Quando a serventia realiza uma lavratura, deve inserir nos campos do registro apenas informações conhecidas e que se refiram efetivamente ao campo preenchido. Informações como “Feto”, “Falecido”, “Desconhecido”, “Não existe”, não são dados a serem inseridos nos campos de um registro.
Atenção!
Ao lavrar um registro, a Serventia deve atentar para informar apenas dados nos campos correspondentes. Por exemplo: ao lavrar um registro do Livro 5 (Óbito de Natimortos), o campo Nome deve ser preenchido com o nome da criança falecida (caso os pais tenham optado por dar um nome ao filho falecido) ou deve ser deixado em branco. Jamais se deve digitar no campo Nome a palavra “Natimorto”, bem como qualquer outra que não seja o nome da criança.
A consulta de Registros com Nomes com Grafia Atípica foi desenvolvida para facilitar a identificação e correção desses eventuais erros de informação pela serventia. Caso a pesquisa identifique registros com a utilização de palavras reservadas nos nomes ou de nomes com grafia atípica, a serventia deve verificar se realmente a informação foi indevida e corrigi-los, aprimorando suas práticas de trabalho no sentido de evitar que novos erros desse tipo sejam cometidos.
A função de consulta aos registros com nomes com grafia atípica está acessível através do menu “Funções da Serventia”, opção “Registros com Nomes com Grafia Atípica”. Ao acessar essa funcionalidade, o sistema apresentará a seguinte tela:
O usuário pode realizar a pesquisa somente informando os campos referentes à matrícula do registro (Acervo, Ano, Tipo de Livro, Número do Livro, Número da Folha, Número do Termo ou Dígito Verificador).
Também é possível pesquisar por período de registro e de inserção, informando data inicial e/ou data final. Para informar as datas, clicar na figura do calendário e realizar a seleção ou digitar as datas sem ponto ou barra.
A pesquisa irá considerar todos os dados informados nos filtros, sendo possível assim mesclar intervalos de datas com algum dado relativo à matrícula do registro.
A seguir, a descrição de todos os filtros disponíveis:
Matrícula do Registro: digitar o número completo da matrícula ou qualquer um dos campos (por exemplo, apenas o número do termo);
Data Inicial do Registro / Data Final do Registro: clicar na figura do calendário e selecionar a data inicial e/ou final ou digitar a data de registro (lavratura) sem ponto ou barra;
Data Inicial de Inserção / Data Final de Inserção: clicar na figura do calendário e selecionar a data inicial e/ou final ou digitar a data de registro (lavratura) sem ponto ou barra;
Situação do(s) Registro(s): clicar na seta, selecionar entre as opções “Pendente” e “Tratado”, ou ainda, deixar sem seleção (em branco);
Pendente – trará todos os registros para os quais conste ainda pelo menos uma pendência de nome com grafia atípica não tratada.
Tratado – trará apenas os registros em que todas as pendências foram tratadas.
Sem seleção – exibe todos os registros, conforme os critérios informados na busca, para os quais foi detectado nome com grafia atípica e que estejam pendentes de tratamento ou já tiveram a pendência tratada.
Obs.: registros que em algum momento estiveram pendentes por conter nome com grafia atípica, mas que foram corrigidos mediante alteração do registro, não serão exibidos.
Tipo de Registro: clicar na seta, selecionar entre as opções “Nascimento”, “Casamento” e “Óbito”.
No campo Indicadores de Nomes, é possível selecionar o Critério de busca, entre as opções ‘E’ e ‘OU’.
A opção ‘E’ trará apenas registros que apresentem pelo menos todos os indicadores selecionados logo abaixo (outros indicadores poderão estar presentes também).
A opção ‘OU’ trará todos os registros que apresentem pelo menos um dos indicadores selecionados.
Abaixo do Critério de busca, selecionar o tipo de indicador que se deseja localizar, entre as seguintes opções:
Nome Especial: nomes reservados do sistema (‘Nascido’, ‘Morto’, ‘Natimorto’, ‘Pai’, ‘Mãe’, etc.) e nomes com caracteres especiais;
Clicando no ícone de informação ao lado do indicador Nome Especial é possível consultar a relação de todos os nomes especiais (essa relação também está transcrita no quadro “Atenção”, abaixo).
São exemplos de caracteres especiais, além dos caracteres numéricos: !”#$%()*+,./:;=>?@[\]^_`{|}~¡§ª®°¹²³·º¿&
Também são considerados caracteres especiais o hífen (-) e o apóstrofo (‘) quando iniciam ou terminam um nome (ex.: Maria’, -Pedro).
Nome com 15 ou mais caracteres: nomes com mais de 15 caracteres sem espaço (ex.: JosePereiraSilva);
Nome com palavra duplicada: nomes compostos por palavras duplicadas (ex.: José Alves Alves);
Nome com somente uma palavra: nomes compostos por apenas uma palavra (ex.: Maria);
Nome com 3 ou mais caracteres repetidos: nomes com 3 ou mais letras repetidas em sequência (ex.: Giovannna);
Prenome não correspondente ao sexo: nomes em que o sistema detecta que o prenome informado não corresponde com o sexo selecionado (ex.: Maria da Silva para participante do sexo masculino).
Atenção!
Nomes Especiais incluem os nomes de uso reservado, que não devem ser utilizados nos campos referentes aos nomes dos participantes do registro civil (considerar também as variantes masculino, feminino e plural, quando aplicável):
avô, cadáver, cadavérico, cancelado, cancelamento, celebrante, companheiro, complementado, complemento, cônjuge, corpo, cujus, cumprimento, cumprindo, cunhado, declarado, declarante, defunto, desconhecido, documento, efeito, esposo, existe, falecido, feto, fulano, identidade, identificação, identificado, ignorado, indefinido, indigente, inexistente, informado, invalidado, inválido, judicial, juiz, juíza, mãe, marido, materno, mesmo, morto, mulher, não, nascido, natimorto, noivo, nome, nubente, numeral, número, nunca, omitido, ordem, pai, paterno, recém, registrado, registro, testando, teste, testemunha, vivo.
Nas situações em que o nome for desconhecido, seu campo deve ser deixado em branco e, em seguida, confirmado pelo usuário. Com isso, o Sirc irá atribuir automaticamente ao campo a informação de dado “Ignorado”.
O resultado da consulta é apresentado em tabelas separadas por tipo de registro civil (nascimento, casamento e óbito) e conforme os critérios selecionados:
Na hipótese de haver registros localizados por esta funcionalidade, a serventia deverá corrigi-los, preenchendo os campos com as informações corretas (se conhecidas) ou excluindo as palavras utilizadas indevidamente, deixando os campos em branco (se desconhecidos).
Nas tabelas apresentadas, além de alguns dados básicos dos registros, é possível consultar também o tipo de indicador da pendência e o campo que lhe deu origem (o nome de qual participante do registro possui o indicador: nascido, cônjuge, falecido, filiação, declarante, etc.).
Nas últimas colunas também é possível executar algumas ações através dos ícones disponibilizados:
Consultar: abrir o registro para consulta;
Alterar: abrir o registro para alteração dos seus dados (edição);
Detalhar: consultar os dados detalhados dos indicadores e de tratamentos.
Atenção!
O INSS possui acesso a uma funcionalidade exclusiva que permite o tratamento dos indicadores de nomes com grafia atípica. O objetivo desse tratamento é informar ao sistema eventuais falso-positivos quanto ao uso indevido das palavras listadas, de forma que esses indicadores não sejam mais exibidos para aquele registro.
Por exemplo, para os casos em que o nome realmente seja composto por palavras duplicadas (como Joana Silva Silva), não se trata de uso indevido. Assim, ao se tratar esse indicador de nome com grafia atípica, o Sirc deixará de apontar esse registro específico na funcionalidade “Registros com Nomes com Grafia Atípica”.
Desta forma, quando a Serventia, no uso da ferramenta, detectar a presença de apontamentos indevidos, deve informar ao Sais da Gerência Executiva do INSS de sua abrangência a regularidade do nome, para que seja providenciado o seu tratamento.
Ao clicar no botão “Detalhar”, o cartório poderá visualizar o status dos tratamentos dos indicadores dos nomes:
É possível verificar no exemplo acima que apenas o nome da Filiação 2 (nome com 15 ou mais caracteres) foi tratado. Significa que, agora, o Sirc considera esse nome correto.
Obs.: O registro em questão somente deixará de ser exibido na consulta a Registros com Nomes com Grafia Atípica, na situação “Pendente”, quando todos os indicadores forem tratados ou corrigidos.
