Em casos de comprovada impossibilidade de cumprimento do artigo 68 da Lei nº 8.212/1991 por motivo justificável, o INSS pode registrar uma justificativa administrativa para as infrações identificadas, com o objetivo de que sejam desconsideradas nas apurações de irregularidades, mediante a instauração de processo administrativo.
Os seguintes tipos de infrações podem vir a receber justificativa administrativa:
- Envio Fora do Prazo Legal, referente à:
- Registros Civis
- Dados Obrigatórios ou Justificativa
- Anotações, Averbações e Retificações
- Declarações de Inexistência de Movimento
- Termos Faltantes
- Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa
São passíveis de justificativa as irregularidades em que o Cartório comprove a ocorrência de impossibilidade técnica ou de força maior, desde que não tenha havido ação indevida, omissão ou negligência de sua parte.
Caso surja alguma situação que justifique o descumprimento legal, o Cartório deve entrar em contato com a Gerência Executiva do INSS responsável por sua região para solicitar a instauração de um processo administrativo para avaliar se é o caso de inclusão da justificativa administrativa no SIRC. Essa solicitação deve ser acompanhada da documentação que comprove a impossibilidade de cumprimento do prazo, da sequencialidade ou das informações obrigatórias.
Para consultar os dados de contato da Gerência Executiva do INSS de sua região, acesse a tela inicial do sistema e use a barra de rolagem para descer até o final, onde está localizada a caixa Contatos no INSS, conforme ilustrado na imagem abaixo:
Para apresentar a justificativa, é fundamental que o Cartório mantenha registros que comprovem a ocorrência do problema, como cópias das telas de erro (prints), quando aplicável, ou o número do chamado aberto junto à Dataprev (sistema Pronto). Abaixo, seguem algumas orientações importantes:
1. Captura de telas de erro (prints):
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- Certifique-se de que as capturas incluam todas as informações relevantes, como mensagens de erro e datas.
- Salve os arquivos de maneira organizada, identificando-os claramente para facilitar sua apresentação.
- O Cartório deve manter cópias das telas (prints) que comprovem a tentativa de envio tempestivo e o erro impeditivo, seja no Sirc Web ou em seu sistema próprio. Nos casos em que não houver telas disponíveis, como em situações de não envio devido a pendências na solicitação de acesso, é necessário possuir documentação que comprove que a solicitação foi realizada dentro do prazo para o envio das informações que se pretende justificar.
2. Registro de chamados no sistema Pronto:
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- Anote e guarde o número do protocolo gerado no momento da abertura do chamado.
- Inclua no relato do chamado detalhes sobre o problema enfrentado, como horários, tentativas realizadas e impacto na operação.
- O Cartório deve procurar o servidor do INSS (por e-mail, telefone ou mensagem de aplicativo) ou registrar chamado no Pronto dentro do prazo de envio do registro, comprovando a tentativa de contornar a situação.
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3. Se houver indisponibilidade geral do Sirc, deve ser apresentado o número do chamado registrado no Pronto.
4. O Cartório também pode apresentar documentação da Corregedoria, caso exista, para comprovar a impossibilidade de envio no período ou justificar a quebra da sequencialidade.
Exemplos de casos possíveis de serem justificados:
- Caso haja necessidade de exclusão e reinclusão de matrícula devido a erro no número, quando o Cartório enviou as informações dentro do prazo, mas precisou excluir o registro e inseri-lo novamente por algum motivo, é importante que o Cartório comprove essa situação para justificar o procedimento.
- Quando não for possível refletir o Livro de Registros no sistema devido à reinicialização da numeração sequencial ou à impossibilidade de seguir a sequencialidade por algum motivo, como erros no sistema do cartório, o Cartório pode solicitar a instauração de processo para verificar se é o caso de inclusão de justificativa administrativa. No entanto, essa solicitação deve ser feita apenas nos casos em que o intervalo apurado seja muito grande, a ponto de inviabilizar o uso da funcionalidade Justificativa de Ausência de Termos, que possui um limite de 30 termos por operação.
- Caso não tenha sido possível obter acesso ao Sirc ou renovar a senha.
- Quando o usuário por algum incidente de segurança for bloqueado ou estar em “quarentena” pela Equipe de Prevenção, Tratamento e Resposta a Incidentes Cibernéticos.
- Quando a concessão de acesso depender da migração de dados do Sirc ou do CNJ, seja por erro na informação de algum dado ou por falha na migração.
- Casos de instabilidade ou inoperância do Sirc superiores a duas horas, com incidente grave registrado pela Dataprev.
São exemplos de casos que não podem ser justificados:
- Quando o Cartório não conseguiu encaminhar as informações em razão de alta demanda ou falta de funcionários;
- Quando não foi realizado contato com o INSS, não foi registrado chamado no Pronto e nem houve tentativa de envio no período a ser justificado;
- Quando o problema de não encaminhamento estiver exclusivamente no sistema próprio do Cartório ou quando o arquivo apresentar alguma crítica não tratada em tempo.
O usuário do Cartório pode consultar, por meio desta ferramenta, todas as irregularidades apuradas no SIRC, além de verificar também os registros que já tiveram justificativa lançada pelo INSS após avaliação do processo administrativo.
Utilizam-se os filtros de pesquisa para localizar as infrações por datas, matrícula, termos, tipo ou situação de tratamento:
