A funcionalidade em questão possibilita a verificação quanto à existência de CPF duplicado ou inválido nos registros de óbito contidos na base do Sirc e do legado Sisobi.
Os parâmetros disponíveis para realização da pesquisa são:
O sistema permite restringir a busca somente aos números de CPF contidos em arquivo selecionado no filtro “Arquivo”– deve ter extensão “.xlsx”, “.xls”, “.ods”, “.csv” ou “.txt” – ou informados no filtro “Lista de CPFs”. Neste caso, será verificado na fonte escolhida – óbitos Sirc e/ou óbitos Sisobi e/ou óbitos anteriores ao Sisobi – se os CPFs listados, via arquivo ou manualmente, foram utilizados em registros de óbito lavrados na serventia e se constam outros registros de óbito com estes CPFs ou se são inválidos, conforme a irregularidade selecionada.
Na pesquisa de irregularidade de CPF “Inválido”, a Fonte de pesquisa dos registros pode ser exclusiva ou em conjunto, sendo o resultado apresentado, conforme a seleção. Também é possível selecionar filtros do motivo da invalidade do CPF, que por padrão, já aparecem todos selecionados:
Clique em “Buscar” para realizar a consulta.
Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.
O resultado da pesquisa apresenta uma tabela contendo os seguintes dados dos registros localizados: CPF Inválido, Nome do Registrado, Data de nascimento, Nome da Filiação (mãe), Data do Óbito, Data do Registro, Data da Inserção, Matrícula ou livro, folha e termo, CNS, Município, UF, Motivo da Invalidade, Valores Divergentes na RFB, Fonte e Consultar – que apresenta o detalhamento do registro.
O Motivo da Invalidade “Não consta no cadastro de pessoa física” indica que o CPF que consta na matrícula não está cadastrado na Receita Federal, sendo necessária a conferência dos dados apresentados e anotados no registro.
O Motivo da Invalidade “Dados Divergentes na RFB” apresenta no campo ao lado “Valores Divergentes na RFB” quais os dados divergem, por exemplo Nome da Mãe, Data de Nascimento ou Título de Eleitor, sendo necessária a conferência dos dados apresentados e anotados no registro e/ou orientação ao cidadão para corrigir os dados cadastrais na Receita Federal. Acaso os dados estejam incorretos na RFB e corretos no registro informado ao Sirc, basta informar ao INSS por e-mail. Não há ação a ser tomada no Sirc.
Ao selecionar a irregularidade de CPF “Duplicado”, a Fonte de pesquisa dos registros pode ser exclusiva ou em conjunto, sendo o resultado apresentado, conforme a seleção. Também é possível selecionar outros filtros:
Clique em “Buscar” para realizar a consulta.
Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.
O resultado da pesquisa apresenta uma tabela contendo os seguintes dados dos registros localizados: CPF Duplicado, Nome do Registrado, Data de Nascimento, Nome da Filiação (mãe), Data do Óbito, Data do Registro, Data da Inserção, Matrícula ou livro, folha e termo, CNS, Município, UF, Fonte e Consultar – que apresenta o detalhamento do registro, e Pesquisar CPF – que apresenta todos os registros de óbito para o mesmo CPF.
Ao selecionar o botão Pesquisar CPF, o sistema apresentará uma lista com todos os registros de óbito para o mesmo CPF, sendo possível detalhar os registros apresentados, clicando no ícone “Consultar”:
O usuário pode gerar o relatório no formato XLS dos resultados da pesquisa mostrada em tela, clicando no botão “Relatório XLS”.
Além disso, o sistema permite seja solicitada a geração de relatório em segundo plano – em formato CSV –, possibilitando a utilização de outras funcionalidades do sistema enquanto o relatório é gerado. Esta função é recomendada para os casos em que o resultado da pesquisa tenha retornado mais de 65.500 (sessenta e cinco mil e quinhentos) registros, já que a geração do relatório poderá demorar algum tempo. O arquivo pode ser nomeado para fins de localização da serventia, basta preencher o campo “Descrição da Pesquisa”, com nome a escolha do usuário e clicar no botão “Gerar Relatório Off-line”, que estão disponíveis no final da tela:
Ao clicar no botão “Gerar Relatório Off-line”, o sistema retorna mensagem “Gerando relatório off-line para o download posterior” e passa a exibir o quadro “Pesquisas Gravadas”, contendo as colunas Descrição da Pesquisa, Data da Solicitação, Data da Conclusão, Resultado, Filtros de Pesquisa e Ações:
Enquanto a geração do relatório não for concluída, as colunas “Data da Conclusão” e “Resultado” não são preenchidas, bem como a coluna “Ações” somente exibirá o ícone de “Excluir relatório”.
Para atualizar o relatório de acordo com a data atual, clicar no botão “Atualizar”.
Após a conclusão da geração do relatório, o Sirc passará a exibir a data e hora da conclusão, a quantidade de linhas que consta no relatório, além de possibilitar as ações de “Download CSV”, “Atualizar relatório com os mesmos parâmetros” e “Excluir relatório”:
A função “Atualizar relatório com os mesmos parâmetros” pode ser utilizado nos casos em que a serventia deseje gerar o mesmo relatório – com os mesmos parâmetros/filtros –, porém com dados atualizados após a data da última apuração.
Solucionar Irregularidade de CPF Inválido
Para solucionar a irregularidade de CPF inválido, o responsável pela serventia deverá realizar os seguintes procedimentos:
Após localizar o registro mediante busca, selecione a opção “Alterar” na linha correspondente ao registro que deseja alterar. O registro será inteiramente exibido na tela “Editar Registro de Óbito do Sisobi”, com todos os campos editáveis, sendo possível alterar ou excluir o CPF inválido:
É possível editar todos os campos com inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.
Solucionar Irregularidade de CPF Duplicado
Para a irregularidade de CPF duplicado, podem ocorrer duas situações: (i) CPF duplicado em registros de óbito da mesma serventia ou (ii) CPF duplicado em registros de óbito de serventias diferentes.
A serventia deve verificar somente os registros sob sua responsabilidade.
Para solucionar a irregularidade de CPF duplicado a serventia deverá:
Os registros de óbito, originários do Sisobi, com irregularidades de CPF duplicado, devem ser corrigidos na funcionalidade “Legado Sisobi” no Sirc Web.
Após localizar o registro mediante busca, selecione a opção “Alterar” na linha correspondente ao registro que deseja alterar. O registro será inteiramente exibido na tela “Editar Registro de Óbito do Sisobi”, com todos os campos editáveis, sendo possível alterar ou excluir o CPF duplicado:
É possível editar todos os campos com inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.
Apresentamos alguns exemplos de CPFs duplicados e um resumo de como solucionar as pendências:
1 – Sirc x Sisobi: Quando as informações dos registros forem iguais, mesmo CPF, mesmo registrado, mesmos Livro/Folha/Termo, nenhuma ação deve ser tomada. No relatório não constarão mais esses casos, eles estão tratados em filtro específico. Atuar somente em casos de divergências nos dados cadastrais (data nascimento, data de óbito, nome da mãe, etc.), ou ausência desses dados, que deverão ser corrigidas de acordo com os dados anotados no livro da serventia. Não excluir o registro de nenhum dos sistemas.
2 – Sirc x Sisobi: Quando as informações dos registros forem diferentes e sejam da mesma serventia, realizar a conferência e manter o CPF no registro correto e retificar o outro registro para excluir o CPF incorreto ou atribuir o CPF correto.
3 – Sirc x Sisobi ou Sirc x Sirc: Caso as informações de registros sejam de Serventias diferentes com o mesmo CPF, e se tratando de registrados diferentes, Livro/Folha/Termo diferentes, realizar a conferência e, não sendo confirmada a titularidade, retificar o registro para excluir o CPF e, se possuir, atribuir o CPF correto. Sendo confirmada a titularidade, manter o campo de número de CPF no registro e não realizar nenhuma ação. A outra serventia será notificada sobre a irregularidade.
4 – Sisobi x Sisobi: Caso sejam apresentados dados da mesma serventia e mesmas informações de registro (dados todos iguais), manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a matrícula que tem a informação mais completa (preferencialmente). Se possuir os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente. Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro.
5 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF, mesmo registrado e mesmos Livro/Folha/Termo, com CNS, Município ou GEX diferentes, confirmar se é caso de guarda de acervo para solicitar, à Gerência Executiva do INSS de sua abrangência, acesso ao CNS antigo e proceder a análise para manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a que tem a informação mais completa (preferencialmente). Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro. Se possuir os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente. Não sendo o caso de guarda de acervo, mas de duplicidade de registro em CNS diferentes, conferir se possui os dados desse registro duplicado no acervo da sua CNS. Caso possua, não há ação a ser tomada. Caso não possua esses dados de registro em seu acerco, excluir no Sisobi. A outra serventia também será notificada para saneamento daquele registro.
6 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF, mesmo registrado e mesmos Livro/Termo/Folha, sem dados de CNS, Município ou GEX em um dos registros, confirmar se o registro consta no acervo de sua Serventia e solicitar, à Gerência Executiva do INSS de sua abrangência, a atribuição de CNS para o registro sem os dados. Após a atribuição, manter a matrícula com data de inserção mais próxima da data do registro OU a que tem a informação mais completa (preferencialmente). Cabe verificar, também, qual CNPJ era mantido à época, dando preferência para este registro. Se possui os dados do registrado, pode atualizar o registro mais antigo e excluir o mais recente.
7 – Sisobi x Sisobi: Caso as informações dos registros tenham o mesmo CPF para marido e mulher, retificar o registro com CPF de titularidade divergente (geralmente a mulher), pesquisar se houve cadastramento de CPF próprio, incluindo o CPF correto, ou excluindo a informação do CPF incorreto.
Solucionar Irregularidade de CPF de registro com símbolo @ no livro e folha
Na situação em que o CPF irregular – duplicado ou inválido – conste em registro de óbito de fonte Sisobi e a identificação deste possua o símbolo “@” no livro e folha, a serventia deverá proceder a correção da identificação do registro, informando os números do livro, folha e termo corretos, utilizando a funcionalidade Legado Sisobi.
No campo “Identificação do Óbito”, após “Livro / Folha / Termo” consta o ícone “Alterar Identificador do Registro” 
que apresentará a seguinte tela:
O sistema apresentará o alerta sobre as implicações ao realizar a alteração dos campos Livro e/ou Folha e/ou Termo. No lado direito consta o ícone 
que possibilita o cancelamento da alteração do identificador de registro.
É possível editar todos os campos com inclusão e alteração das datas do registro e do óbito, inclusão, alteração ou exclusão dos dados cadastrais do falecido, documentação do falecido e números dos benefícios no INSS.
Clicar em “Cancelar” para retornar à tela anterior.
Clicar em “Salvar” para prosseguir.