sistema a rastrear ocorrências relacionadas a mudanças de situação de regularidade, sendo uma importante ferramenta de gestão.

Atenção!

O Histórico é atualizado somente quando, no momento de nova Apuração, o sistema detectar algum tipo de ação que provoque alteração na Situação de Regularidade da Competência.

Pendências são situações de irregularidade, apontadas pelos Relatórios de Situação da Serventia, que dependem de ação por parte da Serventia. Por exemplo: a ausência de um termo na sequência de determinado livro de registros, que precisa ser justificada pela Serventia.

Decorre da própria natureza das irregularidades o fato de que algumas podem ser sanadas (alterando-se a Situação de Irregular para Regular), e outras, não, dependendo de alguns fatores:

POSSIBILIDADE DE REGULARIZAÇÃO
IRREGULARIDADE	MOTIVO	POSSIBILIDADE DE REGULARIZAÇÃO
Termos Faltantes	Indica que um ou mais termos não foram inseridos no Sirc	→ Se os termos faltantes não se tratavam de efetivo registro civil: deve justificar a ausência dos termos mediante a funcionalidade Justificativa de Ausência de Termos que altera a situação da competência de Irregular para Regular, caso sejam somente esse caso faltante
		→ Se ao menos um dos termos faltantes se trata de efetivo registro civil: o envio tardio desse registro será suficiente para manter a Situação como Irregular, alterando-se a Irregularidade de “Termos Faltantes” para “Envio Fora do Prazo Legal”
Envio Fora do Prazo Legal	Indica que ao menos um (i) registro civil; (ii) anotação, averbação ou retificação; (iii) dado obrigatório ou justificativa ou (iv) a Declaração de Inexistência de Movimento foi incluído(a) após o prazo legal	→ Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pela natureza da pendência
Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento	Indica que não foi transmitido ao Sirc nenhum registro para aquela competência e Tipo de Registro Civil, tampouco foi inserida Declaração de Inexistência de Movimento	Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pois: → Se houve lavratura de ao menos um registro civil para aquela competência e tipo de registro, sua transmissão tardia fatalmente provocará a irregularidade “Envio Fora do Prazo Legal”, que não é sanável. → Se não houve lavratura de nenhum registro civil para aquela competência e tipo de registro, a transmissão tardia da Declaração de Inexistência de Movimento também provocará a irregularidade “Envio Fora do Prazo Legal”, não sanável.
Registro com dados obrigatórios incompletos e sem justificativa	Indica que não foi informado um ou mais dados obrigatórios por lei (para registros lavrados a partir de 18/06/2019), nem registrada justificativa para tal ausência	Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pois: → O envio do registro de forma completa deve ser realizado dentro do prazo legal. A inclusão tardia dos dados obrigatórios, ou a inclusão tardia de justificativa para sua ausência, são consideradas como infrações do tipo “Envio Fora do Prazo Legal”

QUADRO DOS MARCOS DAS IRREGULARIDADES NO SIRC
IRREGULARIDADE		MARCO
Termos Faltantes		Apuração a partir de 10/12/2015. Sugere-se utilizar filtro a partir de 01/2016 – mês cheio – e, caso seja verificado termos faltantes lavrados a partir de 10/12/2015, deverá incluí-los;
Sem informação de registro e sem declaração de inexistência de movimento		Para as competências de 01/2016 até 06/2019 – somente para livros 1, 2, 3 e 4; A partir de 07/2019 – além dos livros 1, 2, 3 e 4, passou a exigido também para natimorto (livro 5).
Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa		Apuração a partir de 18/06/2019. Sugere-se utilizar filtro a partir de 06/2019, desconsiderando os registros lavrados antes de 18/06/2019.
Envio Fora do prazo	de Registros	A apuração considera os registros lavrados a partir de 10/12/2015.
	de Dados obrigatórios ou justificava	Consulta disponibilizada em 04/12/2019. Apuração do envio fora do prazo a partir de 1º/08/2020.
	de Averbação, anotação e retificação	Para as averbações, anotações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc; Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020; e Para registros efetuados a partir 1º/08/2020, será apurado o envio fora prazo considerando o prazo de um dia útil.
	de Declaração de inexistência de movimento	Para as competências de 01/2016 a 11/2019, a apuração quanto ao envio fora do prazo das declarações de inexistência de movimento era feita somente para os livros 1, 2, 3 e 4; A partir da competência 12/2019 – passou a ser apurado o envio fora do prazo da declaração de inexistência para natimorto (livro 5).

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

A pendência de Termos Faltantes indica quebra na sequencialidade de determinado livro de registros, ou seja, a ausência de termos intermediários. Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, e os termos faltantes são consultáveis através da tela Consulta à Situação Detalhada da Serventia por Competência. A lista de termos faltantes também é acessível mediante a funcionalidade Pendências Consolidadas da Serventia.

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Realizada uma das ações descritas, o sistema, após Apuração, deixará de detectar quebra na sequencialidade dos registros transmitidos, e, por consequência, a pendência de Termos Faltantes deixará de existir.

Atenção!

No caso de inclusão de um registro em atendimento a pendência “Termos Faltantes”, o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente na data da lavratura: para registros lavrados até 17/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo legal os registros inseridos no sistema após o dia 10 da competência seguinte; já para registros lavrados a partir de 18/06/2019, serão considerados como inseridos fora do prazo se enviados depois de decorrido um dia útil da lavratura (ou de cinco dias úteis, no caso de Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).

Atualmente, o Sirc está configurado para iniciar a busca por quebra de sequencialidade a partir do termo de valor mais baixo informado, pois, em tese, este é o primeiro termo informado pela Serventia quando iniciou o uso do sistema. Ou seja, se uma Serventia iniciou a transmissão de seus registros de Nascimento (Livro 1) ao Sirc em 11/2015, e o primeiro registro informado foi o de termo 2.500, o Sirc não apontará a ausência dos termos de 1 até 2.499.

Ocorre que, com a publicação da Lei nº 13.846/19 em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar Anotações, Averbações e Retificações realizadas – e, com isto, passaram a ter que inserir, eventualmente, registros antigos aos quais tais atos se referem.

Caso não tenha sido enviado os registros a partir de 10/12/2015, o Sirc apura até encontrar o primeiro enviado ainda que seja anterior a esse período. Por exemplo, o cartório encaminha o termo nº 2.500 lavrado em 18/06/2015. E, por força da Lei, incluiu o termo nº 600 com averbação lavrado em 10/12/1983. O Sirc verifica o nº 2.500 mas continua procurando os termos até 10/12/2015. Assim, o cartório deve mandar as informações dos registros que ocorreram entre 10/12/2015 a 17/06/2015. Caso contrário, será apontado o intervalo de termo faltante nº 601 até o 2.499. Quando incluir esse período faltante, não será mais verificado o termo nº 600 na sequencialidade.

Atenção!

O Sirc exibe informação de termos faltantes a partir do termo de número mais baixo inserido, no entanto, para fins de apuração de irregularidades, considera-se somente os termos faltantes a partir de 10/12/2015, enquanto o Comitê prepara o normativo a fim de dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19.

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

Para o correto gerenciamento da pendência de Termos Faltantes é imprescindível a compreensão dos conceitos de exclusão e da Justificativa de Ausência de Termos. O conceito de justificativa de ausência de termos encontra-se detalhado no item Justificativa de Ausência dos Termos. E, no Capítulo VII, podem ser consultados: Conceito e Fluxograma de Exclusão de Registros, e Conceito e Fluxograma de Justificativa de Ausência dos Termos.

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” ocorre quando a Serventia deixa de inserir no Sirc, para toda a competência, registros, anotações, averbações e retificações, para um determinado tipo de registro civil, e também deixa de incluir no sistema a Declaração de Inexistência de Movimento – ou seja, nem transmite as informações, nem declara que, para aquele mês, não houve nenhuma informação a ser transmitida. Nesta situação, o sistema não tem como concluir se a Serventia esqueceu-se de enviar os registros, anotações, averbações ou retificações, ou se efetivamente não havia nada a enviar.

Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, e também pode ser consultada através da funcionalidade Pendências Consolidadas da Serventia.

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Atenção!

No caso de inclusão de registros, anotações, averbações ou retificações em atendimento à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente na data da lavratura: para registros lavrados até 17/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo legal os registros inseridos no sistema após o dia 10 da competência seguinte; já para registros, anotações, averbações ou retificações lavrados a partir de 18/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo se enviados depois de decorrido um dia útil da lavratura (ou de cinco dias úteis, no caso de Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).

Atenção!

No caso de inclusão de Declarações de Inexistência de Movimento em atendimento à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente: para Declarações anteriores a 18/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo se enviadas após o dia 10 da competência seguinte; já para Declarações inseridas a partir de 18/06/2019, serão consideradas como enviadas fora do prazo se inseridas após o quinto dia útil da competência seguinte.

Atenção!

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” considera os tipos de registro civil: Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5). Ou seja, se, para uma dada competência, for lavrado um casamento no Livro 2, considera-se ter havido movimento para o tipo de registro Casamento, não sendo necessária inserção de Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 3, por se tratar do mesmo tipo de registro civil. Para Natimortos (Livro 5), a exigência de Declaração de Inexistência inicia-se a partir da competência 07/2019, com a publicação da Lei nº 13.846/2019. Entretanto, quanto as competências de 07/2019 a 11/2019 não serão consideradas em atraso, dado que a ferramenta ainda não tinha sido disponibilizada. A partir da competência 12/2019 deve seguir prazo de inserção da declaração de natimorto até o quinto dia útil. Não existe exigência de Declaração de Inexistência de Movimento para Livro 7 (Registros Transladados do Exterior)

Atenção!

A inclusão de Declaração de Inexistência de Movimento não impede que a Serventia, posteriormente, realize a inserção de registros, anotações, averbações e retificações. Neste caso a Declaração torna-se automaticamente sem efeito. Se desejar, a Serventia também pode excluir Declarações de Inexistência Indevidas, através da funcionalidade Excluir Declaração de Inexistência de Movimento.

A partir de 18/06/2019, (data da publicação da Lei nº 13.846/19) a ausência de dados obrigatórios (e de justificativa para tal ausência) passou a ser considerada uma pendência.

São dados obrigatórios, conforme a lei citada:

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Atenção!

Apesar de o nome do registrado não estar expressamente relacionado nos parágrafos, a Lei menciona que a “relação dos nascimentos, dos casamentos, dos óbitos e dos natimortos”, descrita no art. 68 da Lei n° 8.212/91, refere-se à relação nominal dos registros.

Atenção!

O usuário deverá se atentar para o cumprimento da obrigação legal, prestando todos os dados exigidos. Na hipótese de não constar no livro de registro as informações obrigatórias, a Serventia deverá justificar a ausência do dado obrigatório, situação em que o sistema deixará de apontar aquele registro na relação de pendências.

Atenção!

A irregularidade de dados obrigatórios incompletos sem justificativa pode ser acompanhada pelas funcionalidades “Situação da Serventia por Competência”, “Pendências Consolidadas da Serventia” ou “Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios”, todas disponíveis no menu “Funções de Serventia” do Sirc.

Data da Última Apuração é o momento no tempo (dia e hora) no qual o Sirc realizou a mais recente verificação da base de dados e atualizou as informações relativas à funcionalidade consultada. Assim, qualquer alteração realizada nos registros civis somente terá reflexos nos relatórios que dependam de Atualização se a data da alteração for anterior à Data da Última Apuração.

O campo “Data da Última Apuração” é apresentado pelo sistema sempre que a funcionalidade consultada depende da ação de atualização, tal como em “Pendências Consolidadas da Serventia”:

Atenção!

Conforme exposto, alterações realizadas na base de dados do Sirc só se refletem nas situações de regularidade após a ocorrência de nova apuração, ou seja, após atualização do campo “Data da Última Apuração”.

Pendências Consolidadas da Serventia

Funcionalidade que permite à Serventia consultar todas as suas pendências de uma única vez.

Para realizar a consulta, a Serventia poderá informar um dos parâmetros a seguir:

Clique em “Buscar” para consultar as pendências conforme os parâmetros de pesquisa inseridos.

Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.

Atenção!

A inserção dos parâmetros anteriormente citados é facultativa. Deixando-os em branco, o usuário realizará a consulta a todas as pendências da Serventia, de forma consolidada.

Realizada a busca, quando não retornar resultado com pendências, o sistema apresentará a seguinte tela, e disponibilizará relatório informando que não constam pendências para a serventia:

Retornando, a busca, com alguma pendência, o sistema apresenta tabela contendo as pendências correspondentes aos critérios de pesquisa informados:

Havendo células cujo conteúdo é maior do que a capacidade de exibição em tela, as informações serão indicadas em fonte de cor verde, seguido do sinal de reticências (…). Para visualizar todo o conteúdo da célula, o usuário pode clicar sobre o conteúdo da própria célula (abre-se nova janela pop-up com a mesma tabela, com o conteúdo em negrito, e com barra de rolagem que permite a consulta a todas as informações), ou clicar sobre o botão “Expandir Linha” (O conteúdo é apresentado todo em tela, de forma expandida).

Atenção!

As pendências apresentadas na tabela são atualizadas com base na “Data da Última Apuração” indicada logo acima da tabela. Assim, novas pendências decorrentes de ações realizadas após esta data e hora, bem como correções de pendências apontadas, somente geram reflexos na tabela após a ocorrência de nova Atualização.

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

Para as colunas que indicam pendências de termos faltantes, são listados os intervalos de termos ausentes. O sistema indica, ainda, para qual acervo tal intervalo está faltando. Sugere-se que o filtro de intervalo de competências sejam preenchidos a partir de janeiro de 2016, a fim de que não sejam exibidas pendências com grandes intervalos dada as informações de averbações, anotações e retificações – termos anteriores a 10/12/2015.

Isso porque, com a publicação da Lei nº 13.846/19 em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar Anotações, Averbações e Retificações realizadas – e, com isto, passaram a ter que inserir, eventualmente, registros antigos aos quais tais atos se referem. Com isto, ao inserir um registro de termo mais baixo, o Sirc passará a apontar a falta de todos os termos intermediários.

Caso não tenha sido enviado os registros a partir de 10/12/2015, o Sirc apura até encontrar o primeiro enviado ainda que seja anterior a esse período. Por exemplo, o cartório encaminha o termo nº 2.500 lavrado em 18/06/2015. E, por força da Lei, incluiu o termo nº 600 com averbação lavrado em 10/12/1983. O Sirc verifica o nº 2.500 mas continua procurando os termos até 10/12/2015. Assim, o cartório deve mandar as informações dos registros que ocorreram entre 10/12/2015 a 17/06/2015. Caso contrário, será apontado o intervalo de termo faltante nº 601 até o 2.499. Quando incluir esse período faltante, não será mais verificado o termo nº 600 na sequencialidade.

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

Exemplo de intervalo de termo faltante:

Nascimentos, Acervo 01: 33 até 37 – Indica que estão faltando os termos 33, 34, 35, 36 e 37 do acervo 01 do tipo de registro Nascimento (Livro 1).

Atenção!

Todos os registros de civis lavrados a partir de 10/12/2015 devem ser enviados ao Sirc, enquanto o Comitê prepara o normativo a fim de dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19. Para verificar as pendências de termos faltantes da competência 12/2015, referente aos dias 10 a 31, a serventia tem a possibilidade de efetuar a busca informando a referida competência nos filtros “Competência Inicial e Final” da funcionalidade de “Pendências Consolidadas da Serventia” ou utilizando a funcionalidade de “Situação da Serventia por Competência”. Em ambos os casos, aparecerão todos termos faltantes da competência, devendo o responsável verificar quais foram lavrados a partir de 10/12/2015.

Atenção!

Para regularização da pendência de Termos Faltantes, devem ser inseridos os registros (caso tratem-se de efetivos registros civis), ou justificada a ausência dos termos (caso não se tratem de registros civis, como transporte/transposição, por exemplo).

Para as colunas que indicam pendências de Competência sem informação são listadas a competência (ou intervalo de competências) para as quais inexistem movimento (registros, anotações, averbações ou retificações) nem Declaração de Inexistência de Movimento.

Exemplo:

Nascimentos, Competências sem Informação: 04/2019 a 06/2019 – Indica que para as competências 04/2019, 05/2019 e 06/2019 não foram informadas movimentações relativas a nascimentos (registros, anotações, averbações ou retificações), nem inserida Declaração de Inexistência de Movimento para este tipo de registro (Livro 1).

Atenção!

Para regularização da pendência de Competências sem Informação devem ser transmitidos os movimentos do mês (registros, anotações, averbações ou retificações), se existentes, ou, caso inexista movimento, devem ser inseridas as correspondentes Declarações de Inexistência de Movimento.

Atenção!

A Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 5 (Natimorto) passou a ser exigida por lei somente a partir de 18/06/2019, por conta das alterações trazidas pela Lei nº 13.846/2019. Para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior) tal Declaração segue dispensada.

Na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa”, o sistema traz a quantidade de termos por tipo de registro que apresentam dados obrigatórios não preenchidos e sem justificativa para a ausência da informação.

Ao clicar no link de cada um dos tipos de registros, o usuário será direcionado à tela em que será possível verificar todos os termos enquadrados na situação de dados obrigatórios incompletos, além do detalhamento de qual dado está faltando:

Atenção!

Na tela de detalhamento das Pendências de Dados Obrigatórios Incompletos Sem Justificativa, os termos com ausência justificada e/ou excluídos após a data da última apuração de pendências deixarão de ser exibidos, haja vista não mais constarem na base do Sirc nem serem passíveis de correção. Apesar disso, a quantidade de registros exibidos na tela inicial da funcionalidade não será modificada até a próxima apuração. Como consequência, nesta situação, a somatória dos registros listados na tela de detalhamento – dados obrigatórios faltantes sem justificativa com os registros já solucionados – não será igual à quantidade de termos exibidos na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” da tela inicial da funcionalidade de “Pendências Consolidadas da Serventia”.

Nesta tela, o usuário terá a possibilidade de consultar e/ou alterar um termo, bem como de inserir justificativa em um ou vários termos (justificativa em bloco).

Para consultar os detalhes de um determinado registro, basta clicar no botão da coluna “Consultar”:

O sistema remeterá à tela de consulta do registro, conforme descrito nos itens Consultar os Dados de um Registro de Nascimento, Consultar os Dados de um Registro de Casamento e Consultar os Dados de um Registro de Óbito ou Natimorto.

Na tela de consulta, os dados obrigatórios incompletos são relacionados no quadro “Informações Faltantes” e ficam com o fundo amarelo caso não haja justificativa:

Havendo justificativa, o texto contido no quadro de “Informações Faltantes” é apresentado com o fundo azul, além de exibir a palavra “Justificado” após a descrição dos dados faltantes:

A serventia poderá utilizar o botão da coluna “Alterar” para efetuar a complementação do registro, incluindo os dados faltantes, mediante confrontação dos dados existentes no livro de registros:

O sistema remeterá à tela de alteração do registro, conforme descrito nos itens Alterar um Registro de Nascimento, Alterar um Registro de Casamento e Alterar um Registro de Óbito ou Natimorto.

Após a alteração com a complementação dos dados obrigatórios faltantes, o sistema retorna a mensagem “O registro de matrícula XXX foi alterado com sucesso”.

Caso todos os dados faltantes tenham sido incluídos, o registro passa a constar no quadro de “Pendências Consolidadas Solucionadas” até a próxima apuração:

Por outro lado, verificada a inexistência dos dados obrigatórios no livro de registros, a serventia deverá incluir justificativa para determinado registro, a fim de que o sistema Sirc deixe de apontá-lo na lista de pendências. Neste caso, o usuário poderá selecionar um ou mais registros e clicar no botão “Justificar selecionados”, disponível no final da tabela:

O usuário será direcionado à tela de confirmação, com o quadro “Confirmar justificativa em bloco”, no qual serão exibidos os termos selecionados e o quadro “Justificativa de Ausência de Campos Obrigatórios em Lei”, com a tabela e o campo para descrição das justificativas.

Após selecionar e/ou incluir o texto de justificativa, deverá clicar no botão “Confirmar Justificativa”:

Sendo confirmada a justificativa, o sistema retorna a mensagem “XX registro(s) justificados com sucesso” e passa a exibir os registros justificados no quadro de “Pendências Consolidadas Solucionadas” até a próxima apuração:

Atenção!

A complementação dos dados obrigatórios faltantes ou inclusão de justificativa fora do prazo legal – 1 (um) dia útil contado da data de lavratura do registro – implicará na irregularidade de “Envio Fora do Prazo”, razão pela qual deve a serventia verificar as pendências diariamente.

A somatória dos registros exibidos no quadro de Pendências Consolidadas Solucionadas com a quantidade de registros relacionados na tabela de dados obrigatórios faltantes sem justificativa deve ser igual à quantidade exibida na tela inicial da funcionalidade de “Pendências Consolidadas da Serventia”, exceto no caso de ter havido justificativa de ausência de termo ou exclusão de algum dos termos após a data da última apuração de pendências.

No exemplo acima, verifica-se que 5 (cinco) registros foram solucionados – 1 (um) complementado e 4 (quatro) justificados – e ainda existem 38 (trinta e oito) com dados incompletos e sem justificativa, totalizando 43 (quarenta e três) registros que fizeram parte da última apuração de pendências.

Atenção!

A quantidade de registros exibidos na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” da funcionalidade “Pendências Consolidadas da Serventia” somente será atualizada após nova apuração das pendências. Ou seja, ainda que algumas ou todas as pendências de dados obrigatórios incompletos sem justificativa sejam solucionadas, a quantidade de registros exibida na referida coluna continuará a mesma até a próxima apuração.

Para consultar os detalhes dos termos com dados obrigatórios faltantes já solucionados, basta clicar no link disponibilizado dentro do quadro “Pendências Consolidadas Solucionadas”, situação em que serão exibidas as matrículas, datas de registro e inserção, dados obrigatórios incompletos e a indicação da existência da justificativa, além da possibilidade de consultar e alterar os registros em questão.

Observe que os registros solucionados com a inclusão de todos os dados obrigatórios são exibidos com a coluna “Dados Obrigatórios Incompletos” em branco. Da mesma forma, a coluna “Justificado” aparece vazia para os registros sem justificativa, pois foi solucionado pela inclusão dos dados faltantes.

Caso um registro que foi relacionado nas Pendências Consolidadas de Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa seja alterado para judicial após a data da última apuração de pendências, este registro passará a constar no quadro de “Pendências Consolidadas Solucionadas” até a nova apuração, visto que não são exigidos os dados obrigatórios para os registros judiciais. Por óbvio, se os referidos dados constarem do livro de registros, estes devem ser informados também no Sirc.

Atenção!

A tela de “Pendências Consolidadas de Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” abrange somente os registros lavrados a partir de 18/06/2019, data da publicação da Lei n° 13.846/2019, que alterou o art. 68 da Lei n° 8.212/91.

Atenção!

Após nova apuração das pendências, os registros solucionados no período de vigência da apuração anterior deixam de ser exibidos, dando lugar aos registros que serão solucionados após a nova apuração.

A qualquer momento, o usuário tem a opção de salvar a tabela em formato de planilha, em arquivo editável, com todos os registros ainda pendentes de dados obrigatórios incompletos sem justificativa. Para tanto, deve comandar o botão “Gerar Relatório”, disponível no final da página.

Registros Enviados Fora do Prazo

A publicação da Lei nº 13.846/2019 em 18/06/2019 trouxe significativa alteração no prazo para envio dos registros civis ao Sirc. Ao dar nova redação ao artigo 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, determinou que o envio dos registros sejam transmitidos em um dia útil, admitindo-se o prazo de cinco dias úteis para Municípios em que não haja provedor de internet ou de qualquer meio de acesso à internet.

Até 17/06/2019, dia imediatamente anterior à publicação da Lei nº 13.846/19, a legislação previa como prazo máximo o dia 10 do mês seguinte ao qual o registro fora lavrado. O mesmo prazo máximo era previsto pelo § 1º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19, ainda que indicasse que tal transmissão deveria ocorrer, de preferência, diariamente.

PRAZO PARA ENVIO DOS REGISTROS CONFORME A DATA DA LAVRATURA
PERÍODO	PRAZO	PREVISÃO LEGAL
Até 17/06/2019	Até dia 10 da competência seguinte (de preferência diariamente)	Antiga redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91 Artigo 8º do Decreto nº 9.929/19
A partir de 18/06/2019	Um dia útil (com Internet) Cinco dias úteis (sem Internet)	Nova redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91 dada pela Lei nº 13.846/2019

Visando auxiliar a Serventia na análise do cumprimento desta exigência legal, o Sirc disponibiliza a funcionalidade “Registros Enviados Fora do Prazo”. Através desta ferramenta, o usuário pode consultar, mediante parâmetros, a lista de registros enviados fora do prazo legal:

Podem ser utilizados como parâmetro de busca:

Atenção!

Os parâmetros de busca apresentados são todos facultativos. Para obter a lista completa de registros enviados fora do prazo, basta não informar outros parâmetros além dos já preenchidos pelo sistema. Neste caso, a consulta retornará todas as informações de registros enviados fora do prazo no Sirc, inclusive os anteriores a Lei nº 13.846/19. No resultado da consulta, a coluna “Tempo de Envio (Dias Úteis)” não será exibido preenchimento para informações anteriores a 18/06/2019.

Clique em “Buscar” para listar os registros enviados fora do prazo que correspondam aos parâmetros de busca inseridos.

Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.

Como resultado, o sistema apresenta uma tabela para cada tipo de registro, nas quais informa-se, na primeira linha, o quantitativo de registros com envio fora do prazo para aquele tipo, e, em seguida, a lista com seus dados principais. Além disso, abaixo das tabelas citadas, é exibido um quadro resumo dos quantitativos da serventia:

É possível ordenar os resultados clicando no nome de cada coluna das tabelas.

Considerando que antes da publicação da Lei nº 13.846/19 (até 17/06/2019) o prazo não se contava em dias úteis, a coluna “Tempo de Envio (Dias Úteis)” não apresentará informação na situação em que o registro enviado fora do prazo possuir data de lavratura anterior a 18/06/2019:

Já para registros enviados fora do prazo com lavratura a partir de 18/06/2019 o tempo de envio em dias úteis é apresentado:

Em ambos os exemplos acima apresentados, os registros foram inseridos fora do prazo:

Esta funcionalidade responde à Data da Última Atualização – ou seja, suas informações não são atualizadas imediatamente, mas sim após a ocorrência de nova apuração pelo sistema. O conceito de Data da Última Apuração encontra-se detalhado no item Data da Última Apuração.

Clique sobre “Gerar Relatório” para salvar as informações de tela em arquivo, se desejar.

Justificativa de Infrações

Nos casos de comprovada impossibilidade de cumprimento do artigo 68 da Lei nº 8.212/91 por motivo justificável, o INSS incluir justificativa administrativa para as infrações apuradas, com o fim de que sejam desconsideradas nas apurações.

São passíveis de justificativa as seguintes infrações:

1. Envio Fora do Prazo Legal, referente à:
   1. Registros Civis
   2. Dados Obrigatórios ou Justificativa
   3. Anotações, Averbações e Retificações
   4. Declarações de Inexistência de Movimento
2. Termos Faltantes
3. Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa

Atenção!

Serventias ativas e com atribuição de RCPN devem enviar os registros de cada competência ou informar que não houve movimento para cada tipo de registro.
Já as inativas ou sem atribuição de RCPN, ficam desobrigadas de enviar a declaração de inexistência de movimento para o período de inatividade. Nesses períodos (de inatividade ou de inexistência de atribuição de RCPN), somente serão geradas infrações para anotações, averbações e retificações enviadas fora do prazo.

Na ocorrência de alguma situação que justifique o não cumprimento legal, o Cartório deve entrar em contato com a Gerência Executiva do INSS de sua abrangência para solicitar a inclusão da justificativa administrativa no Sirc, mediante a apresentação de documentação que justifique a impossibilidade do cumprimento do prazo, da sequencialidade ou das informações obrigatórias.

Para apresentar a justificativa, é importante que o Cartório guarde cópias das telas de erro (prints), quando for o caso, ou o número do chamado aberto junto à Dataprev (sistema Pronto). Seguem algumas orientações nesse sentido:

1. O cartório deve possuir cópia das telas (prints), seja do Sirc Web ou de seu sistema próprio, comprovando a tentativa de envio tempestivo e o erro impeditivo. Quando não possuir as telas, como por exemplo nos casos de não envio por pendência na solicitação de acesso, deve ter documento que comprove que realizou a solicitação em tempo de envio das informações que pretende justificar
2. O Cartório deve procurar o servidor do INSS (por e-mail, telefone ou mensagem de aplicativo) ou registrar chamado no Pronto dentro do prazo de envio do registro, comprovando a tentativa de contornar a situação
3. Se houver indisponibilidade geral do Sirc, deve ser apresentado o número do chamado
4. O Cartório pode ainda apresentar alguma documentação da Corregedoria, se houver, no sentido de comprovar impossibilidade de envio naquele período ou quanto à sequencialidade

Exemplos de casos possíveis de serem justificados:

• Necessidade de exclusão e reinclusão de matrícula com erro, quando o Cartório encaminhou as informações no prazo, mas, por algum motivo, teve que excluir o registro e inseri-lo novamente
• Quando não é possível refletir o Livro de Registros no sistema por ter sido reiniciada a numeração sequencial ou não tenha sido possível segui-la (a sequencialidade) por algum motivo, como erros do sistema do cartório, por exemplo (solicitar a inclusão de justificativa administrativa apenas nos casos em que o intervalo apurado seja muito grande, a ponto de inviabilizar a utilização da funcionalidade de Justificativa de Ausência de Termos, considerando que esta possui um limite de 30 termos por operação)
• Caso não tenha sido possível obter o acesso ao Sirc ou renovar a senha
• Quando a concessão de acesso depender da migração de dados do Sirc ou do CNJ, seja pela informação de algum dado incorreto ou pela ocorrência de erro na migração
• Casos de instabilidade ou inoperância do Sirc superiores a duas horas, com incidente grave registrado pela Dataprev

São exemplos de casos que não podem ser justificados:

• Quando o Cartório não conseguiu encaminhar as informações em razão de alta demanda / falta de funcionários
• Quando não foi realizado contato com o INSS, não foi registrado chamado e nem houve tentativa de envio no período a ser justificado

Os Cartórios conseguem consultar, através desta ferramenta, tudo aquilo que foi apurado como irregularidade no Sirc, além de poder conferir também aquilo que já teve justificativa lançada pelo INSS.

Utilizam-se os filtros de pesquisa para localizar as infrações por datas, matrícula, termos, tipo ou situação de tratamento:

Avisos e Comunicações de Pendências

Atualmente, no segundo dia útil de cada mês, o sistema realiza automaticamente uma varredura em sua base e, se identificar que não houve movimentação (inserção de registros, anotações, averbações ou retificações) nem inserção de Declaração de Inexistência de Movimento para algum dos tipos de registro (Nascimento, Casamento, Óbito ou Natimorto) encaminha automaticamente mensagem de correio eletrônico à Serventia, alertando sobre a falta da informação.

De forma similar, no sétimo dia útil de cada mês o sistema realiza ação semelhante e, se detectar Pendências (Termos Faltantes e competências sem informações) para algum dos Livros (Nascimento Livro 1, Casamento Livros 2 e 3, Óbito Livro 4, ou Natimorto Livro 5) encaminha automaticamente mensagem de correio eletrônico à Serventia, alertando sobre tais pendências. As pendências referem-se ao período da competência de 01/2016 até o envio da comunicação e não somente relativo a competência anterior ao aviso.

O envio dos avisos é sistêmico (automático), porém a Serventia tem a opção de consultar os avisos já enviados, acessando o Menu “Funções da Serventia” e clicando em “Avisos e Comunicações de Pendências”. O sistema apresentará apenas a opção de preenchimento da competência desejada:

Para consultar os alertas de envio já enviados, basta informar a Competência Inicial e a Competência Final, clicando na figura do calendário e selecionar o mês e o ano e clicar em fechar, ou digitar a data sem ponto ou barra, ou informar somente a Competência a ser consultada (é obrigatório optar por uma destas alternativas).

Se desejar, o usuário pode escolher visualizar apenas e-mails com Tipo de Comunicação “Não movimentação” ou “Pendências”.

Clicar em “Buscar” para efetuar a consulta.

Clicar em “Voltar” para retornar a tela anterior.

A tela retornada contém, além da identificação da serventia, as competências pesquisadas, os tipos de registros que, naquela competência, contém a notificação, a data do envio do e-mail, o endereço de e-mail utilizado automaticamente pelo sistema, e a opção de visualizar o conteúdo do e-mail enviado:

A tabela informa para qual endereço eletrônico as mensagens estão sendo remetidas. Tal informação migra automaticamente da base de dados do Conselho Nacional de Justiça – Página da Justiça Aberta. Em caso de divergências, a serventia deve efetuar a atualização cadastral através do endereço https://www.cnj.jus.br/corporativo/, utilizando-se de senha fornecida pela Corregedoria Geral de Justiça estadual jurisdicionante.

Para consultar um determinado aviso, basta clicar sobre o ícone correspondente nas colunas “Visualizar Email de Não Movimentação” ou “Visualizar Email de Pendências”, conforme o caso. O conteúdo do e-mail encaminhado é apresentado em tela:

Clicar em “Voltar” para retornar à tela anterior.

Atenção!

Os avisos e comunicações relacionam as pendências a partir da competência 01/2016.

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

Atenção!

Ressalte-se que o Aviso de Comunicações e Pendências é uma funcionalidade auxiliar no alerta às Serventias sobre o provável não cumprimento de algumas de suas obrigações legais, não implicando, no entanto, em dizer que a Serventia não possua outras pendências a serem regularizadas.