Conceito de Sequencialidade

Sequencialidade

O envio dos registros civis ao SIRC pelos cartórios deve ser realizado de forma correta, completa e tempestiva. Para auxiliar os cartórios a identificarem possíveis erros ou falhas no cumprimento dessa obrigação, o sistema possui diversos controles automáticos que revisam periodicamente todos os registros civis enviados.

Um dos principais controles realizados pelo SIRC diz respeito à sequencialidade dos termos: A Lei de Registros Públicos, Lei nº 6.015/73, estabelece em seu artigo 7º que os números de ordem (termos) devem ser sequenciais, indefinidamente, para cada espécie de registro. Isso significa que há uma sequência numérica, crescente e sem lacunas, para cada tipo de livro de registro (Nascimento, Casamento Civil, Casamento Religioso com efeitos Civis, Óbito e Natimorto), e essa sequência precisa ser respeitada.
O sistema verifica se há termos faltantes na sequência numérica dos registros civis enviados pelos cartórios, considerando cada tipo de livro e acervo. A ideia é relativamente simples: o sistema analisa, para cada tipo de livro e acervo, os conjuntos de matrículas, identificando eventuais lacunas na sequência numérica dos termos.

Atenção!

Como regra, a sequência dos termos dos livros de registros civis de um cartório, para cada acervo de cada tipo de livro, deve seguir a ordem numérica crescente, acompanhando a ordem cronológica, e sem repetições.

Dessa forma, o SIRC, após cada nova execução da rotina de apuração de irregularidades, identifica quebras na sequencialidade para cada tipo de livro de registro, por acervo, e apresenta ao cartório um Relatório Consolidado de todos os termos faltantes. Os termos faltantes localizados pelo sistema podem ser consultados, por exemplo, em Pendências Consolidadas por Data de Apuração, conforme exemplo a seguir: 

Dessa tela, podemos interpretar o seguinte: 

… 46691   46692   ???   46694   46695 …

… 18496   18497   ???   18499   ???   ???    ???   ???   18504   18505   ???   ???   18508 …

… 7415   7416   ???   7418   7419 …

Quando um cartório possui mais de um número de acervo para o mesmo tipo de livro, o sistema busca por quebras na sequencialidade de cada um dos acervos de forma independente, ou seja, para cada acervo há uma sequência numérica de termo individualizada. Se localizada alguma lacuna, o resultado é apresentado na mesma coluna do tipo de livro, precedido de Acervo XX:, onde XX é o número do acervo daquele tipo de registro civil. Veja um exemplo a seguir: 

Note que, ainda que se trate do mesmo tipo de livro (Óbitos Livro 4) há duas sequencialidades independentes:  a sequência de termos do Livro de Óbitos Tipo 4 Acervo 01, e a sequência de termos do Livro de Óbitos Tipo 4 Acervo 02. A interpretação correta da parte destacada da imagem seria:

… 592   593   ???   595   596 … … 603   604   ???   ??? … … ???   640   641  …

… 76   77   ???   79   ???   81   82   83 …

Atenção!

O SIRC não realiza a verificação da sequencialidade para o Livro 7 (E) – Registros Transladados do Exterior, embora seja necessário informar ao sistema quando se trata de um registro civil. Isso ocorre porque este livro não inclui apenas certidões de registros civis de brasileiros lavradas no exterior, mas também outros tipos de atos. Portanto, o sistema não emite alertas ao cartório sobre a ausência de transmissão de um determinado termo para o Livro 7 (E), uma vez que este termo pode referir-se a outro tipo de ato e não necessariamente a um registro civil de pessoa natural brasileira no exterior, que não é inserido no SIRC.

Motivos para termos faltantes e formas de correção

Um termo faltante é aquele para o qual o sistema não encontra uma matrícula associada a ele dentro da sequencialidade de um determinado acervo e tipo de livro de registros. Quando o sistema detecta a ausência do termo, é importante que o usuário do cartório verifique imediatamente qual é o motivo dessa falta e, dependendo do caso, tome a ação corretiva necessária. Em geral, existem dois motivos que podem causar a ausência de um termo no SIRC:

Assim, ao aplicar esses conceitos a um dos exemplos apresentados anteriormente, será considerado especificamente o caso da ausência de termos para o Livro Óbito, Tipo 04, Acervo 02, conforme destacado na tela a seguir:

… 76   77   ???   79   ???   81   82   83 …

Suponha que o cartório, ao tomar conhecimento da ausência de tais termos, verificou seus arquivos e concluiu o seguinte: 

Nestes casos, as soluções para restabelecer a sequencialidade dos registros do Livro Óbito Tipo 04, Acervo 02 referentes a esses dois termos são: 

Por fim, e feitas as devidas ações pelo usuário do cartório, espera-se que, após a execução da rotina de apuração pelo sistema, os termos 78 e 80 não estejam mais listados no Relatório de Pendências Consolidadas por Data de Apuração. Alternativamente o cartório pode aguardar alguns minutos e verificar na funcionalidade “Pendências Atualizadas”. Pode-se imaginar uma possível sequencialidade, após correções, da seguinte forma:  

… 76   77   78   79   80   81   82   83 …                                                 78: Ausência do termo Justificada         80: Registro civil inserido

Atenção!

Até que sejam incluídos os registros anteriores ao início da obrigatoriedade de transmissão ao SIRC (12/2015) o usuário do cartório não deve justificar a ausência de termos que, pela sequencialidade lógica, teriam sido lavrados anteriormente a 10/12/2015: o sistema verifica o menor número de termo da sequência, e localiza eventuais quebras a partir dele. Não faria sentido o sistema apontar a falta de termos relativos a registros anteriores à obrigatoriedade de envio, considerando que cada cartório já estava em determinada fase de uso dos termos de seus livros na implantação do SIRC.
A justificativa de ausência de termos, nesse contexto, é equivalente à inserção de um registro sem data de lavratura. Sem essa informação, o sistema não consegue determinar se o registro é anterior ou posterior a 10/12/2015, o que poderia resultar no apontamento incorreto de um intervalo de termos faltantes.

Vale ressaltar que, na prática, são observadas diversas situações atípicas, em que o acervo da serventia, por algum motivo, não seguiu a sequencialidade lógica de termos. Diante disso, é necessário verificar o que ocorreu para compreender o problema e buscar a melhor solução de contorno possível.

Sequencialidade para períodos anteriores a 01/2016

O SIRC foi implantado em etapas, tornando-se obrigatório, a partir de 10/12/2015, o envio de todos os registros civis lavrados por todos os cartórios. É importante destacar que, nessa data, cada cartório estava em uma numeração específica de termos para cada tipo de livro de registros e acervos, quando diferentes do acervo próprio (01). Portanto, o sistema não considera como faltantes os registros anteriores a essa data.

Assim, o SIRC foi configurado para iniciar a busca por quebras de sequencialidade a partir do termo de numeração mais baixa, presumindo que esse seria o primeiro termo informado pela serventia ao iniciar o uso obrigatório do sistema. Por exemplo, se uma serventia começou a transmitir seus registros de nascimento (Livro 1) ao SIRC em novembro de 2015, e o primeiro registro informado foi o termo 2.500, o sistema não apontará a ausência dos termos de 1 até 2.499.

Com a publicação da Lei nº 13.846/19, em 18/06/2019, as serventias passaram a ser obrigadas a enviar ao SIRC também as anotações, averbações e retificações feitas nos registros civis. Consequentemente, é necessário inserir os registros antigos aos quais esses atos se referem, uma vez que não é possível enviá-los isoladamente (anotações, averbações e retificações estão sempre associadas a um registro civil).

Para que a apuração de termos faltantes apresentada no Relatório de Pendências Consolidadas por Data de Apuração e nas Pendências Atualizadas não retorne intervalos indevidos (referentes a termos lavrados em datas anteriores a 10/12/2015, início da obrigatoriedade de envio de registros civis ao SIRC), foi definida, para fins de levantamento de termos faltantes, data corte de lavratura em 01/2016, ou seja, o menor número de termo de um registro civil de determinado acervo e tipo de livro com data de lavratura anterior a 01/2016 é considerado, pelo sistema, como o primeiro termo da sequência. 

Ainda assim, há uma situação particular que pode ocorrer nessa competência (referente ao início da sequencialidade do cartório no SIRC): quando existir um intervalo não preenchido entre o primeiro termo a partir da competência 01/2016 e o termo mais alto anterior a ele. 

 Vejamos um exemplo dessa situação, o que é apurado, e como tratar: 

Exemplo:

O cartório faz os seguintes envios: Termo 2.580, com data de registro em 30/11/2015.  Termo 2.600, com data de registro em 10/01/2016.  Nesse caso, serão acusados como faltantes o intervalo de termos de 2.581 a 2.599.   Assim, o Cartório tem duas opções:  Simplesmente desconsiderar o intervalo de termos faltantes de 2.581 a 2.599, caso nenhum dos termos se refira a registros lavrados a partir de 10/12/2015; ou Providenciar o envio do termo 2.599, mesmo não sendo obrigado (ou seja, mesmo que sua lavratura seja anterior a 10/12/2015). Com isso, o Sirc entenderá que sua sequencialidade se inicia de fato no termo 2.600, e não acusará mais esses termos como faltantes.  Agora, é importante reforçar que, se no intervalo acusado houver registros posteriores a 10/12/2015, eles deverão ser obrigatoriamente enviados.  Então, nesse mesmo cenário, suponhamos que o primeiro termo lavrado a partir de 10/12/2015 tenha sido o 2.570. Neste caso, o cartório deverá providenciar o envio dos termos de 2.570 a 2.599.  Se o termo 2.599 foi de fato anterior a 10/12/2015, o Cartório não precisa enviá-lo neste momento.  No entanto, como ele não existe no SIRC, o sistema não tem como determinar qual seria, de fato, o início da sequencialidade. Para o sistema, o termo 2.599 poderia estar em qualquer data entre 30/11/2015 e 10/01/2016, tanto antes quanto depois do início da obrigatoriedade de envios.

 

Atenção!

Esta é a regra geral, aplicável aos acervos que seguem a devida ordem crescente e cronológica de lavratura de registros civis. Na prática, existem diversas situações em que o cartório, por algum motivo, não mantém seu acervo em ordem cronológica e crescente, o que pode dificultar ou até mesmo impedir o funcionamento adequado dos levantamentos automáticos de quebras de sequencialidade e fornecer subsídios adequados para verificar termos faltantes. Nessas circunstâncias, é necessário analisar cada caso individualmente para encontrar a melhor solução possível.

Atenção!

Termos com ausência justificada não possuem data de lavratura, já que, como o próprio nome diz, estão ausentes do sistema e, portanto, não foram lavrados (registrados). Por isso, o sistema não pode atribuir-lhes uma data específica, passando a considerá-los na análise da sequencialidade. Em outras palavras, qualquer termo justificado resultará em um intervalo de termos faltantes entre ele e a informação anterior ou posterior na sequência numérica dos termos.
 

Erros comuns sobre termos faltantes que impactam no Relatório de Pendências

É relativamente comum que o usuário, por erro de digitação, justifique incorretamente a ausência de termos, criando um intervalo fictício de muitos termos faltantes, como nos exemplos a seguir.

Exemplo: Termo justificado com erro de digitação

Cartório possui a determinada sequência, na qual está faltante o termo 624:   … 621   622   623   ???   625   626 …  Ao verificar que o termo 624 é um termo utilizado para Transporte, o usuário utiliza a ferramenta Justificar Ausência de Termos para incluir a justificativa dessa ausência. No entanto, por engano, ele digita o número 64 no campo do termo. Após a próxima rotina de apuração do sistema, a sequencialidade ficará da seguinte forma:    64   ???   ???   ??? … … ???   ???   ??? … 621   622   623   ???   625   626 …     64  : Ausência do Termo Justificada (indevidamente)  Intervalo de termos faltantes fictício: de 65 até 620  Ou seja, além do problema da ausência do termo 624, agora o cartório enfrenta um intervalo de termos faltantes fictícios causado pela justificativa indevida do termo 64 nesta sequência. Para solucionar o intervalo dos muitos termos fictícios, basta o cartório Reverter a Justificativa de Ausência do termo faltante. Após nova apuração de irregularidade, o intervalo não será mais apresentado nem em Pendências Consolidadas por Data de Apuração (após a ocorrência de nova rotina de apuração). Para solucionar a ausência do termo 624, basta o cartório utilizar a ferramenta Justificar Ausência de Termos, desta vez digitando o número correto. Após nova apuração de irregularidade, o termo faltante não será mais apresentado no Relatório de Pendências Consolidadas por Data de Apuração  (após a ocorrência de nova rotina de apuração). Alternativamente, o cartório pode aguardar alguns minutos e verificar na funcionalidade “Pendências Atualizadas”. Observação: É bastante comum que o cartório, ao perceber que o termo a ser justificado não desapareceu do Relatório de Pendências após nova apuração, proceda com uma nova justificativa de ausência (desta vez correta), entendendo que “a justificativa anterior deve ter falhado”. Isso complica ainda mais o entendimento do que ocorreu. A situação é a mesma quando ocorre um erro de digitação que adiciona um algarismo ao termo originalmente digitado: nesse caso, forma-se um intervalo de termos fictícios a partir do último termo justificado ou registro civil da sequência atual. Por exemplo, suponha que o cartório tivesse justificado a ausência do termo 6624 em vez do termo 624. Após a apuração, a nova sequência seria a seguinte:    … 621   622   623   ???   625   626 …  ???   ???   ??? … … ???   ???   ???   6624   6624  : Ausência do Termo Justificada (indevidamente)  Intervalo de termos faltantes fictício: de 627 até 6623  A correção das pendências seria a mesma: Justificar Ausência do termo 624, e Reverter a Justificativa de Ausência do termo 6624.

Situação parecida pode ocorrer com a inserção de registros contendo, na matrícula, erro de digitação do termo, tornando-o muito alto (ou muito baixo) se comparado com a sequência real existente. Nestes casos, como o número da matrícula não é uma informação alterável, o cartório deverá excluir do SIRC o registro com matrícula incorreta, incluindo-o novamente, com a matrícula correta.