Atualmente, no segundo dia útil de cada mês, o sistema realiza automaticamente uma varredura em sua base e, se identificar que não houve movimentação (inserção de registros, anotações, averbações ou retificações) nem inserção de Declaração de Inexistência de Movimento para algum dos tipos de registro (Nascimento, Casamento, Óbito ou Natimorto) encaminha automaticamente mensagem de correio eletrônico à Serventia, alertando sobre a falta da informação.
De forma similar, no sétimo dia útil de cada mês o sistema realiza ação semelhante e, se detectar Pendências (Termos Faltantes e competências sem informações) para algum dos Livros (Nascimento Livro 1, Casamento Livros 2 e 3, Óbito Livro 4, ou Natimorto Livro 5) encaminha automaticamente mensagem de correio eletrônico à Serventia, alertando sobre tais pendências. As pendências referem-se ao período da competência de 01/2016 até o envio da comunicação e não somente relativo a competência anterior ao aviso.
O envio dos avisos é sistêmico (automático), porém a Serventia tem a opção de consultar os avisos já enviados, acessando o Menu “Funções da Serventia” e clicando em “Avisos e Comunicações de Pendências”. O sistema apresentará apenas a opção de preenchimento da competência desejada:
Para consultar os alertas de envio já enviados, basta informar a Competência Inicial e a Competência Final, clicando na figura do calendário e selecionar o mês e o ano e clicar em fechar, ou digitar a data sem ponto ou barra, ou informar somente a Competência a ser consultada (é obrigatório optar por uma destas alternativas).
Se desejar, o usuário pode escolher visualizar apenas e-mails com Tipo de Comunicação “Não movimentação” ou “Pendências”.
Clicar em “Buscar” para efetuar a consulta.
Clicar em “Voltar” para retornar a tela anterior.
A tela retornada contém, além da identificação da serventia, as competências pesquisadas, os tipos de registros que, naquela competência, contém a notificação, a data do envio do e-mail, o endereço de e-mail utilizado automaticamente pelo sistema, e a opção de visualizar o conteúdo do e-mail enviado:
A tabela informa para qual endereço eletrônico as mensagens estão sendo remetidas. Tal informação migra automaticamente da base de dados do Conselho Nacional de Justiça – Página da Justiça Aberta. Em caso de divergências, a serventia deve efetuar a atualização cadastral através do endereço https://www.cnj.jus.br/corporativo/, utilizando-se de senha fornecida pela Corregedoria Geral de Justiça estadual jurisdicionante.
Para consultar um determinado aviso, basta clicar sobre o ícone correspondente nas colunas “Visualizar Email de Não Movimentação” ou “Visualizar Email de Pendências”, conforme o caso. O conteúdo do e-mail encaminhado é apresentado em tela:
Clicar em “Voltar” para retornar à tela anterior.