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Guia Sirc - Cartórios

Conceito de Data da Última Apuração

O SIRC possui um grande volume de dados e, para avaliar todas as informações, foram construídas rotinas de execução diárias. Essas rotinas verificam os resultados atualizados após a inserção, alteração ou exclusão de um novo registro, ou após alguma outra ação que afete determinado relatório, como a justificativa da ausência de um termo faltante. Essas rotinas internas de apuração (jobs de apuração) são momentos em que o sistema realiza uma varredura completa em toda a sua base de dados atualizada, incrementando os relatórios das funcionalidades que dependem dessa ação.

Para identificar quais funcionalidades dependem de rotinas de apuração para serem atualizadas, o usuário deve verificar a presença da informação Data da Última Apuração, geralmente disposta acima das tabelas de resultados nas pesquisas, conforme o exemplo a seguir, da tela da funcionalidade Registros Enviados Fora do Prazo:

Ou seja, quando apresentada a informação de Data da Última Apuração de Irregularidades, ou Data da Última Apuração, ou Data da Apuração de Pendências na tela da funcionalidade, o usuário deve compreender que os resultados ali apresentados estão atualizados até a data e hora informadas naquele campo. No exemplo acima, temos a funcionalidade de Consulta a Registros Enviados Fora do Prazo, e a Data da Última Apuração de Irregularidades é informada como 05/01/2024, às 05:00:16. Isso significa que:

  • Um registro civil inserido no Sirc pelo cartório em 03/01/2024, nesse exemplo, cuja data de lavratura tenha ocorrido em 27/12/2023 (após o prazo legal de um dia útil, de acordo com a Lei nº 13.846/19) será localizado pela funcionalidade “Registros Enviados Fora do Prazo” em uma busca feita no momento em que essa tela é apresentada ao usuário, pois já se encontrava presente na base de dados do Sirc quando a última apuração ocorreu; 

  • Um registro civil inserido no Sirc pelo cartório em 08/01/2024, no mesmo exemplo, cuja data de lavratura tenha ocorrido em 02/01/2024 (após o prazo legal de um dia útil, de acordo com a Lei nº 13.846/19) não será localizado pela funcionalidade “Registros Enviados Fora do Prazo” em uma busca feita no momento em que esta tela é apresentada ao usuário, pois ainda não se encontrava presente na base de dados do Sirc quando a última apuração ocorreu. Esse registro somente passará a constar na lista de registros em atraso após a execução de nova rotina de apuração, posterior à sua inclusão. 

É importante compreender que o conceito de Data da Última Apuração em relação a certas funcionalidades não se confunde com os efeitos das ações realizadas no sistema, que surtem resultados imediatos, e podem ser consultadas logo após o comando de conclusão. Por exemplo: caso um registro enviado fora do prazo tenha sua irregularidade afastada através da funcionalidade Justificativa de Ausência de Termos, esse registro já estará imediatamente regular no sistema (ainda que só deixe de constar da consulta de Registros Enviados Fora do Prazo após a ocorrência da próxima rotina de atualização).

Outro exemplo: ao resolver a pendência de um termo faltante (por meio da inserção de uma justificativa para sua ausência, ou da inserção do registro civil correspondente), a consulta à funcionalidade Pendências Consolidadas por Data de Apuração não deixará imediatamente de apresentar esse termo como pendência, pois tal consulta depende da rotina de apuração, conforme podemos verificar na tela abaixo (Data da Última Apuração de Pendências, acima da tabela de resultados da consulta). No entanto, o registro, se inserido, será imediatamente localizável por meio da pesquisa e, se justificada a ausência do termo, esse termo não será mais encontrado na busca por termos faltantes a justificar, mas será localizado na busca por termos com ausência justificada, visto que as demais funcionalidades envolvidas não dependem de apuração. 

Como mencionado, esse conceito se aplica a qualquer funcionalidade que exiba em sua tela a expressão Data de Última Apuração. Outro exemplo é a funcionalidade CPFs Irregulares:

Isso significa que quando uma pendência de CPF irregular for solucionada, ela só deixará de ser exibida com o status pendente nas consultas da funcionalidade CPFs Irregulares após ocorrer uma nova apuração, posterior ao momento da ação corretiva. Mesmo que o registro em si já contenha as alterações necessárias para resolver a pendência, essa informação só será refletida na funcionalidade após a execução de nova apuração dos dados.

A atualização das principais pendências (termos faltantes, competências sem informação, e registros com dados obrigatórios incompletos) é feita via rotina diária de apuração, que se inicia às 23:00 horas. Diante do grande volume de dados a serem processados para gerar as apurações, especialmente as pendências e irregularidades, é esperável que o sistema leve algumas horas para concluir esse procedimento. Porém, podem ocorrer instabilidades ou falhas que interrompam tal processamento.

Considerando que eventuais falhas poderiam confundir o usuário quanto à conclusão da apuração, o sistema apresenta, enquanto ainda não concluída, o andamento da rotina de apuração de irregularidades associada às pendências e irregularidades, permitindo ao usuário saber que a rotina está em execução, e em que fase se encontra. Isso permite que o usuário saiba que a rotina de apuração ainda não foi finalizada.

São oito as fases da apuração:

  1. Início da Execução
  2. Inserção/Exclusão Feriados
  3. Período sem Internet das Serventias
  4. Registros/Termos Faltantes
  5. Campos Obrigatórios não Preenchidos
  6. Declarações de Inexistência de Movimento
  7. Registros Fora do Prazo
  8. Final da Execução

Para consultar se a Rotina de Apuração de Irregularidades está em processamento, os usuários do INSS e os usuários dos cartórios podem acessar uma das funcionalidades que dela dependem, como por exemplo Situação da Serventia por Competência, ou Pendências Consolidadas por Data de Apuração. Se a apuração estiver em execução, estará presente um quadro chamado Apuração em Execução, informando a data e hora de início da Apuração, a Fase atual, e as opções de Detalhar a Apuração e a de Detalhar a Execução:

Ao clicar em Fase de Apuração, é apresentado um novo quadro chamado Histórico de Execução de Apuração de Irregularidades, no qual o usuário consegue saber em qual das oito fases a apuração se encontra. E ao clicar em Detalhar Execução, surge o quadro Histórico de Execução da Fase, que informa qual etapa daquela fase o sistema está apurando. 

No exemplo a seguir, podemos ver que a apuração está na Fase 4 – Registros/Termos Faltantes e, dentro desta fase, está fazendo a verificação para os Registros de Nascimento:

Atenção!

Quando a Rotina de Apuração de Irregularidades não se encontra em processamento, as telas das funcionalidades Situação da Serventia por Competência e Pendências Consolidadas por Data de Apuração não apresentam o quadro Apuração em Execução, mas somente a Data da Última Apuração. Nesse caso, basta o usuário se atentar para a data: caso indique o dia anterior, significa que a rotina da última madrugada foi executada com sucesso.

A equipe da Divisão de Cadastro de Informações Civis (DCIC) está sempre atenta quanto à execução da Rotina de Apuração, acionando a Dataprev tão logo seja detectado algum problema, para que se evitem prejuízos aos cartórios e ao andamento dos trabalhos dos servidores do Instituto.