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Guia Sirc - Cartórios

Pendências Consolidadas por Data de Apuração

Esta ferramenta foi renomeada com a subida da Versão 17 do sistema, sendo chamada anteriormente de “Pendências Consolidadas da Serventia”. Isto ocorreu pelo fato de, na mesma versão, o sistema passar a apresentar a nova funcionalidade Pendências Atualizadas – uma evolução desta mesma consulta sensível a alterações realizadas nos dados de registros civis do SIRC quase que imediatamente.

Para acessar esta funcionalidade o usuário do cartório deve acessar o Menu Funções de Serventia | Infrações da Serventia | Pendências Consolidadas por Data de Apuração.

Abaixo, a tela inicial desta funcionalidade:

Para realizar a consulta, o usuário do cartório poderá informar um dos parâmetros a seguir:

  • Competência Inicial e Competência Final: clicar na figura do calendário e selecionar mês e ano inicial e final do intervalo desejado. Por padrão, o filtro competência inicial já vem preenchido com o mês 01/2016;

  • Tipo de Registro: Nascimento, Casamento, Óbito ou Natimorto;

  • Tipo de Infração: Termos Faltantes; Sem informações de registro e sem declaração de inexistência de movimento; ou Dados obrigatórios incompletos ou sem justificativa.

Clique em “Buscar” para consultar as pendências conforme os parâmetros de pesquisa inseridos.

Clique em “Voltar” para retornar à tela inicial do sistema.

Atenção!

A inserção dos parâmetros anteriormente citados é facultativa. Deixando-os em branco, o usuário realizará a consulta a todas as pendências da Serventia, de forma consolidada.

Realizada a busca, quando não retornar resultado com pendências, o sistema apresentará a seguinte tela, e disponibilizará relatório informando que não constam pendências para a serventia:

Retornando, a busca, com alguma pendência, o sistema apresenta tabela contendo as pendências correspondentes aos critérios de pesquisa informados:

Havendo células cujo conteúdo é maior do que a capacidade de exibição em tela, as informações serão indicadas em fonte de cor verde, seguido do sinal de reticências (…). Para visualizar todo o conteúdo da célula, o usuário pode clicar sobre o conteúdo da própria célula (abre-se nova janela pop-up com a mesma tabela, com o conteúdo em negrito, e com barra de rolagem que permite a consulta a todas as informações), ou clicar sobre o botão “Expandir Linha” (O conteúdo é apresentado todo em tela, de forma expandida).

Atenção!

As pendências apresentadas na tabela são atualizadas com base na Data da Última Apuração indicada logo acima da tabela. Assim, novas pendências decorrentes de ações realizadas após esta data e hora, bem como correções de pendências apontadas, somente geram reflexos na tabela após a execução da rotina de apuração indicando as novas atualizações, se houver.

Atenção!

Cabe destacar que o marco de 10/12/2015 é tão somente porque a Resolução nº 2 do CGSirc imputou o prazo limite de início de utilização do SIRC. Entretanto, o §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19 menciona que os atos registrais referentes a nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos praticados a partir da vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, ainda não constantes SIRC, serão inseridos no Sistema na forma disposta pelo CGSirc. Assim que for regulamentado pelo Comitê Gestor, as serventias deverão encaminhar todos os registros desde a Lei nº 6.015/73.

Pendências Consolidadas de Termos Faltantes

Para as colunas que indicam pendências de termos faltantes, são listados os intervalos de termos ausentes no SIRC, levando em consideração os filtros selecionados. O sistema indica, ainda, para qual acervo tal intervalo está faltando. Sugere-se que o filtro de intervalo de competências seja preenchido a partir de janeiro de 2016, a fim de que não sejam exibidas pendências com grandes intervalos, dadas as informações de averbações, anotações e retificações de termos anteriores a 10/12/2015.

Atualmente, o SIRC está configurado para iniciar a verificação de quebra na sequência numérica a partir do termo de menor numeração registrado no sistema. Isso ocorre porque, em tese, esse termo corresponde ao primeiro informado pela Serventia ao iniciar o uso do SIRC.

Por exemplo, se uma Serventia começou a transmitir seus registros de Nascimento (Livro 1) ao SIRC em novembro de 2015 e o primeiro termo informado foi o de número 2.500, o sistema não identificará como ausentes os termos de 1 a 2.499.

Com a publicação da Lei nº 13.846/19, em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar as Anotações, Averbações e Retificações realizadas. Consequentemente, elas passaram a ser obrigadas, eventualmente, a inserir os registros antigos aos quais esses atos se referem, uma vez que não é possível enviar tais atos de forma isolada. Vale destacar que anotações, averbações e retificações estão sempre associadas a um registro no SIRC.

Caso os registros não tenham sido enviados a partir de 10/12/2015, a apuração buscará o primeiro registro enviado, mesmo que este seja anterior a essa data.

Exemplo:
O Cartório envia o primeiro termo nº 2.500 ao SIRC, lavrado em 18/06/2017, e, em cumprimento à Lei, inclui o termo 600, com averbação, lavrado em 10/12/1983. O SIRC verificará a existência do termo 2.500 e continuará procurando os termos até 10/12/2015, caso não encontre continuará verificando o intervalo de termo até encontrar o primeiro termo, que no caso é o termo nº 600.

Portanto, o cartório deverá enviar as informações dos registros ocorridos entre 10/12/2015 e 17/06/2015. Caso contrário, será apontado um intervalo de termos faltantes do 601 até o 2.499. Após a inclusão desse período faltante, o sistema não verificará mais o termo 600 na sequência.

 

Atenção!

O SIRC exibe informações sobre termos faltantes a partir do termo de número mais baixo inserido. No entanto, para fins de apuração de irregularidades, considera-se apenas os termos faltantes a partir de 10/12/2015, até que o Comitê Gestor prepare o normativo necessário para dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19.

Exemplo de intervalo de termos faltantes:

Nascimentos, Acervo 01: 33 até 37 – Indica que estão faltando os termos 33, 34, 35, 36 e 37 do acervo 01 do tipo de registro Nascimento (Livro 1).

Atenção!

Todos os registros de civis lavrados a partir de 10/12/2015 devem ser enviados ao SIRC, enquanto o Comitê prepara o normativo a fim de dar cumprimento ao §3º do artigo 8º do Decreto nº 9.929/19. Para verificar as pendências de termos faltantes da competência 12/2015, referente aos dias 10 a 31, a serventia tem a possibilidade de efetuar a busca informando a referida competência nos filtros “Competência Inicial e Final” das funcionalidades Pendências Consolidadas por Data de Apuração ou Pendências Atualizadas, ou utilizando-se ainda da funcionalidade Situação da Serventia por Competência. Em todos os casos, aparecerão todos termos faltantes da competência, devendo o responsável verificar quais foram lavrados a partir de 10/12/2015.

Atenção!

Para a regularização da pendência relacionada aos Termos Faltantes, é necessário inserir os registros, caso sejam efetivamente registros civis. Caso contrário, como nos casos de transporte ou transposição, a ausência do termo deverá ser devidamente justificada.

Para orientações de como atender a este tipo de pendência consulte o item Atendimento à Pendência “Termos Faltantes” (clique para ser redirecionado, em nova aba).

Para o correto gerenciamento da pendência de Termos Faltantes é fundamental entender os conceitos de exclusão e justificativa de ausência de termos. As orientações detalhadas sobre como proceder para justificar a ausência de termos estão disponíveis no artigo Justificativa de Ausência dos Termos (clique para consultar o artigo, em nova aba).

Os artigos Fluxograma de Exclusão de Registros e Fluxograma de Justificativa de Ausência dos Termos detalham todos os passos a serem seguidos pelo usuário para a execução de cada uma dessas ações. Caso deseje consultá-los, clique nos links abaixo para ser redirecionado (em novas abas) para os respectivos artigos, na seção Fluxogramas:

Fluxograma de Exclusão de Registros

Fluxograma de Justificativa de Ausência dos Termos

Atenção!

O atendimento a uma pendência resulta na exclusão do apontamento nos Relatórios de Pendências mencionados. No entanto, isso não deve ser confundido com a situação Regular, que depende exclusivamente do cumprimento ou não do prazo legal.

Pendências Consolidadas de Competência sem Informação

Para as colunas que indicam pendências “Sem informação de registros ou sem declaração de inexistência de movimento” ocorre quando a Serventia deixa de inserir no SIRC, para toda a competência, registros, anotações, averbações e retificações de um determinado tipo de registro civil, e também não inclui a Declaração de Inexistência de Movimento. Ou seja, a Serventia não transmite as informações nem declara que, naquele mês, não houve registros a serem enviados.

Nessa situação, o sistema não consegue determinar se a Serventia esqueceu de enviar os registros, anotações, averbações ou retificações, ou se, de fato, não havia nenhum dado a ser transmitido.

Exemplo:

Nascimentos, Competências sem Informação: 04/2019 a 06/2019 – Indica que para as competências 04/2019, 05/2019 e 06/2019 não foram informadas movimentações relativas a nascimentos (registros, anotações, averbações ou retificações), nem inserida Declaração de Inexistência de Movimento para este tipo de registro (Livro 1).

Atenção!

Para regularização da pendência de Competências sem Informação devem ser transmitidos os movimentos do mês (registros, anotações, averbações ou retificações), se existentes, ou, caso inexista movimento, devem ser inseridas as correspondentes Declarações de Inexistência de Movimento.

Atenção!

A inclusão da Declaração de Inexistência de Movimento não impede que a Serventia, posteriormente, insira registros, anotações, averbações ou retificações. Nesse caso, a Declaração torna-se automaticamente sem efeito. Caso necessário, a Serventia também pode excluir Declarações de Inexistência Indevidas, utilizando a funcionalidade Excluir Declarações de Inexistência de Movimento (clique para abrir o artigo em nova aba, caso deseje).

Atenção!

A Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 5 (Natimorto) passou a ser exigida por lei somente a partir de 18/06/2019, por conta das alterações trazidas pela Lei nº 13.846/2019. Para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior) tal Declaração segue dispensada.

Atenção!

A pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” abrange os seguintes tipos de registro civil: Nascimento (Livro 1), Casamento (Livros 2 e 3), Óbito (Livro 4) e Natimorto (Livro 5).
Ou seja, se, para uma determinada competência, for lavrado um casamento no Livro 2, considera-se que houve movimento para o tipo de registro Casamento, não sendo necessária a inserção de Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 3, pois ambos pertencem ao mesmo tipo de registro civil.
Quanto aos Natimortos (Livro 5), a exigência de Declaração de Inexistência de Movimento iniciou-se a partir da competência 07/2019, com a publicação da Lei nº 13.846/2019. No entanto, as competências de 07/2019 a 11/2019 não serão consideradas em atraso, pois a ferramenta ainda não estava disponível. A partir da competência 12/2019, deve ser seguido o prazo de inserção da declaração até o quinto dia útil.
Não há exigência de Declaração de Inexistência de Movimento para o Livro 7 (Registros Transladados do Exterior).

Para orientações de como atender a este tipo de pendência consulte o item Atendimento à Pendência “Sem informação de registros e sem declaração de inexistência de movimento” (clique para ser redirecionado, em nova aba).

Atenção!

O atendimento a uma pendência resulta na exclusão do apontamento nos Relatórios de Pendências mencionados. No entanto, isso não deve ser confundido com a situação Regular, que depende exclusivamente do cumprimento ou não do prazo legal.

Pendências Consolidadas de Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa

Na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa”, o sistema traz a quantidade de termos por tipo de registro que apresentam dados obrigatórios não preenchidos e sem justificativa para a ausência da informação.

Ao clicar no link de cada um dos tipos de registros, o usuário será direcionado à tela em que será possível verificar todos os termos enquadrados na situação de dados obrigatórios incompletos, além do detalhamento de qual dado está faltando:

Atenção!

Na tela de detalhamento das Pendências de Dados Obrigatórios Incompletos Sem Justificativa, os termos com ausência justificada e/ou excluídos após a data da última apuração de pendências deixarão de ser exibidos, haja vista não mais constarem na base do SIRC nem serem passíveis de correção. Apesar disso, a quantidade de registros exibidos na tela inicial da funcionalidade não será modificada até execução da próxima rotina de apuração. Como consequência, nesta situação, a somatória dos registros listados na tela de detalhamento – dados obrigatórios faltantes sem justificativa com os registros já solucionados – não será igual à quantidade de termos exibidos na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” da tela inicial da funcionalidade Pendências Consolidadas por Data de Apuração.

Nesta tela, o usuário terá a possibilidade de consultar e/ou alterar um termo, bem como de inserir justificativa em um ou vários termos (justificativa em bloco).

Para consultar os detalhes de um determinado registro, basta clicar no botão da coluna “Consultar”:

O sistema remeterá à tela de consulta do registro, conforme descrito nos itens Consultar os Dados de um Registro de Nascimento, Consultar os Dados de um Registro de Casamento e Consultar os Dados de um Registro de Óbito ou Natimorto.

Na tela de consulta, os dados obrigatórios incompletos são relacionados no quadro “Informações Faltantes” e ficam com o fundo amarelo caso não haja justificativa:

Havendo justificativa, o texto contido no quadro de “Informações Faltantes” é apresentado com o fundo azul, além de exibir a palavra “Justificado” após a descrição dos dados faltantes:

A serventia poderá utilizar o botão da coluna “Alterar” para efetuar a complementação do registro, incluindo os dados faltantes, mediante confrontação dos dados existentes no livro de registros:

O sistema remeterá à tela de alteração do registro, conforme descrito nos itens Alterar um Registro de Nascimento, Alterar um Registro de Casamento e Alterar um Registro de Óbito ou Natimorto.

Após a alteração com a complementação dos dados obrigatórios faltantes, o sistema retorna a mensagem “O registro de matrícula XXX foi alterado com sucesso”.

Caso todos os dados faltantes tenham sido incluídos, o registro passa a constar no quadro de “Pendências Consolidadas Solucionadas” até a próxima apuração:

Por outro lado, verificada a inexistência dos dados obrigatórios no livro de registros, a serventia deverá incluir justificativa para determinado registro, a fim de que o sistema SIRC deixe de apontá-lo na lista de pendências. Neste caso, o usuário poderá selecionar um ou mais registros e clicar no botão “Justificar selecionados”, disponível no final da tabela:

O usuário será direcionado à tela de confirmação, com o quadro “Confirmar justificativa em bloco”, no qual serão exibidos os termos selecionados e o quadro “Justificativa de Ausência de Campos Obrigatórios em Lei”, com a tabela e o campo para descrição das justificativas.

Após selecionar e/ou incluir o texto de justificativa, deverá clicar no botão “Confirmar Justificativa”:

Sendo confirmada a justificativa, o sistema retorna a mensagem “XX registro(s) justificados com sucesso” e passa a exibir os registros justificados no quadro de “Pendências Consolidadas Solucionadas” até a próxima apuração:

Atenção!

A complementação dos dados obrigatórios faltantes ou inclusão de justificativa fora do prazo legal, que é de 1 (um) dia útil contado da data de lavratura do registro, implicará na atribuição de situação Irregular para a Competência de lavratura do registro correspondente nas informações fornecidas pela funcionalidade Situação da Serventia por Competência, pelo motivo “Envio Fora do Prazo”, razão pela qual deve a serventia verificar as pendências diariamente.

A somatória dos registros exibidos no quadro de Pendências Consolidadas Solucionadas com a quantidade de registros relacionados na tabela de dados obrigatórios faltantes sem justificativa deve ser igual à quantidade exibida na tela inicial da funcionalidade de Pendências Consolidadas por Data de Apuração, exceto no caso de ter havido justificativa de ausência de termo ou exclusão de algum dos termos após a data da última apuração de pendências.

No exemplo acima, verifica-se que 5 (cinco) registros foram solucionados – 1 (um) complementado e 4 (quatro) justificados – e ainda existem 38 (trinta e oito) com dados incompletos e sem justificativa, totalizando 43 (quarenta e três) registros que fizeram parte da última apuração de pendências.

Atenção!

A quantidade de registros exibidos na coluna “Registros com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” da funcionalidade Pendências Consolidadas por Data de Apuração somente será atualizada após nova execução da rotina de apuração das pendências. Ou seja, ainda que algumas ou todas as pendências de dados obrigatórios incompletos sem justificativa sejam solucionadas, a quantidade de registros exibida na referida coluna continuará a mesma até a próxima apuração.

Para consultar os detalhes dos termos com dados obrigatórios faltantes já solucionados, basta clicar no link disponibilizado dentro do quadro “Pendências Consolidadas Solucionadas”, situação em que serão exibidas as matrículas, datas de registro e inserção, dados obrigatórios incompletos e a indicação da existência da justificativa, além da possibilidade de consultar e alterar os registros em questão.

Observe que os registros solucionados com a inclusão de todos os dados obrigatórios são exibidos com a coluna “Dados Obrigatórios Incompletos” em branco. Da mesma forma, a coluna “Justificado” aparece vazia para os registros sem justificativa, pois foi solucionado pela inclusão dos dados faltantes.

Caso um registro que foi relacionado nas Pendências Consolidadas de Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa seja alterado para judicial após a data da última apuração de pendências, este registro passará a constar no quadro de “Pendências Consolidadas Solucionadas” até a nova apuração, visto que não são exigidos os dados obrigatórios para os registros judiciais. Por óbvio, se os referidos dados constarem do livro de registros, estes devem ser informados também no SIRC.

Atenção!

A tela de “Pendências Consolidadas de Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” abrange somente os registros lavrados a partir de 18/06/2019, data da publicação da Lei n° 13.846/2019, que alterou o art. 68 da Lei n° 8.212/91.

Atenção!

Após nova execução da rotina de apuração das pendências, os registros solucionados no período de vigência da apuração anterior deixam de ser exibidos, dando lugar aos registros que serão solucionados após a nova apuração.

A qualquer momento, o usuário tem a opção de salvar a tabela em formato de planilha, em arquivo editável, com todos os registros ainda pendentes de dados obrigatórios incompletos sem justificativa. Para tanto, deve comandar o botão “Gerar Relatório”, disponível no final da página.

Para orientações de como atender a este tipo de pendência consulte o item Atendimento à Pendência de “Registro com Dados Obrigatórios Incompletos sem Justificativa” (clique para ser redirecionado, em nova aba).

Nota: Esta funcionalidade foi renomeada na Versão 17 do SIRC, sendo chamada anteriormente de “Pendências Consolidadas da Serventia”. O motivo da alteração foi a criação da nova funcionalidade Pendências Atualizadas, semelhante à esta, porém com atualização das informações quase que imediata

A nova funcionalidade citada é descrita no artigo Pendências Atualizadas (clique para ser redirecionado, em nova aba).