Situação da Serventia por Competência

Esta funcionalidade permite à serventia realizar o gerenciamento de sua situação perante a legislação vigente no que se refere à transmissão dos registros civis lavrados ao Sirc, de forma completa, correta e contemporânea.

Até 17/06/2019, dia imediatamente anterior à publicação da Lei nº 13.846, de 18 de Junho de 2019 (que alterou o artigo 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991), a Situação de uma serventia perante o Sirc levava em consideração se o prazo de envio havia sido atendido – até o dia 10 da competência subsequente à da lavratura (antiga redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91) –, se constavam registros faltantes na sequencialidade e, ainda, no caso de inexistência de movimento para registros dos livros 1, 2, 3 e 4, ou seja, nascimentos, casamentos e óbitos, se as Declarações de Inexistência de Movimento haviam sido transmitidas dentro do prazo legal – até o dia 10 da competência subsequente à ausência de movimento.

A partir de 18/06/2019, data da publicação da Lei nº 13.846/2019, a Situação de uma serventia perante o Sirc passou a levar em consideração o prazo legal de um dia útil (nova redação do artigo 68 da Lei nº 8.212/91) para envio dos registros, admitindo-se a remessa no prazo de até cinco dias úteis para Municípios que não dispõem de provedor de internet ou qualquer meio de acesso à internet. Além disso, continuou sendo verificada a falta de registros na sequencialidade, bem como a falta do envio da Declaração de Inexistência de Movimento, no caso de ausência de registros lavrados na competência, que passou a ser feita também para o livro 5, ou seja, para registros de Natimortos. O prazo para a inserção de todas as Declarações de Inexistência de Movimento (nascimento, casamento, óbito e natimorto) foi alterado para o quinto dia útil da competência subsequente à ausência de movimento.

Também a partir de 18/06/2019, passou a ser obrigatória a transmissão, no prazo de um dia útil, das anotações, averbações e retificações realizadas em registros de qualquer um dos Livros (inclusive do Livro 7 – Registros Transladados do Exterior), admitindo-se o prazo de cinco dias úteis para Municípios em que não dispõem de provedor de internet ou qualquer meio de acesso à internet.

Desta forma, evidencia-se que as regras quanto à situação das serventias sofreu mudanças substanciais a partir da publicação da Lei nº 13.846, de 18 de junho de 2019, conforme sintetiza-se no quadro a seguir:

ALTERAÇÃO NOS PRAZOS DE ENVIO DECORRENTES DA LEI Nº 13.846/2019
ASSUNTO	ATÉ 17/06/2019	A PARTIR DE 18/06/2019
Prazo para envio dos registros de Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5) e Transladados do Exterior (Livro 7)	Até dia 10 da competência seguinte	Um dia útil (admitindo-se até cinco dias úteis para Serventias em Municípios sem Internet)
Prazo para envio de Anotações, Averbações e Retificações	Não se exigia o envio	Um dia útil (admitindo-se até cinco dias úteis para Serventias em Municípios sem Internet)
Prazo para inserir Declaração de Inexistência de Movimento no caso de não ter havido lavratura de registros nem Anotações, Averbações e Retificações de algum dos tipos	Até dia 10 da competência seguinte	Quinto dia útil da competência seguinte
Exigência de Declaração de Inexistência Também para o tipo de Registro Natimorto	Não se exigia o envio	Quinto dia útil da competência seguinte

A Lei nº 13.846/19 também trouxe substancial incremento quanto aos dados mínimos exigidos para cada tipo de registro:

A redação anterior do art. 68 da Lei nº 8.212/91, listava somente informações relativas aos registros de óbito, sendo exigido a filiação, data e local de nascimento da pessoa falecida, além de, ao menos, mais um documento entre PIS/PASEP/NIT, número de benefício previdenciário, CPF, Carteira de Identidade e órgão emissor, título de eleitor, dados de Certidão Civil de Nascimento ou Casamento, ou Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS.

A seguir tem-se uma tabela sintetizando os dados mínimos exigidos a partir da publicação da Lei nº 13.846/19:

DADOS MÍNIMOS EXIGIDOS PARA CADA TIPO DE REGISTRO CONFORME LEI Nº 13.846/2019 – A PARTIR DE 18/06/2019
TIPO DE REGISTRO	DADOS OBRIGATÓRIOS		DADOS OBRIGATÓRIOS, ACASO DISPONÍVEIS
Nascimento	Do registrado: Nome* CPF Sexo Data de nascimento UF/Município de nascimento	Da filiação: Nome completo CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade	–
Casamento	Dos cônjuges: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade		Dos cônjuges: PIS/PASEP/NIT Número de benefício RG Título de eleitor CTPS
Óbito	Do falecido: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade		Do falecido: PIS/PASEP/NIT Número de benefício RG Título de eleitor CTPS
Natimorto	Do registrado: –	Da filiação: Nome completo CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade	Do registrado: Nome* CPF Sexo Data de nascimento Naturalidade
*Apesar de o nome do registrado não estar expressamente relacionado naos parágrafos, a Lei menciona que a “relação dos nascimentos, dos casamentos, dos óbitos e dos natimortos”, descrita no art. 68 da Lei n° 8.212/91, refere-se à relação nominal dos registros.

Atenção!

Apesar de a lei não mais exigir como obrigatória a informação de dados relativos à filiação do falecido (redação anterior do artigo 68 da Lei nº 8.212/91), estas são extremamente importantes para fins de cessação de benefícios junto ao INSS, visto que o nome da mãe é critério básico de batimento. Assim, é muito importante que a Serventia informe o nome e sexo das filiações, sempre que disponível, para evitar recebimentos indevidos de benefícios após o óbito.

Atenção!

A previsão legal dos dados indicados como “obrigatórios, acaso disponíveis” significa que, caso o dado seja apresentado ao registrador civil durante a lavratura, ou esteja disponível mediante consulta a sistemas eletrônicos, o mesmo deve ser obrigatoriamente informado ao Sirc.

Pelo exposto, é possível verificar que a data de 18/06/2019 é um marco importante a ser considerado na análise de regularidade da situação da Serventia, visto as mudanças substanciais quanto às exigências legais, de modo que a análise de regularidade da serventia por parte do Sirc também se divide em dois momentos: até 17/06/2019 (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19), e a partir de 18/06/2019 (publicação da referida lei).

São consideradas irregularidades pelo Sirc, para períodos até 17/06/2019, (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19):

a) Registros Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5:

b) Envio Fora do Prazo Legal: Envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente à época, ou seja, décimo dia do mês imediatamente posterior à lavratura. (Não se aplica aos cancelamentos e reversões de cancelamentos):

c) Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Trata-se de irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao Sirc que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Não se aplica tal obrigatoriedade aos livros de tipo 5 e 7 até 17/06/2019:

Ressalta-se que, a partir da versão 6.4.0, de 27/06/2017, não se considera a quebra na sequencialidade como irregularidade para o livro 7 (livro E, utilizado pelas serventias que lavram registros civis do exterior). Isso porque o livro 7 abrange vários tipos de registros civis bem como outros tipos de registros como interdições, tutelas que afetam a sequencialidade dos termos a serem informados no Sirc.

Atenção!

É importante ressaltar que os tipos de pendência “Registros Faltantes” e “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, sejam ou não passíveis de regularização, devem necessariamente serem sanados pela Serventia.

São consideradas irregularidades pelo Sirc, para períodos a partir de 18/06/2019 (data da publicação da Lei nº 13.846/19):

• Registros Faltantes: Ausência de termos, ou seja, quebra na sequencialidade relativamente aos livros tipo 1, 2, 3, 4 e 5.
• Envio Fora do Prazo Legal:
  • Registros Civis: envio de registro em data posterior à determinada na legislação vigente, ou seja, um dia útil (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).
  • Declaração de Inexistência de Movimento: envio da declaração de inexistência de movimento após o prazo de até o quinto dia útil do mês subsequente. Apesar de ser obrigatório o envio da declaração para o livro 5 (Natimorto) a partir de 18/06/2019, devem ser encaminhadas as declarações de inexistência a partir da competência 07/2019 e o envio fora do prazo está sendo apurado a partir da competência 12/2019.
  • Dados obrigatórios ou Justificativa: envio de dados obrigatórios após o prazo de um dia útil a partir da lavratura do registro (ou de até cinco dias úteis para Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet). Apesar de o Sirc ter disponibilizado a consulta dos dados obrigatórios faltantes na versão do dia 04/12/2019, a apuração do envio fora do prazo iniciou a partir de 1º/08/2020.
  • Anotações, Averbações e Retificações: envio de informações relativas a anotação, averbação e retificação enviados sem observar o prazo de um dia útil. Para as anotações, averbações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc. Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020. Para os registros efetuados a partir 1º/08/2020, será considerado o prazo de um dia útil.
• Sem informações de registros e sem declaração de inexistência de movimento: Irregularidade decorrente da ausência total de envio de registros de um determinado tipo e de Declaração de Inexistência de Movimento, ou seja, significa que a Serventia não comunicou nenhum registro daquele tipo e também não informou ao Sirc que não houve lavratura daquele registro deste tipo, naquela competência. Passa a se aplicar também ao livro 5 (Natimortos) a partir de 18/06/2019. Continua dispensada para o livro 7 (Registros Transladados do Exterior). São considerados também movimentos as notações, averbações e retificações inseridas naquela competência. Não será considerado como movimento a inclusão de justificativa de ausência de termo bem como a reversão da justificativa
• Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa: irregularidade decorrente da não prestação de um ou mais dados obrigatórios por lei para os registros de nascimento, casamento, óbito e natimorto, bem como ausência de eventual justificativa.

QUADRO DOS MARCOS DAS IRREGULARIDADES NO SIRC
IRREGULARIDADE		MARCO
Termos Faltantes		Apuração a partir de 10/12/2015. Sugere-se utilizar filtro a partir de 01/2016 – mês cheio – e, caso seja verificado termos faltantes lavrados a partir de 10/12/2015, deverá incluí-los;
Sem informação de registro e sem declaração de inexistência de movimento		Para as competências de 01/2016 até 06/2019 – somente para livros 1, 2, 3 e 4; A partir de 07/2019 – além dos livros 1, 2, 3 e 4, passou a exigido também para natimorto (livro 5).
Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa		Apuração a partir de 18/06/2019. Sugere-se utilizar filtro a partir de 06/2019, desconsiderando os registros lavrados antes de 18/06/2019.
Envio Fora do prazo	de Registros	A apuração considera os registros lavrados a partir de 10/12/2015.
	de Dados obrigatórios ou justificava	Consulta disponibilizada em 04/12/2019. Apuração do envio fora do prazo a partir de 1º/08/2020.
	de Averbação, anotação e retificação	Para as averbações, anotações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc; Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020; e Para registros efetuados a partir 1º/08/2020, será apurado o envio fora prazo considerando o prazo de um dia útil.
	de Declaração de inexistência de movimento	Para as competências de 01/2016 a 11/2019, a apuração quanto ao envio fora do prazo das declarações de inexistência de movimento era feita somente para os livros 1, 2, 3 e 4; A partir da competência 12/2019 – passou a ser apurado o envio fora do prazo da declaração de inexistência para natimorto (livro 5).

A consulta à Situação da Serventia por Competência pode ser realizada de duas formas:

a) Através do Menu “Funções da Serventia”, em “Situação da Serventia por Competência”:

b) Ou através da tela inicial, no botão de atalho “Situação da Serventia por Competência”:

Nos dois casos, o usuário é encaminhado para a tela a seguir:

Logo abaixo do título da tela, “Situação da Serventia por Competência”, o sistema apresenta a mensagem:

Atenção!

Até 17/06/2019 (véspera da publicação da Lei nº 13.846/19), o sistema não considerou como irregularidade a inexistência de movimento relativamente ao Livro 5 (Natimortos), ou seja, somente irregularidades do tipo “Termos Faltantes” e “Envio Fora do Prazo Legal” poderiam provocar marcação como Irregular para os registros relativos ao Livro 5 (Natimortos). Já para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior), nenhum tipo de irregularidade é considerada, exceto com relação às Averbações, Anotações e Retificações deste livro.

Atualmente, a funcionalidade Situação da Serventia por Competência disponibiliza ao usuário a situação de regularidade da Serventia para um dado período de competências e tipo de registro. Permite, também, consultar a lista de irregularidades consolidadas a partir da competência 01/2016.

Na tela inicial, são apresentadas as seguintes informações:

O quadro “Apuração em execução” apresenta a data e hora do início da apuração e a Fase da apuração:

O quadro “Pendências Consolidadas” apresenta um link para consulta a todas as pendências da serventia a partir de 01/2016 (10/12/2015 é a data limite para o início da utilização do Sirc).

Ao clicar no link, o usuário é direcionado para a tela “Consulta Sumarizada de Pendências Consolidadas da Serventia”, com parâmetro automático de Competência inicial 01/2016:

A partir desta tela, o usuário deve proceder como descrito no item Pendências Consolidadas da Serventia.

O usuário pode selecionar a opção “Voltar” para retornar à funcionalidade “Situação da Serventia por Competência”, e no quadro de Intervalo de Competências, para consultar a situação de regularidade em uma ou mais competência, o usuário deve informar:

Clique em “Buscar” para realizar a consulta.

Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.

O sistema retorna uma tabela como a da imagem a seguir:

São apresentados pela tabela os seguintes dados, para cada competência:

Clicando sobre o ícone “Consultar”, o usuário é direcionado à tela “Situação Detalhada da Serventia por Competência”.

Nesta consulta são apresentados dois quadros de quantificadores: (i) de registros e (ii) de Anotações, Averbações e Retificações.

No primeiro quadro – de Registros –, os quantificadores são: termos lavrados dentro e fora do prazo, termos cancelados, revertidos, faltantes e excluídos, registros com dados obrigatórios faltantes com justificativa e sem justificativa, além de registros com dados obrigatórios ou justificativa enviados fora do prazo.

No segundo quadro – de Anotações, Averbações e Retificações –, os quantificadores são: anotações dentro e fora do prazo, averbações dentro e fora do prazo e retificações dentro e fora do prazo.

Abaixo dos dois quadros de quantificadores, o sistema mostra um terceiro quadro indicando o número do último termo da competência anterior, além do primeiro e último termos relativos à competência detalhada:

Cada linha dos quadros em formato de tabela representa um tipo de livro ou acervo, se for o caso. Além disso, os quantificadores e termos exibidos levam em conta a data da última apuração das irregularidades indicada logo acima da tabela.

Quando houver ao menos um registro nos quadros, é possível clicar sobre o número e detalhar quais registros se referem aquele indicador.

Havendo irregularidades na competência detalhada, estas serão exibidas logo abaixo dos quantificadores e informações de primeiro e último termo enviados:

Note que é possível consultar os detalhes dos termos incluídos nos quadros de irregularidades, clicando no botão “Consultar”, disponível na última coluna de cada tabela.

Clique em “Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado” para gerar um arquivo com as informações da tela.

Clique em “Voltar” para retornar à tela anterior.

Clicando sobre o ícone “Histórico”, o usuário é direcionado à tela “Histórico da Situação de Serventia por Competência”:

Apresenta-se, nesta consulta, a situação atual daquela competência (primeiro quadro), e, se for o caso, a sequência de alterações na situação de regularidade (segundo quadro). As alterações de situação Regular para Irregular são acompanhadas da informação de irregularidade correspondente, na coluna “Infrações”. Já as alterações de situação Irregular para Regular, por sua própria natureza, não apresentam informação de infração. Através do botão Consultar é possível visualizar detalhes da infração descrita, ou da situação regular informada:

Clique em “Salvar ou Imprimir o Relatório Gerado” para gerar um arquivo com as informações da tela.

Clique em “Voltar” para retornar à tela anterior.

A compreensão do funcionamento do Histórico auxilia o usuário do sistema a rastrear ocorrências relacionadas a mudanças de situação de regularidade, sendo uma importante ferramenta de gestão.

Atenção!

O Histórico é atualizado somente quando, no momento de nova Apuração, o sistema detectar algum tipo de ação que provoque alteração na Situação de Regularidade da Competência.

Pendências são situações de irregularidade, apontadas pelos Relatórios de Situação da Serventia, que dependem de ação por parte da Serventia. Por exemplo: a ausência de um termo na sequência de determinado livro de registros, que precisa ser justificada pela Serventia.

Decorre da própria natureza das irregularidades o fato de que algumas podem ser sanadas (alterando-se a Situação de Irregular para Regular), e outras, não, dependendo de alguns fatores:

POSSIBILIDADE DE REGULARIZAÇÃO
IRREGULARIDADE	MOTIVO	POSSIBILIDADE DE REGULARIZAÇÃO
Termos Faltantes	Indica que um ou mais termos não foram inseridos no Sirc	→ Se os termos faltantes não se tratavam de efetivo registro civil: deve justificar a ausência dos termos mediante a funcionalidade Justificativa de Ausência de Termos que altera a situação da competência de Irregular para Regular, caso sejam somente esse caso faltante
		→ Se ao menos um dos termos faltantes se trata de efetivo registro civil: o envio tardio desse registro será suficiente para manter a Situação como Irregular, alterando-se a Irregularidade de “Termos Faltantes” para “Envio Fora do Prazo Legal”
Envio Fora do Prazo Legal	Indica que ao menos um (i) registro civil; (ii) anotação, averbação ou retificação; (iii) dado obrigatório ou justificativa ou (iv) a Declaração de Inexistência de Movimento foi incluído(a) após o prazo legal	→ Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pela natureza da pendência
Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento	Indica que não foi transmitido ao Sirc nenhum registro para aquela competência e Tipo de Registro Civil, tampouco foi inserida Declaração de Inexistência de Movimento	Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pois: → Se houve lavratura de ao menos um registro civil para aquela competência e tipo de registro, sua transmissão tardia fatalmente provocará a irregularidade “Envio Fora do Prazo Legal”, que não é sanável. → Se não houve lavratura de nenhum registro civil para aquela competência e tipo de registro, a transmissão tardia da Declaração de Inexistência de Movimento também provocará a irregularidade “Envio Fora do Prazo Legal”, não sanável.
Registro com dados obrigatórios incompletos e sem justificativa	Indica que não foi informado um ou mais dados obrigatórios por lei (para registros lavrados a partir de 18/06/2019), nem registrada justificativa para tal ausência	Não é possível alterar a Situação de Irregular para Regular, pois: → O envio do registro de forma completa deve ser realizado dentro do prazo legal. A inclusão tardia dos dados obrigatórios, ou a inclusão tardia de justificativa para sua ausência, são consideradas como infrações do tipo “Envio Fora do Prazo Legal”

QUADRO DOS MARCOS DAS IRREGULARIDADES NO SIRC
IRREGULARIDADE		MARCO
Termos Faltantes		Apuração a partir de 10/12/2015. Sugere-se utilizar filtro a partir de 01/2016 – mês cheio – e, caso seja verificado termos faltantes lavrados a partir de 10/12/2015, deverá incluí-los;
Sem informação de registro e sem declaração de inexistência de movimento		Para as competências de 01/2016 até 06/2019 – somente para livros 1, 2, 3 e 4; A partir de 07/2019 – além dos livros 1, 2, 3 e 4, passou a exigido também para natimorto (livro 5).
Dados obrigatórios incompletos e sem Justificativa		Apuração a partir de 18/06/2019. Sugere-se utilizar filtro a partir de 06/2019, desconsiderando os registros lavrados antes de 18/06/2019.
Envio Fora do prazo	de Registros	A apuração considera os registros lavrados a partir de 10/12/2015.
	de Dados obrigatórios ou justificava	Consulta disponibilizada em 04/12/2019. Apuração do envio fora do prazo a partir de 1º/08/2020.
	de Averbação, anotação e retificação	Para as averbações, anotações e retificações registradas no período de 18/06/2019 até 08/04/2020, foi fixado prazo até 30/12/2020 para envio ao Sirc; Para os registros efetuados no período de 09/04/2020 até 31/07/2020, foi fixado o prazo até 31/07/2020; e Para registros efetuados a partir 1º/08/2020, será apurado o envio fora prazo considerando o prazo de um dia útil.
	de Declaração de inexistência de movimento	Para as competências de 01/2016 a 11/2019, a apuração quanto ao envio fora do prazo das declarações de inexistência de movimento era feita somente para os livros 1, 2, 3 e 4; A partir da competência 12/2019 – passou a ser apurado o envio fora do prazo da declaração de inexistência para natimorto (livro 5).

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

A pendência de Termos Faltantes indica quebra na sequencialidade de determinado livro de registros, ou seja, a ausência de termos intermediários. Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, e os termos faltantes são consultáveis através da tela Consulta à Situação Detalhada da Serventia por Competência. A lista de termos faltantes também é acessível mediante a funcionalidade Pendências Consolidadas da Serventia.

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Realizada uma das ações descritas, o sistema, após Apuração, deixará de detectar quebra na sequencialidade dos registros transmitidos, e, por consequência, a pendência de Termos Faltantes deixará de existir.

Atenção!

No caso de inclusão de um registro em atendimento a pendência “Termos Faltantes”, o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente na data da lavratura: para registros lavrados até 17/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo legal os registros inseridos no sistema após o dia 10 da competência seguinte; já para registros lavrados a partir de 18/06/2019, serão considerados como inseridos fora do prazo se enviados depois de decorrido um dia útil da lavratura (ou de cinco dias úteis, no caso de Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).

Atualmente, o Sirc está configurado para iniciar a busca por quebra de sequencialidade a partir do termo de valor mais baixo informado, pois, em tese, este é o primeiro termo informado pela Serventia quando iniciou o uso do sistema. Ou seja, se uma Serventia iniciou a transmissão de seus registros de Nascimento (Livro 1) ao Sirc em 11/2015, e o primeiro registro informado foi o de termo 2.500, o Sirc não apontará a ausência dos termos de 1 até 2.499.

Ocorre que, com a publicação da Lei nº 13.846/19 em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar Anotações, Averbações e Retificações realizadas – e, com isto, passaram a ter que inserir, eventualmente, registros antigos aos quais tais atos se referem.

Caso não tenha sido enviado os registros a partir de 10/12/2015, o Sirc apura até encontrar o primeiro enviado ainda que seja anterior a esse período. Por exemplo, o cartório encaminha o termo nº 2.500 lavrado em 18/06/2015. E, por força da Lei, incluiu o termo nº 600 com averbação lavrado em 10/12/1983. O Sirc verifica o nº 2.500 mas continua procurando os termos até 10/12/2015. Assim, o cartório deve mandar as informações dos registros que ocorreram entre 10/12/2015 a 17/06/2015. Caso contrário, será apontado o intervalo de termo faltante nº 601 até o 2.499. Quando incluir esse período faltante, não será mais verificado o termo nº 600 na sequencialidade.

Atenção!

O Sirc exibe informação de termos faltantes a partir do termo de número mais baixo inserido, no entanto, para fins de apuração de irregularidades, considera-se somente os termos faltantes a partir de 10/12/2015, enquanto o Comitê prepara o normativo a fim de dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19.

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do Sirc. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes Sirc, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

Para o correto gerenciamento da pendência de Termos Faltantes é imprescindível a compreensão dos conceitos de exclusão e da Justificativa de Ausência de Termos. O conceito de justificativa de ausência de termos encontra-se detalhado no item Justificativa de Ausência dos Termos. E, no Capítulo VII, podem ser consultados: Conceito e Fluxograma de Exclusão de Registros, e Conceito e Fluxograma de Justificativa de Ausência dos Termos.

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” ocorre quando a Serventia deixa de inserir no Sirc, para toda a competência, registros, anotações, averbações e retificações, para um determinado tipo de registro civil, e também deixa de incluir no sistema a Declaração de Inexistência de Movimento – ou seja, nem transmite as informações, nem declara que, para aquele mês, não houve nenhuma informação a ser transmitida. Nesta situação, o sistema não tem como concluir se a Serventia esqueceu-se de enviar os registros, anotações, averbações ou retificações, ou se efetivamente não havia nada a enviar.

Tal pendência é indicada na tela de Situação da Serventia por Competência, e também pode ser consultada através da funcionalidade Pendências Consolidadas da Serventia.

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Atenção!

No caso de inclusão de registros, anotações, averbações ou retificações em atendimento à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento”, o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente na data da lavratura: para registros lavrados até 17/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo legal os registros inseridos no sistema após o dia 10 da competência seguinte; já para registros, anotações, averbações ou retificações lavrados a partir de 18/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo se enviados depois de decorrido um dia útil da lavratura (ou de cinco dias úteis, no caso de Serventias localizadas em Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet).

Atenção!

No caso de inclusão de Declarações de Inexistência de Movimento em atendimento à pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” o sistema verificará se a Serventia respeitou o prazo de envio, conforme legislação vigente: para Declarações anteriores a 18/06/2019, serão considerados como enviados fora do prazo se enviadas após o dia 10 da competência seguinte; já para Declarações inseridas a partir de 18/06/2019, serão consideradas como enviadas fora do prazo se inseridas após o quinto dia útil da competência seguinte.

Atenção!

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” considera os tipos de registro civil: Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5). Ou seja, se, para uma dada competência, for lavrado um casamento no Livro 2, considera-se ter havido movimento para o tipo de registro Casamento, não sendo necessária inserção de Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 3, por se tratar do mesmo tipo de registro civil. Para Natimortos (Livro 5), a exigência de Declaração de Inexistência inicia-se a partir da competência 07/2019, com a publicação da Lei nº 13.846/2019. Entretanto, quanto as competências de 07/2019 a 11/2019 não serão consideradas em atraso, dado que a ferramenta ainda não tinha sido disponibilizada. A partir da competência 12/2019 deve seguir prazo de inserção da declaração de natimorto até o quinto dia útil. Não existe exigência de Declaração de Inexistência de Movimento para Livro 7 (Registros Transladados do Exterior)

Atenção!

A inclusão de Declaração de Inexistência de Movimento não impede que a Serventia, posteriormente, realize a inserção de registros, anotações, averbações e retificações. Neste caso a Declaração torna-se automaticamente sem efeito. Se desejar, a Serventia também pode excluir Declarações de Inexistência Indevidas, através da funcionalidade Excluir Declaração de Inexistência de Movimento.

A partir de 18/06/2019, (data da publicação da Lei nº 13.846/19) a ausência de dados obrigatórios (e de justificativa para tal ausência) passou a ser considerada uma pendência.

São dados obrigatórios, conforme a lei citada:

Para atendimento a este tipo de pendência, a Serventia deve:

Atenção!

Apesar de o nome do registrado não estar expressamente relacionado nos parágrafos, a Lei menciona que a “relação dos nascimentos, dos casamentos, dos óbitos e dos natimortos”, descrita no art. 68 da Lei n° 8.212/91, refere-se à relação nominal dos registros.

Atenção!

O usuário deverá se atentar para o cumprimento da obrigação legal, prestando todos os dados exigidos. Na hipótese de não constar no livro de registro as informações obrigatórias, a Serventia deverá justificar a ausência do dado obrigatório, situação em que o sistema deixará de apontar aquele registro na relação de pendências.

Atenção!

A irregularidade de dados obrigatórios incompletos sem justificativa pode ser acompanhada pelas funcionalidades “Situação da Serventia por Competência”, “Pendências Consolidadas da Serventia” ou “Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios”, todas disponíveis no menu “Funções de Serventia” do Sirc.

Data da Última Apuração é o momento no tempo (dia e hora) no qual o Sirc realizou a mais recente verificação da base de dados e atualizou as informações relativas à funcionalidade consultada. Assim, qualquer alteração realizada nos registros civis somente terá reflexos nos relatórios que dependam de Atualização se a data da alteração for anterior à Data da Última Apuração.

O campo “Data da Última Apuração” é apresentado pelo sistema sempre que a funcionalidade consultada depende da ação de atualização, tal como em “Pendências Consolidadas da Serventia”:

Atenção!

Conforme exposto, alterações realizadas na base de dados do Sirc só se refletem nas situações de regularidade após a ocorrência de nova apuração, ou seja, após atualização do campo “Data da Última Apuração”.