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Guia Sirc - Cartórios

Conceito de Sequencialidade

Sequencialidade

O envio dos registros civis ao Sirc pelos cartórios deve ser realizado de forma correta, completa e tempestiva. Para auxiliar os cartórios a identificar possíveis erros ou falhas no cumprimento dessas obrigações, o sistema possui diversos controles automáticos que revisam periodicamente todos os registros civis enviados. Esses controles verificam, por exemplo, a ausência de dados obrigatórios em lei ou ausência de informações importantes (ainda que não exigidas legalmente), além de identificar, por exemplo, casos em que nomes são inseridos com prenomes geralmente associado a outro sexo (por exemplo, Maria da Silva informada como sexo masculino), entre outras verificações.  

Um dos principais controles que o sistema realiza diz respeito à sequencialidade dos termos: A Lei de Registros Públicos, Lei nº 6.015/73, estabeleceu a forma de escrituração destes registros, mencionando em seu artigo 7º que os números de ordem (termos) devem ser sequenciais, indefinidamente, para cada espécie de registros. Significa dizer que há uma sequência numérica, crescente, para cada tipo de livro de registro (Nascimento, Casamento Civil, Casamento Religioso com efeitos Civis, Óbitos e Natimortos), e esta sequência precisa ser respeitada. Se o cartório lavrou o registro de nascimento de termo 2500, deverá necessariamente utilizar o termo 2501 para lavrar o registro de nascimento seguinte, sem pular termos, sem repeti-los, e sem lavrar um termo de número mais baixo (que pressupõe-se já existente).

Assim, o sistema verifica diariamente se há algum termo faltante na sequência numérica dos registros civis enviados pelo cartório, para cada tipo de livro e acervo. O conceito é relativamente simples: o sistema analisa, por tipo de livro e acervo, cada conjunto de matrículas, verificando se há alguma lacuna na sequência. 

Atenção!

Como regra, a sequência dos termos dos livros de registros civis de um cartório, para cada acervo de cada tipo de livro, deve seguir a ordem numérica crescente, acompanhando a ordem cronológica, e sem repetições.

Dessa forma, o sistema, após cada nova execução da apuração, identifica quebras na sequencialidade para cada tipo de livro de registro, por acervo, e apresenta ao cartório um Relatório Consolidado de todos os termos faltantes. Os termos faltantes localizados pelo sistema podem ser consultados, por exemplo, em Pendências Consolidadas da Serventia, conforme exemplo a seguir: 

Dessa tela, podemos interpretar o seguinte: 

  • Livro Nascimento Tipo 01, Acervo 01: O sistema identificou a ausência do termo 46693, o que significa que, até a data da apuração indicada em tela, o sistema verificou que há “um buraco” na sequência numérica dos termos para tal tipo de livro e acervo, ou seja, houve a quebra da sequencialidade. Podemos visualizar uma possível sequência de termos da seguinte forma, onde o símbolo de interrogação representa o termo faltante: 

46691   46692   ???   46694   46695
  • Livro Casamentos Tipo 02, Acervo 01: O sistema identificou a ausência dos termos 18498; do intervalo de 18500 até 18503; e do intervalo de 18506 até 18507, indicando que, até a data da apuração indicada na tela, o sistema detectou que houve interrupções na sequência numérica para esse tipo específico de livro e acervo. Podemos visualizar uma possível sequência de termos da seguinte forma, onde os símbolos de interrogação representam os termos faltantes: 

18496   18497   ???   18499   ???   ???    ???   ???   18504   18505   ???   ???   18508
  • Livro Óbitos Tipo 04, Acervo 01: Ausência do termo 7417. Pelo mesmo raciocínio, podemos imaginar uma possível sequência de termos assim:

7415   7416   ???   7418   7419

Quando um cartório possui mais de um número de acervo para o mesmo tipo de livro, o sistema busca por quebras na sequencialidade de cada um dos acervos de forma independente, ou seja, para cada acervo há uma sequência numérica de termo individualizada. Se localizada alguma lacuna, o resultado é apresentado na mesma coluna do tipo de livro, precedido de Acervo XX, onde XX é o número do acervo daquele tipo de registro civil. Veja um exemplo a seguir: 

Note que, ainda que se trate do mesmo tipo de livro (Óbitos Livro 4) duas sequencialidades independentes:  a sequência de termos do Livro de Óbitos Tipo 4 Acervo 01, e a sequência de termos do Livro de Óbitos Tipo 4 Acervo 02. A interpretação correta da parte destacada da imagem seria:

  • Livro Óbitos Tipo 04, Acervo 01: Ausentes os termos 594; e o intervalo de 605 até 640. Assim, até a data da apuração indicada em tela, podemos imaginar a seguinte sequência:  

592   593   ???   595   596 603   604   ???   ??? … … ???   640   641 
  •  Livro Óbitos Tipo 04, Acervo 02: Ausentes os termos 78 e 80. Até a data da apuração indicada em tela, podemos imaginar a seguinte sequência: 

76   77   ???   79   ???   81   82   83

Atenção!

O Sirc não realiza a verificação da sequencialidade para o Livro 7 (E) – Registros Transladados do Exterior. Isso ocorre porque este livro não inclui apenas certidões de registros civis de brasileiros lavradas no exterior, mas também outros tipos de atos. Portanto, o sistema não emite alertas ao cartório sobre a ausência de transmissão de um determinado termo para o Livro 7 (E), pois esse termo pode se referir a outro tipo de ato e não a um registro civil de pessoa natural de brasileiro do Exterior, o que não é passível de inserção no Sirc. 

Motivos para termos faltantes e formas de correção

Um termo faltante é aquele para o qual o sistema não encontra uma matrícula associada a ele dentro da sequencialidade de um determinado acervo e tipo de livro de registros. Quando o sistema detecta a ausência do termo, é importante que o usuário do cartório verifique imediatamente qual é o motivo dessa falta e, dependendo do caso, tome a ação corretiva necessária. Em geral, existem dois motivos que podem causar a ausência de um termo no Sirc:

  • O número de termo faltante foi utilizado para lavrar um registro civil: É a situação mais simples, no entanto, a que requer mais agilidade do cartório em sua correção, dado o prazo legal para inserção do registro no sistema. Em síntese, significa que, por algum motivo, aquele registro civil não foi inserido no Sirc (seja por esquecimento, seja por erro na transmissão). A solução, neste caso, consiste em o usuário do cartório inserir o quanto antes o registro no sistema, dado o atual prazo legal de um dia útil após a lavratura. No caso de transmissão de registros em lote (via arquivo), a ferramenta Relatório de Movimentos com Erro é de extrema utilidade para que o usuário do cartório verifique em tempo real eventuais informações de registros recusadas pelo sistema, bem como o motivo da recusa, facilitando a correção do erro e retransmissão logo em seguida, sem ter que aguardar a rotina de apuração para consultar os registros faltantes no Relatório de Pendências Consolidadas da Serventia.

  • O número de termo faltante não foi utilizado para lavrar um registro civil: Existem diversas situações em que o cartório, por determinado motivo, não utilizou um número de termo para lavrar um registro civil. Um dos exemplos mais comuns é o Transporte, quando é realizada a transcrição (continuação) do texto de um registro em outro termo por falta de espaço na folha do termo anterior, com remissão à margem do termo original, geralmente originada de uma averbação. Nestes casos, o termo não se refere a um novo registro civil de uma pessoa natural diversa, motivo pelo qual não cabe a transmissão do registro ao sistema. Por outro lado, é necessário que o usuário do cartório justifique ao Sirc o motivo da ausência daquele termo, explicando o motivo do número ter sido utilizado para fins diversos de registro civil. Para esses casos, o usuário do cartório utiliza-se da funcionalidade Justificativa de Ausência dos Termos: Em termos práticos, o usuário do cartório insere um texto de justificativa associado ao termo faltante, o qual substitui o “buraco” deixado pela ausência do suposto registro não transmitido. Com isso, o sistema entende que não deve mais indicar a ausência daquele termo (pois não se trata de um registro civil) e, após nova apuração, deixará de apontá-lo como faltante no Relatório de Pendências Consolidadas da Serventia.

Assim, apliquemos esses conceitos a um dos exemplos apresentados acima. Vamos considerar especificamente o caso da ausência de termos para o Livro Óbitos Tipo 04, Acervo 02, destacado na tela a seguir: 

  • Livro Óbitos Tipo 04, Acervo 02: Ausentes os termos 78 e 80: 

76   77   ???   79   ???   81   82   83

Suponha que o cartório, ao tomar conhecimento da ausência de tais termos, verificou seus arquivos e concluiu o seguinte: 

  • Termo 78 do Livro Óbitos Tipo 04, Acervo 02: O sistema de registro do cartório é completamente informatizado, inclusive o livro de registros, e durante a lavratura deste registro houve queda de energia na serventia, o que provocou a perda e inutilização deste termo, não havendo como recuperá-lo devido ao sistema não conseguir recuperar o número e disponibilizar somente o número seguinte;

  • Termo 80 do Livro Óbitos Tipo 04, Acervo 02: Trata-se de registro de óbito de João da Silva, transmitido em lote ao sistema, porém verificou-se através do Relatório de Movimentos com Erro que o sistema não recepcionou o registro, retornando a crítica Se não existirem dados de Filiação 1, não devem ser informados dados de endereço da Filiação 1

Nestes casos, as soluções para restabelecer a sequencialidade dos registros do Livro Óbitos Tipo 04, Acervo 02 referentes a esses dois termos são: 

  • Termo 78: Não se trata de um registro civil. Basta o cartório justificar a ausência do termo mediante a ferramenta Justificar Ausência de Termos, explicando o ocorrido. Após a ocorrência da próxima apuração, o Relatório de Pendências Consolidadas da Serventia deixará de apontar a ausência do termo 78; 

  • Termo 80: Trata-se de registro de óbito, porém um equívoco de preenchimento impediu sua recepção pelo sistema (de fato, não há sentido em se informar um endereço para pai/mãe sem que se tenha informado quem é este pai/mãe). Neste caso, basta o cartório corrigir os dados (preencher o nome da filiação, caso tenha se esquecido, ou apagar os dados de endereço a ela vinculados, caso tenha preenchido por engano), e retransmitir o registro, por arquivo, ou diretamente, via navegador Sirc Web. Vale lembrar: o prazo legal entre a data de lavratura e a data de envio é, atualmente, de um dia útil, de modo que é altamente recomendável que o cartório confirme se o registro, quando transmitido via arquivo, de fato foi recepcionado pelo sistema (via Comprovantes e Relatórios de Transmissão de Arquivos ou mesmo via pesquisa direta do registro, conforme o tipo, no Menu Registros Civis, já que o Relatório de Pendências Consolidadas da Serventia somente confirmará se deixou ou não de apontar o termo 80 como ausente após nova apuração. 

Por fim, e feitas as devidas ações pelo usuário do cartório, espera-se que, após a execução da rotina de apuração pelo sistema, os termos 78 e 80 não estejam mais listados no Relatório de Pendências Consolidadas da Serventia. Podemos imaginar uma possível sequencialidade, após correções, da seguinte forma:  

 

76   77   78   79   80   81   82   83

                                                78: Ausência do termo Justificada         80: Registro civil inserido

Atenção!

Até que sejam incluídos os registros anteriores ao início da obrigatoriedade de transmissão ao Sirc (12/2015) o usuário do cartório não deve justificar a ausência de termos que, pela sequencialidade lógica, teriam sido lavrados anteriormente a 10/12/2015: o sistema está programado para, em linhas gerais, buscar o termo mais baixo da sequência, e localizar eventuais quebras a partir dele, dado que não faria sentido o sistema apontar a falta de termos relativos a registros anteriores à obrigatoriedade de envio, e dado que quando da implantação do Sirc cada cartório já se encontrava em determinada “altura” de uso dos termos de seus livros.
A justificativa de ausência de termos, neste caso, seria equivalente à inserção de um registro sem data de lavratura. Sem a data, o sistema não é capaz de determinar se o registro é anterior ou posterior a 10/12/2015, o que resulta no apontamento indevido de um intervalo de termos faltantes. 

Vale ressaltar que, na prática, são observadas diversas situações atípicas, em que o acervo da serventia, por algum motivo, não seguiu a sequencialidade lógica de termos. Diante disso, é necessário verificar o que ocorreu para compreender o problema e buscar a melhor solução de contorno possível.

Sequencialidade para períodos anteriores a 01/2016

O Sirc foi implantado em etapas, sendo que a partir de 10/12/2015, tornou-se obrigatório o envio de todos os registros civis lavrados por todos os cartórios. É importante destacar que, nesse momento, cada cartório encontrava-se em determinada numeração de termo, para cada tipo de livro de registros e acervos, quando diferentes de acervo próprio (01). Portanto, o sistema não considera como faltantes registros anteriores a essa data. 

Desta forma, o Sirc foi configurado para iniciar a busca por quebra de sequencialidade a partir do termo de numeração mais baixa, pois, em tese, esse seria o primeiro termo informado pela Serventia quando iniciou o uso obrigatório do sistema. Ou seja, se uma Serventia iniciou a transmissão de seus registros de Nascimento (Livro 1) ao Sirc em 11/2015, e o primeiro registro informado foi o termo 2.500, o sistema não apontará a ausência dos termos 1 até 2.499. 

Ocorre que, com a publicação da Lei nº 13.846/19, em 18/06/2019, as Serventias passaram a ter a obrigação de enviar ao Sirc também as Anotações, Averbações e Retificações, e com isso, eventualmente, têm que inserir os registros antigos aos quais tais atos se refiram, uma vez que não é possível enviá-los isoladamente (anotações, averbações e retificações estão sempre associadas a um registro civil no Sirc). 

Para que a apuração de termos faltantes apresentada no Relatório de Pendências Consolidadas da Serventia não retorne intervalos indevidos (referentes a termos lavrados em datas anteriores a 10/12/2015, início da obrigatoriedade de envio de registros civis ao Sirc), foi definida, para fins de levantamento de termos faltantes, data corte de lavratura em 01/2016, ou seja, o menor número de termo de um registro civil de determinado acervo e tipo de livro com data de lavratura anterior a 01/2016 é considerado, pelo sistema, como o primeiro termo da sequência. 

Ainda assim, há uma situação particular que pode ocorrer nessa competência (referente ao início da sequencialidade do cartório no Sirc): quando existir um intervalo não preenchido entre o primeiro termo a partir da competência 01/2016 e o termo mais alto anterior a ele. 

 Vejamos um exemplo dessa situação, o que é apurado, e como tratar: 

Exemplo:

O cartório faz os seguintes envios:

Termo 2.580, com data de registro em 30/11/2015. 

Termo 2.600, com data de registro em 10/01/2016. 

Nesse caso, serão acusados como faltantes o intervalo de termos de 2.581 a 2.599 

Assim, o Cartório tem duas opções: 

    • Simplesmente desconsiderar o intervalo de termos faltantes de 2.581 a 2.599, caso nenhum dos termos se refira a registros lavrados a partir de 10/12/2015; ou
    • Providenciar o envio do termo 2.599, mesmo não sendo obrigado (ou seja, mesmo que sua lavratura seja anterior a 10/12/2015). Com isso, o Sirc entenderá que sua sequencialidade se inicia de fato no termo 2.600, e não acusará mais esses termos como faltantes. 

Agora, é importante reforçar que, se no intervalo acusado houver registros posteriores a 10/12/2015, eles deverão ser obrigatoriamente enviados. 

Então, nesse mesmo cenário, suponhamos que o primeiro termo lavrado a partir de 10/12/2015 tenha sido o 2.570. Nest caso, o cartório deverá providenciar o envio dos termos de 2.570 a 2.599. 

Opcionalmente, da mesma forma que no cenário anterior, poderá enviar também o 2.569, para que o Sirc entenda que deve analisar a sequencialidade apenas a partir do 2.570. 

Se o termo 2.599 foi de fato anterior a 10/12/2015, o Cartório não tem a obrigação legal de enviá-lo.  Mas como ele não existe no Sirc, o sistema não tem como apurar qual seria de fato o início da sequencialidade (para o sistema, o termo 2.599 poderia estar em qualquer data entre 30/11/2015 e 10/01/2016, tanto antes quanto depois do início da obrigatoriedade de envios).

 

Atenção!

Esta é a regra geral, aplicável aos acervos que seguem a devida ordem crescente e cronológica de lavratura de registros civis. Na prática, existem diversas situações em que o cartório, por algum motivo, não possui seu acervo em ordem cronológica e crescente, o que dificulta ou mesmo impede o funcionamento adequado dos levantamentos automáticos de quebras de sequencialidade e fornecimento adequado de subsídios para verificar termos faltantes. Nestes casos, há que se analisar cada caso em particular, a fim de buscar a melhor solução de contorno para o caso específico.   

Atenção!

Termos cuja ausência foi justificada não possuem data de lavratura, já que, como o próprio nome diz, estão ausentes do sistema. Com isto, o sistema não tem com fixá-lo em uma data, de modo que passa a considerá-lo na análise da sequencialidade. Ou seja, qualquer termo justificado provocará um intervalo de termos faltantes entre eles e a informação anterior ou posterior daquela sequência de números de termos. 
 

Erros comuns sobre termos faltantes que impactam no Relatório de Pendências

É relativamente comum que o usuário, por erro de digitação, justifique incorretamente a ausência de termos, criando um intervalo fictício de muitos termos faltantes, como nos exemplos a seguir.

Exemplo: Termo justificado com erro de digitação

Cartório possui a determinada sequência, na qual está faltante o termo 624: 

  621   622   623   ???   625   626  

O usuário verifica que o termo 624 é um Transporte, logo, utiliza a ferramenta Justificar Ausência de Termos para incluir a justificativa de tal ausência; porém, por lapso, ele digita no campo do termo o número 64. Após a próxima rotina de apuração do sistema, a sequencialidade passará a constar da seguinte maneira:  

 

 64   ???   ???   ??? … … ???   ???   ???621   622   623   ???   625   626  

 

 64  : Ausência do Termo Justificada (indevidamente) 

Intervalo de termos faltantes fictício: de 65 até 620 

Ou seja, além do problema da ausência do termo 624, agora o cartório conta com um intervalo de termos faltantes fictícios causado pela justificativa indevida do termo 64 desta sequência.  

Para solucionar o intervalo dos muitos termos fictícios, basta o cartório Reverter a Justificativa do Termo Faltante. Após nova apuração de irregularidade, o intervalo não será mais apresentado nem em Pendências Consolidadas da Serventia (após a ocorrência de nova rotina de apuração).

Para solucionar a ausência do termo 624, basta o cartório utilizar a ferramenta Justificar Ausência de Termos, desta vez digitando o número correto. Após nova apuração de irregularidade, o termo faltante não será mais apresentado no Relatório de Pendências Consolidadas da Serventia  (após a ocorrência de nova rotina de apuração).

Observação: É bastante comum que o cartório, notando que o termo a justificar não desapareceu do Relatório de Pendências após nova apuração, comande nova justificativa de ausência (desta vez correta) sob o entendimento de que “a justificativa anterior deve ter falhado”. Isso dificulta um pouco mais o entendimento do que ocorreu. 

A situação é a mesma quando o erro de digitação acrescenta um algarismo ao termo digitado: neste caso, forma-se um intervalo de termos fictícios a partir do último termo justificado ou registro civil da sequência atual. Neste exemplo, suponha que o cartório tivesse justificado a ausência do termo 6624 em lugar do termo 624. Após apuração, a nova sequência apontaria o seguinte:  

 … 621   622   623   ???   625   626   ???   ???   ??? … … ???   ???   ???   6624 

 6624  : Ausência do Termo Justificada (indevidamente) 

Intervalo de termos faltantes fictício: de 627 até 6623 

A correção das pendências seria a mesma: justificar ausência  do termo 624, e reverter a justificativa de ausência do termo 6624. 

Situação parecida pode ocorrer com a inserção de registros contendo, na matrícula, erro de digitação do termo, tornando-o muito alto (ou muito baixo) se comparado com a sequência real existente. Nestes casos, como o número da matrícula não é uma informação alterável, o cartório deverá excluir do Sirc o registro com matrícula incorreta, incluindo-o novamente, com a matrícula correta.