Justificativa de Ausência de Termos

A funcionalidade “Justificativa de Ausência dos Termos” permite à Serventia Justificar Ausência de Termos, Reverter Justificativa de Ausência de Termos, Consultar Termos Faltantes Justificados ou Revertidos ou consultar o Histórico de Termos Faltantes Justificados ou Revertidos.

Atenção!

A Justificativa de Ausência de Termos deve ser utilizada apenas para termos que não foram utilizados para fins de registro civil ou que foram inutilizados no livro de registro. Por exemplo, essa justificativa é necessária quando o sistema, de forma automatizada, “pula” alguns termos, afetando a sequência da numeração, ou quando um número de termo é utilizado para o transporte de averbação ou os noivos não compareceram ao cartório mas foi destacado um termo para isso. Não deve ser justificada a ausência pelo cartório diretamente na ferramenta para registro com averbação de Cancelamento.

Atenção!

É importante compreender a diferença entre Justificativa de Ausência de Termos e Exclusão de um registro no Sirc.

A exclusão somente pode ser comandada para registro existente no Sirc, utilizando a ferramenta “Manutenção/Consulta”.

Na justificativa de ausência de termo, o registro não existe no Sirc – nem mesmo chegou a ser inserido, ou, se inserido, foi excluído.
Neste caso, a Serventia utiliza a ferramenta “Justificar Ausência de Termos” para justificar a ausência de termos inexistentes, ou a inserção de averbação de cancelamento/anulação/nulidade, situação em que o termo inserido anteriormente será automaticamente excluído e terá sua ausência justificada pelo próprio sistema.
Observe que o sistema não permite justificativa de ausência de registro já inserido no Sirc sem que antes seja realizada sua exclusão.

A justificativa de ausência de um termo equivale à inclusão, no local do registro ausente, de uma justificativa para sua não inserção e tem por finalidade assegurar a sequencialidade dos termos daquele tipo de registro civil, garantindo que a serventia seja considerada Regular pelo sistema.

Atenção!

A inclusão de averbação com motivo Cancelamento (para todos os tipos de registro), além de averbação com motivo Nulidade ou Anulação (para registros de casamentos), já dispara comando automático para exclusão e justificativa da ausência do termo, não sendo necessário utilizar a funcionalidade Justificar Ausência de Termos disponível no Menu Funções de Serventia.

Atenção!

Como regra geral, ao incluir um registro cujo número de termo já esteja com sua ausência anteriormente justificada o sistema solicitará confirmação para prosseguir, procedendo com a reversão automática da justificativa prévia, caso confirmada a inclusão pelo usuário.
No entanto, caso a justificativa de ausência daquele termo tenha sido feita para uma matrícula completa e o registro a ser inserido possua exatamente a mesma matrícula o sistema não permitirá a inclusão (e nem ocorrerá reversão automática da justificativa), devendo o usuário, primeiro, reverter a justificativa para, em seguida, inserir o registro.

A justificativa de ausência para matrícula completa ocorre quando:

a) aquele termo já foi utilizado, no passado, para a inserção de um registro (já excluído), e foi comandada pelo usuário justificada de ausência;

b) aquele termo pertenceu a um registro para o qual foi incluída averbação pelo motivo Cancelamento (para todos os tipos de registro), ou ainda pelos motivos Nulidade ou Anulação (para registros de casamento), situação que provoca a justificativa automática de ausência daquele termo; ou

c) se durante o comando da justificativa de ausência para termos nunca utilizados previamente para envio de registros o usuário, por algum motivo, preencheu os demais campos que estavam em branco.

Durante a inserção de uma justificativa de ausência o usuário consegue detectar tratar-se de matrícula completa, pois todos os campos aparecerão preenchidos, como na imagem a seguir:

Já no caso da matrícula incompleta (termo nunca utilizado), a tela para inclusão da justificativa de ausência mostra a matrícula com espaços em branco:

Por fim, vale ressaltar que se a matrícula do registro que está sendo inserido possuir qualquer diferença em relação à matrícula completa cuja ausência foi justificada (número de livro ou folha, por exemplo) o sistema permitirá a inclusão e procederá à reversão automática da justificativa. 

A funcionalidade “Justificar Ausência de Termos” permite à Serventia justificar a ausência de um termo que, por qualquer motivo, não tenha sido utilizado para efetivo registro civil.

Na prática, esta funcionalidade equivale a incluir uma justificativa para ausência de um termo de modo que o sistema compreenda que não houve quebra de sequencialidade. Isso porque, quando um termo não é inserido no Sirc, seu número é apontado como faltante. Ao justificar a ausência do termo, preenche-se a lacuna deixada pela sua falta, preservando-se assim a regularidade da Situação da Serventia.

Um exemplo de aplicação da funcionalidade “Justificar Ausência de Termos” é a situação em que a Serventia reserva, antecipadamente, um termo para registro de determinado casamento, porém os nubentes não comparecem à celebração e não há a opção de aproveitamento do mesmo número em outro registro. Com isso, ao transmitir os registros de casamento posteriores, o sistema passará a apontar a ausência do termo inutilizado, pressupondo que tal termo existe e não foi transmitido corretamente pela Serventia. Assim, o sistema somente deixará de apontar a falta desse termo quando a Serventia justificar sua ausência.

Outro exemplo de uso desta funcionalidade é a situação em que o assento é transportado. O transporte/transposição ocorre quando no livro de registros do cartório não há espaço no assento de registro civil para as retificações ou averbações, sendo necessário utilizar um novo número de termo para efetuar as anotações devidas, fazendo remissão ao original. Não se trata de novo registro civil, mas a continuação de um já existente. Em razão disso, como os transportes/transposições não se referem a registros lavrados naquela competência, resulta na quebra de sequencialidade dos termos. Nesse caso, a solução para que o sistema deixe de apontar a ausência desses termos é o uso da funcionalidade em questão, justificando para o sistema que o termo foi utilizado para outro fim.

A Serventia pode justificar ausência de termos de qualquer um dos tipos de registro civil de pessoas naturais (nascimento, casamento ou óbito, inclusive o natimorto) de seu acervo próprio (01) ou incorporado/excepcionais (02 a 99).

Acervos Incorporados são registros incorporados de outra serventia até 31/12/2009, dia anterior à implementação do Código Nacional por todos os registradores civis das pessoas naturais, conforme definido pelo Provimento nº 03/2009 da Corregedoria Nacional de Justiça.

Há também Serventias que se utilizam de número de acervo diferente de 01 (02 a 99) em situações excepcionais, mesmo que os registros pertençam a seu próprio acervo. É o caso, por exemplo, do Estado do Rio de Janeiro, no qual a Corregedoria local autorizou às maternidades interligadas às serventias que lavram registros a utilizarem acervos diferentes dos cartórios a que estão vinculadas. Assim a Serventia consegue saber em qual maternidade foi lavrado determinado registro de nascimento.

Atenção!

Serventias que só possuem acervo próprio – não possuem situações excepcionais – DEVEM utilizar somente o código 01 no campo “Ac” (acervo).

Para realizar a justificativa de ausência de um termo, o usuário deve acessar o Menu “Funções de Serventia”, selecionar a opção “Justificativa de Ausência dos Termos” e, após, “Justificar Ausência de Termos”. O sistema direciona para a tela “Consulta de Termos Faltantes para Justificar”:

Deve-se localizar o termo a ser justificado mediante informação dos seguintes parâmetros:

Note que o tipo de livro deve ser compatível com o tipo de registro, sendo os tipos 1 ou 7 para nascimento; 2, 3 ou 7 para casamento; e 4, 5 ou 7 para óbito.

Atenção!

Conforme aviso no quadro “Filtros de Pesquisa”, abaixo transcrito, são passíveis de justificativa de ausência de termos apenas termos inexistentes (não informados no Sirc), ou seja, termos que não foram inseridos pela Serventia ou termos que foram inseridos e, posteriormente, excluídos.

Dessa forma, tentativas de justificativa de ausência de termos que estão presentes no sistema não retornarão nenhum resultado, sendo apresentada a seguinte mensagem:

Após clicar no botão “Buscar”, na mesma página, o quadro “Resultado da Pesquisa” apresentará os termos passíveis de justificativa segundo os parâmetros de entrada informados. Serão exibidos apenas termos ausentes do sistema:

Se o registro retornado apresentar a matrícula completa, sabemos que trata-se de um registro faltante que foi excluído, ao passo que se o registro retornado apresentar dados incompletos na matrícula, trata-se de um registro faltante que nunca foi inserido no sistema, mas também passível de justificativa de ausência nesse momento, não sendo necessário ter matrícula completa ou ser inserido e excluído do sistema.

Deve-se escolher quais registros da lista deseja-se justificar a ausência, através da caixa de seleção na primeira coluna. Pode-se selecionar um ou mais registros, conforme a necessidade. Caso seja necessário justificar a ausência de todos os registros retornados, é possível utilizar a opção “Marcar/Desmarcar Todos”.

Escolhidos os termos para justificativa, deve-se clicar no botão “Justificar Ausência de Termos”.

Na sequência, na tela “Justificativa de Ausência dos Termos – Confirmação”, deve-se descrever a “Justificativa” na caixa de texto do quadro “Confirmação de Justificativa de Termos Ausentes”, e clicar no botão “Confirmar ”.

A caixa “Justificativa” é o local em que a Serventia deve fundamentar de forma completa o motivo pelo qual está justificando a ausência do referido termo, de modo que tal informação possa ser compreendida em consultas futuras. Por exemplo, no caso de uma justificativa de ausência de termo por transporte/transposição, é boa prática a inclusão de informações que possibilitem ao usuário identificar o registrado e o motivo de ter sido realizado tal transporte/transposição. Já no caso de uma justificativa de ausência de termos decorrente de falha sistêmica, é importante citar a data do ocorrido bem como as medidas adotadas para a correção.

A tela seguinte apresenta o resultado da justificativa de ausência de cada termo e o texto da “Justificativa” comum a todos:

A Serventia poderá salvar ou imprimir o relatório de “Resultado das operações de Justificativa” que é apresentado em um arquivo de formato PDF reproduzindo as informações apresentadas na tela.

Para voltar à tela “Consulta de Termos Faltantes pra Justificar”, basta clicar no botão “Voltar para Justificativa” na tela “Justificativa de Ausência de Termo – Resultado da Justificativa”.

Atenção!

Com a obrigatoriedade de inclusão de averbações, anotações e retificações registradas a partir de 18/06/2019, a utilização da funcionalidade “Justificar Ausência de Termos” estará limitada às situações em que o registro civil não seja passível de inclusão no SIRC – p. ex., o transporte/transposição –, visto que, para as situações em que o registro deve ser incluído no sistema, o envio de averbação com motivo “Cancelamento” (no caso do nascimento, óbito, casamento e natimorto) ou de averbação com motivo “Nulidade” ou “Anulação” (no caso de casamento) já dispara comando automático para exclusão e justificativa de ausência do termo.

A funcionalidade “Reverter Justificativa de Ausência de Termos” permite que seja desfeita justificativa de ausência efetuada anteriormente.

Esta funcionalidade tem por objetivo reverter uma justificativa de ausência realizada indevidamente, possibilitando a inclusão do termo revertido, passando portanto a ser apontado como termo faltante até que seja incluído pela Serventia.

Atenção!

A funcionalidade de reversão de termos deve ser utilizada com cautela e quando devidamente justificado, pois seu uso indevido poderá gerar irregularidades.
Na dúvida quanto à sua utilização, sugere-se contato com o Setor de Administração de Informações do Segurado (Sais) da Gerência Executiva do INSS de abrangência do cartório para maiores orientações. O contato de e-mail consta na página inicial do SIRC Web.

Ao clicar na opção “Reverter Justificativa de Ausência de Termos”, o sistema direciona para a tela “Consulta de Termos Ausentes Justificados para Reversão”:

Deve-se localizar o termo a ser revertido mediante informação dos seguintes parâmetros:

Após clicar no botão “Buscar”, um quadro de “Resultados da Pesquisa” apresentará os termos com ausência justificada e, portanto, passíveis de serem revertidos, conforme os parâmetros de entrada informados:

Deve-se selecionar quais registros da lista serão revertidos através da caixa de seleção na primeira coluna, podendo ser selecionados um ou mais registros, conforme a necessidade. Caso seja necessário reverter todos os registros retornados pela pesquisa, é possível selecionar todos clicando no botão “Marcar/Desmarcar Todos”.

Após selecionar os registros desejados, clicar no botão “Reverter”.

Na tela seguinte (“Justificativa de Ausência de Termo – Confirmar Reversão de Justificativa”), na caixa de texto “Justificativa da Reversão” do quadro “Confirmação de Reversão de Justificativa de Ausência de Termos”, deve ser descrito de forma completa o motivo pelo qual está sendo revertida a justificativa de ausência do termo, de modo que tal informação possa ser compreendida em consultas futuras.

Ao clicar no botão “Confirmar” para finalizar o procedimento, o sistema apresentará a tela de confirmação da reversão com a mensagem:

Atenção!

Como regra geral, ao incluir um registro cujo número de termo já esteja com sua ausência anteriormente justificada o sistema solicitará confirmação para prosseguir, procedendo com a reversão automática da justificativa prévia, caso confirmada a inclusão pelo usuário.
No entanto, caso a justificativa de ausência daquele termo tenha sido feita para uma matrícula completa e o registro a ser inserido possua exatamente a mesma matrícula o sistema não permitirá a inclusão (e nem ocorrerá reversão automática da justificativa), devendo o usuário, primeiro, reverter a justificativa para, em seguida, inserir o registro.

A justificativa de ausência para matrícula completa ocorre quando:

a) aquele termo já foi utilizado, no passado, para a inserção de um registro (já excluído), e foi comandada pelo usuário justificada de ausência;

b) aquele termo pertenceu a um registro para o qual foi incluída averbação pelo motivo Cancelamento (para todos os tipos de registro), ou ainda pelos motivos Nulidade ou Anulação (para registros de casamento), situação que provoca a justificativa automática de ausência daquele termo; ou

c) se durante o comando da justificativa de ausência para termos nunca utilizados previamente para envio de registros o usuário, por algum motivo, preencheu os demais campos que estavam em branco.

Durante a inserção de uma justificativa de ausência o usuário consegue detectar tratar-se de matrícula completa, pois todos os campos aparecerão preenchidos, como na imagem a seguir:

Já no caso da matrícula incompleta (termo nunca utilizado), a tela para inclusão da justificativa de ausência mostra a matrícula com espaços em branco:

Por fim, vale ressaltar que se a matrícula do registro que está sendo inserido possuir qualquer diferença em relação à matrícula completa cuja ausência foi justificada (número de livro ou folha, por exemplo) o sistema permitirá a inclusão e procederá à reversão automática da justificativa. 

Funcionalidade que permite à Serventia consultar os Termos Faltantes Justificados ou Revertidos:

A funcionalidade “Consultar Termos Faltantes Justificados ou Revertidos” está acessível pelo Menu “Funções de Serventia”, em “Justificativa de Ausência dos Termos”:

São parâmetros para o filtro de pesquisa:

Atenção!

O Livro 7 pode conter diversos tipos de registros civis, de modo que a escolha do “Tipo de Registro” nem sempre corresponde à realidade. Como não há observância da sequencialidade do Livro 7 no SIRC, não é necessário inserir justificativas de ausências para esse livro.

Considerando que tipos diferentes de registro podem ter sido utilizados nas justificativas de registros do livro 7 que sejam diferentes de registros civis (p. ex.: interdições), as pesquisas para esse livro também devem considerar essa particularidade.

Caso não seja informado o “Termo Final”, a pesquisa poderá ser demorada, pois todos os registros a partir do “Termo Inicial” serão analisados.

Após indicar os critérios de pesquisa e clicar no botão “Buscar”, é apresentada uma tabela com as matrículas de todos os termos faltantes Justificados e Revertidos que correspondam aos critérios informados. A tabela traz as colunas “Matrícula”, “Data da Justificativa/Reversão”, “Origem”, “Captação”, “Data de Registro”, “CPF Usuário”, “Situação” e “Consultar”.

Atenção!

Nessa tela, as colunas “Origem” e “Captação” referem-se à ação de justificativa/reversão do registro.

Por exemplo: se o registro apresentar a situação “Justificado” e constar as informações “Serventia” na coluna “Origem” e “On-Line” na coluna “Captação”, entende-se que a justificativa de ausência do registro foi efetuada pelo cartório utilizando o Sirc Web.

Em outras telas, essas colunas podem referenciar outras ações, tais como inclusões, alterações, exclusões, etc.

Na coluna “Consultar”, é possível clicar no ícone  para detalhar a Justificativa ou a Reversão, possibilitando verificar inclusive a descrição da justificativa para a ausência do termo ou para a reversão do termo consultado:

No detalhamento de um Registro Revertido, são apresentados a data e o motivo da justificativa de ausência do termo, e a data e o motivo da reversão:

Para voltar à tela anterior e realizar nova consulta, clicar no botão “Voltar”.

Atenção!

Como regra geral, ao incluir um registro cujo número de termo já esteja com sua ausência anteriormente justificada o sistema solicitará confirmação para prosseguir, procedendo com a reversão automática da justificativa prévia, caso confirmada a inclusão pelo usuário.
No entanto, caso a justificativa de ausência daquele termo tenha sido feita para uma matrícula completa e o registro a ser inserido possua exatamente a mesma matrícula o sistema não permitirá a inclusão (e nem ocorrerá reversão automática da justificativa), devendo o usuário, primeiro, reverter a justificativa para, em seguida, inserir o registro.

A justificativa de ausência para matrícula completa ocorre quando:

a) aquele termo já foi utilizado, no passado, para a inserção de um registro (já excluído), e foi comandada pelo usuário justificada de ausência;

b) aquele termo pertenceu a um registro para o qual foi incluída averbação pelo motivo Cancelamento (para todos os tipos de registro), ou ainda pelos motivos Nulidade ou Anulação (para registros de casamento), situação que provoca a justificativa automática de ausência daquele termo; ou

c) se durante o comando da justificativa de ausência para termos nunca utilizados previamente para envio de registros o usuário, por algum motivo, preencheu os demais campos que estavam em branco.

Durante a inserção de uma justificativa de ausência o usuário consegue detectar tratar-se de matrícula completa, pois todos os campos aparecerão preenchidos, como na imagem a seguir:

Já no caso da matrícula incompleta (termo nunca utilizado), a tela para inclusão da justificativa de ausência mostra a matrícula com espaços em branco:

Por fim, vale ressaltar que se a matrícula do registro que está sendo inserido possuir qualquer diferença em relação à matrícula completa cuja ausência foi justificada (número de livro ou folha, por exemplo) o sistema permitirá a inclusão e procederá à reversão automática da justificativa. 

A funcionalidade “Histórico de Termos Faltantes Justificados ou Revertidos” está acessível pelo Menu “Funções de Serventia”, em “Justificativa de Ausência dos Termos”:

Essa funcionalidade permite ao usuário localizar todos os registros Justificados e/ou Revertidos para um determinado período, conforme parâmetros de entrada:

Podem ser utilizados como filtro:

O resultado é apresentado pelo sistema em uma Tabela com as colunas “Matrícula”, “Data Inserção”, “Serventia”, “Município”, “GEX”, “CER”, “Origem”, “Data Operação”, “CPF Usuário”, “Situação” e “Histórico do Termo”.

Clicar em “Salvar ou Imprimir Relatório Gerado” para criar um arquivo em formato PDF contendo os resultados obtidos.

Clicar em “Voltar” para retornar à tela anterior.

Clicar no ícone  da coluna “Histórico do Termo”, na linha do registro, para ver detalhes da Justificativa/Reversão:

Clicar em “Voltar” para retornar à tela anterior.

Clicar em “Salvar ou Imprimir Relatório Gerado” para criar um arquivo em formato PDF contendo os resultados obtidos.