A partir da versão 14, lançada em 04/04/2023, o SIRC implementou uma funcionalidade que identifica nomes com grafia atípica. Esta ferramenta auxilia os cartórios no monitoramento da qualidade dos dados inseridos nos registros civis.
Por exemplo, ao realizar uma lavratura, a serventia deve inserir nos campos do registro relativos a nomes apenas informações conhecidas e pertinentes ao campo preenchido. Termos como “Feto”, “Falecido”, “Desconhecido” e “Não existe” não devem ser utilizados nos campos de um registro.
Atenção!
Ao lavrar um registro, a serventia deve atentar para informar apenas dados nos campos correspondentes. Por exemplo, ao lavrar um registro do Livro 5 (Óbito de Natimortos), o campo Nome deve ser preenchido com o nome da criança falecida, caso os pais tenham optado por dar um nome ao filho falecido, ou deve ser deixado em branco. Jamais se deve digitar no campo Nome a palavra “Natimorto”, bem como qualquer outra que não seja o nome da criança.
A consulta de Registros com Nomes com Grafia Atípica foi desenvolvida para facilitar a identificação e correção desses eventuais erros de informação pela serventia. Caso a pesquisa identifique registros com a utilização de palavras reservadas nos nomes ou de nomes com grafia atípica, a serventia deve verificar se a informação está incorreta e corrigi-la. Isso aprimora as práticas de trabalho, e ajuda a evitar novos erros desse tipo.
A função de consulta aos registros com nomes com grafia atípica está acessível através do menu “Funções da Serventia”, opção “Registros com Nomes com Grafia Atípica”. Ao acessar essa funcionalidade, o sistema apresentará a seguinte tela:
O usuário pode realizar a pesquisa somente informando os campos referentes à matrícula do registro (Acervo, Ano, Tipo de Livro, Número do Livro, Número da Folha, Número do Termo ou Dígito Verificador).
Também é possível pesquisar por período de registro e de inserção, informando data inicial e/ou data final. Para informar as datas, clicar na figura do calendário e realizar a seleção ou digitar as datas sem ponto ou barra.
A pesquisa irá considerar todos os dados informados nos filtros, sendo possível assim mesclar intervalos de datas com algum dado relativo à matrícula do registro.
A seguir, a descrição de todos os filtros disponíveis:
Matrícula do Registro: digitar o número completo da matrícula ou qualquer um dos campos (por exemplo, apenas o número do termo);
Data Inicial do Registro / Data Final do Registro: clicar na figura do calendário e selecionar a data inicial e/ou final ou digitar a data de registro (lavratura) sem ponto ou barra;
Data Inicial de Inserção / Data Final de Inserção: clicar na figura do calendário e selecionar a data inicial e/ou final ou digitar a data de registro (lavratura) sem ponto ou barra;
Situação do(s) Registro(s): clicar na seta, selecionar entre as opções “Pendente” e “Tratado”, ou ainda, deixar sem seleção (em branco);
Pendente – trará todos os registros para os quais conste ainda pelo menos uma pendência de nome com grafia atípica não tratada.
Tratado – trará apenas os registros em que foram revistos pelo cartório e, após a confirmação de que a informação estava correta, ainda que apresentasse o indicador, o servidor do INSS removeu-os da lista.
Sem seleção – exibe todos os registros, conforme os critérios informados na busca, para os quais foi detectado nome com grafia atípica e que estejam pendentes de tratamento ou já tiveram a pendência tratada.
Obs.: registros que em algum momento estiveram pendentes por conter nome com grafia atípica, mas que foram corrigidos mediante alteração do registro, não serão exibidos.
Tipo de Registro: clicar na seta, selecionar entre as opções “Nascimento”, “Casamento” e “Óbito”.
No campo Indicadores de Nomes, é possível selecionar o Critério de busca, entre as opções ‘E’ e ‘OU’.
A opção ‘E’ trará apenas registros que apresentem todos os indicadores selecionados logo abaixo (outros indicadores poderão estar presentes também).
A opção ‘OU’ trará todos os registros que apresentem pelo menos um dos indicadores selecionados.
Abaixo do Critério de busca, selecionar o tipo de indicador que se deseja localizar, entre as seguintes opções:
Nome Especial: nomes reservados do sistema (‘Nascido’, ‘Morto’, ‘Natimorto’, ‘Pai’, ‘Mãe’, etc.) e nomes com caracteres especiais;
Ao clicar no ícone de informação ao lado do indicador Nome Especial é possível consultar a relação de todos os nomes especiais (essa relação também está transcrita no quadro “Atenção”, abaixo).
São exemplos de caracteres especiais, além dos caracteres numéricos: !”#$%()*+,./:;=>?@[\]^_`{|}~¡§ª®°¹²³·º¿&
Também são considerados caracteres especiais o hífen (-) e o apóstrofo (‘) quando iniciam ou terminam um nome (ex.: Maria’, -Pedro).
Nome com 15 ou mais caracteres: nomes com mais de 15 caracteres sem espaço (ex.: JosePereiraSilva);
Nome com palavra duplicada: nomes compostos por palavras duplicadas (ex.: José Alves Alves);
Nome com somente uma palavra: nomes compostos por apenas uma palavra (ex.: Maria);
Nome com 3 ou mais caracteres repetidos: nomes com 3 ou mais letras repetidas em sequência (ex.: Giovannna);
Prenome não correspondente ao sexo: nomes em que o sistema detecta que o prenome informado não corresponde com o sexo selecionado, de acordo com a um lista prévia do IBGE (ex.: Maria da Silva para participante do sexo masculino).
Atenção!
Nomes Especiais incluem os nomes de uso reservado, que não devem ser utilizados nos campos referentes aos nomes dos participantes do registro civil:
“avo”, “cadaver”, “cadaverica”, “cadaverico”, “cancelada”, “canceladas”, “cancelado”, “cancelados”, “cancelamento”, “celebrante”, “companheira”, “companheiro”, “complementada”, “complementado”, “complemento”, “complementos”, “conjuge”, “corpo”, “cujus”, “cumprimento”, “cumprindo”, “cunhada”, “cunhado”, “declarada”, “declarado”, “declarante”, “defunta”, “defunto”, “desconhecida”, “desconhecido”, “documento”, “efeito”, “esposa”, “esposo”, “existe”, “falecida”, “falecido”, “feto”, “fulana”, “fulano”, “identidade”, “identificacao”, “identificada”, “identificado”, “ignorada”, “ignoradas”, “ignorado”, “ignorados”, “indefinida”, “indefinidas”, “indefinido”, “indefinidos”, “indigente”, “inexistente”, “informada”, “informadas”, “informado”, “informados”, “invalida”, “invalidada”, “invalidado”, “invalido”, “judicial”, “juiz”, “juiza”, “mae”, “marido”, “materna”, “maternas”, “materno”, “maternos”, “mesma”, “mesmas”, “mesmo”, “mesmos”, “morta”, “mortas”, “morto”, “mortos”, “mulher”, “nacida”, “nacido”, “nao”, “nascida”, “nascido”, “nassida”, “nassido”, “natimorta”, “natimorto”, “noiva”, “noivas”, “noivo”, “noivos”, “nome”, “nomes”, “nubente”, “nubentes”, “numeral”, “numero”, “numeros”, “nunca”, “omitida”, “omitidas”, “omitido”, “omitidos”, “ordem”, “pai”, “paterna”, “paternas”, “paterno”, “paternos”, “recem”, “recemnacida”, “recemnacido”, “recemnascida”, “recemnascido”, “recen”, “recennacida”, “recennacido”, “registrada”, “registrado”, “registro”, “testando”, “teste”, “testemunha”, “viva”, “vivo” e “vivos”
Nas situações em que o nome for desconhecido, seu campo deve ser deixado em branco e, em seguida, confirmado pelo usuário. Com isso, o Sirc irá atribuir automaticamente ao campo a informação de dado “Ignorado”.
O resultado da consulta é apresentado em tabelas separadas por tipo de registro civil (nascimento, casamento e óbito) e conforme os critérios selecionados:
Na hipótese de haver registros localizados por esta funcionalidade, a serventia deverá corrigi-los, preenchendo os campos com as informações corretas, se conhecidas, ou excluindo as palavras utilizadas indevidamente e deixando os campos em branco, se desconhecidas.
Nas tabelas apresentadas, além de alguns dados básicos dos registros, é possível consultar o tipo de indicador da pendência e o campo que a originou (como o nome do nascido, cônjuge, falecido, filiação, declarante, etc.).
Nas últimas colunas também é possível executar algumas ações através dos ícones disponibilizados:
Consultar: abrir o registro para consulta;
Alterar: abrir o registro para alteração dos seus dados (edição);
Detalhar: consultar os dados detalhados dos indicadores e de tratamentos.
Atenção!
O INSS possui acesso a uma funcionalidade exclusiva que permite o tratamento dos indicadores de nomes com grafia atípica. O objetivo desse tratamento é informar ao sistema eventuais falso-positivos quanto ao uso indevido das palavras listadas, para que esses indicadores não sejam mais exibidos para aquele registro.
Por exemplo, em casos onde o nome realmente seja composto por palavras duplicadas (como Joana Silva Silva), não se trata de uso indevido. Assim, ao tratar esse indicador de nome com grafia atípica, o SIRC deixará de apontar esse registro específico na funcionalidade “Registros com Nomes com Grafia Atípica”.
Desta forma, quando a serventia, no uso da ferramenta, detectar a presença de apontamentos indevidos, deve informar ao SAIS da Gerência Executiva do INSS de sua abrangência a regularidade do nome, para que seja providenciado o seu tratamento.
Ao clicar no botão “Detalhar”, o cartório poderá visualizar o status dos tratamentos dos indicadores dos nomes:
É possível verificar no exemplo acima que apenas o nome da Filiação 2 (nome com 15 ou mais caracteres) foi tratado. Significa que, agora, o Sirc considera esse nome correto para esse registro.
Obs.: O registro em questão somente deixará de ser exibido na consulta a Registros com Nomes com Grafia Atípica, na situação “Pendente”, quando todos os indicadores forem tratados ou corrigidos.
Atenção!
A partir da Versão 14, disponibilizada em 04/04/2023, o SIRC deixou de apontar nomes que contenham em parte de sua composição uma palavra da lista de grafia atípica (por exemplo, Maeda ou Paiva, por conterem mae e pai). Tais palavras somente serão marcadas como de grafia atípica quando isoladas, como em Mãe do nascido. Assim, não será mais necessário solicitar que seja adicionada exceção a estes nomes à Direção Central do INSS, como ocorria.
Entretanto, a funcionalidade utilizada para o gerenciamento da lista de nomes especiais, chamada Manutenção de Nomes Especiais, segue existindo, para fins de histórico da ferramenta.
Atenção!
A lista de registros com indicação de nome com grafia atípica fornecida pela consulta desta funcionalidade atualiza-se imediatamente para todos os indicadores de nomes listados, exceto para o indicador Prenome não correspondente ao sexo, com relação à lista interna do sistema que correlaciona prenome – sexo. Para este indicador em específico, o usuário deve se atentar para a informação presente logo acima da tabela de resultados da pesquisa, em Data da Última Apuração da Rotina Referente à Lista de Prenomes Não Correspondentes ao Sexo: esta data indica a última vez em que a lista que o SIRC utiliza internamente para avaliar se o prenome informado corresponde, geralmente, ao sexo informado, foi atualizada pela Direção Central do INSS.
Atenção!
Se um registro for listado apenas por ter um campo com indicador de prenome não correspondente ao sexo e o usuário do cartório alterar o sexo informado, o registro será imediatamente excluído da lista, pois passará a se alinhar com a lista interna, que não foi alterada.
Se, por outro lado, um registro foi listado somente por ter um campo com indicador de Prenome não correspondente ao sexo e o cartório verificar que o prenome e o sexo estão corretos, duas ações podem ser realizadas dependendo do caso:
1. Caso seja um nome que geralmente seja utilizado para o sexo oposto, mas que por exceção tenha sido registrado com o sexo oposto, após a confirmação do cartório, o servidor do INSS removerá o registro da lista e indicará como “Tratado”.
2. Se o nome indicado como de sexo oposto for utilizado para ambos os sexos, ou se for um caso onde o prenome é utilizado para o sexo oposto, o cartório deverá informar ao SAIS de sua abrangência para que este solicite à Direção Central do INSS a atualização da lista interna (lista prévia do IBGE). O caso será avaliado primeiramente. Quando a lista interna for atualizada (incluindo aquele prenome como associado ao outro sexo ou a ambos), o campo “Data da Última Apuração da Rotina Referente à Lista de Prenomes Não Correspondentes ao Sexo” será atualizado, e o registro deixará de constar na lista de pendentes.
A rotina de apuração é um procedimento periódico que realiza uma varredura completa do sistema para atualizar as informações de determinadas funcionalidades. Devido ao grande volume diário de registros inseridos, alterados ou excluídos, a atualização imediata não é possível. Assim, essas rotinas internas (jobs de apuração) garantem que o sistema atualize os relatórios das funcionalidades que dependem dessa ação.
Para identificar quais funcionalidades dependem de rotinas de apuração para serem atualizadas, o usuário deve verificar a presença da informação “Data da Última Apuração”, geralmente disposta acima das tabelas de resultados nas pesquisas.
É importante mencionar que, se um nome com grafia atípica for corrigido pelo cartório ou tratado pelo INSS, ele deixará de constar da lista de registros com indicadores de grafia atípica no momento da atualização.
No entanto, se a correção estiver relacionada ao indicador de sexo não correspondente e exigir a alteração da lista interna do SIRC, a atualização será refletida somente após a próxima rotina de apuração. Isso pode ser verificado comparando-se o dia e hora da ação de correção ou justificativa com o dia e hora apresentados no campo “Data da Última Apuração da Rotina Referente à Lista de Prenomes Não Correspondentes ao Sexo”, localizado acima da tabela de resultados das pesquisas.
