Assunto: Disponibilização da nova versão do SIRC no dia 09/04/2020

Prezados Titulares dos Cartórios de Registros Civis de Pessoas Naturais,

Devido ao COVID-19, ocorreu o adiamento da versão que seria disponibilizada no dia 24/03/2020 conforme Comunicado nº 1 nº 2. Foi providenciado alguns recursos com o objetivo de dar um suporte eficaz bem como o acompanhamento em caso de eventual intercorrência na
disponibilização. Assim a nova versão será disponibilizada no dia 09/04/2020 à noite.

Reforçamos que as averbações, anotações e retificações somente serão apuradas com o envio fora do prazo após a implantação efetiva dessa versão.

Outro assunto importante a ser abordado é que tendo em vista quarentena decretada em diversas localidades do país por conta do novo coronavírus, o CNJ editou o Provimento Nº 91, publicado no dia 22 de março 2020, dispondo sobre a suspensão ou redução do atendimento presencial ao público no âmbito das serventias extrajudiciais e da execução dos serviços notariais e de registros.

Entretanto, como existem serventias que ainda estão funcionando em regime de plantão e permanecem lavrando registros, a obrigação de envio das informações dos registros civis em um dia útil conforme o artigo 68 da Lei nº 8.212/91 permanece.

Desta forma, sugerimos que assim que houver a lavratura do registro, encaminhem as informações ao SIRC no mesmo dia, por arquivo ou pelo meio on-line, para que não seja ultrapassado o prazo legal caso o não possua plantão da serventia no próximo dia.

As serventias que estão com atendimento suspenso não lavram registros e não há o que enviar, salvo o que foi lavrado atá a suspensão do atendimento.

A obrigação permanece uma vez que o não envio das informações impactam diretamente em continuidade de pagamentos de benefícios indevidos de pessoas falecidas e não informadas bem como o não reconhecimento imediato do direito ao benefício do salário-maternidade da segurada e que necessita desse atendimento automático. Ressaltamos que as informações dos registros civis nesse momento são muito importantes.

Todas as melhorias e funcionalidades estão descritas no comunicado nº 1/2020. Para relembrar seguem as descrições das implementações:

I – No Sirc Web (sirc.dataprev.gov.br):

a) Apuração do envio dos dados de Averbação, Retificação e Anotação em dia útil contado a partir da data da averbação, anotação e retificação – Reforçamos que, ainda que não seja obrigatório o envio de registros anteriores ao início do uso do SIRC por parte da Serventia, decorre da obrigação do envio da referida averbação, anotação ou retificação o envio das informações do respectivo registro, ainda que antigo, visto que inexiste a possibilidade de enviar somente a averbação, anotação ou retificação.
O envio das averbações, anotações e retificações registradas na Serventia a partir de 18/06/2019, data de sua publicação, devem ser encaminhadas ao SIRC. Entretanto, em razão do webservice da disponibilização ocorrer somente a partir de 09.04.2020, as informações referentes ao período de
18/06/2019 a 08/04/2020, não enviadas em até um dia útil, não serão apuradas como fora do prazo e as Serventias terão até o dia 30.12.2020 para enviar as informações referentes a esse período.
Ressaltamos que a modalidade on-line para inserção das averbações, anotações e retificações estão disponíveis desde 25.06.2019.

b) Apuração de falta de preenchimento de campos obrigatórios – Os campos definidos pela Lei nº 13.846/2019 como obrigatórios perante o INSS, quando não informados, serão apurados e indicados com pendência/irregularidade. A apuração será realizada nos casos de não envio ou de envio fora do prazo de um dia útil.

c) Inclusão de dados de Averbação, Retificação e Anotação na funcionalidade de “Recibo de Entrega de Registros Civis por Mês de Operação” em Funções de Serventia.

d) Otimização da pesquisa por nomes nas funcionalidades de Registros Civis e na Consulta Nacional
PESQUISA EXATA: Quando NÃO é marcado o campo “Busca por Aproximação”: o sistema procura por nomes iguais ao digitado, desconsiderando nessa busca: caracteres especiais, como acentos,
cedilhas, apóstrofos; espaços em excesso entre as palavras; letras maiúsculas/minúsculas; além das partículas “DE”, “DA”, “DO”, “DAS”, “DOS” e “E” (p. ex.: DO CARMO, DAS DORES, DA SILVA, DOS
ANJOS, E SILVA).

PESQUISA APROXIMADA: Quando é marcado o campo “Busca por Aproximação”: o sistema busca também nomes parecidos foneticamente com o digitado, desconsiderando, além das informações citadas acima (pesquisa exata), as letras diferentes que representam os mesmos sons ou nomes que tenham a escrita aproximada. Exemplos: Souza/Sousa; Andreia/Andréa; Mattos/Matos.

e) Em todos os tipos de registros, no campo referente a Documentos, foram acrescentadas as seguintes regras:
e.1) Caso seja preenchido o CPF, os demais documentos serão preenchidos acaso disponíveis.
e.2) Caso o CPF não seja preenchido, ao menos um dos demais documentos será de preenchimento obrigatório.
e.3) Acaso a serventia não possua nenhum dos documentos listados, inclusive o CPF, é possível ignorar e descrever o motivo da não inclusão em campo específico denominado “justificativa”, localizado na última tela de inserção ou na alteração do registro.
e.4) No Registro de Nascimento, em Dados Básicos, o campo CPF do registrado passou a ser obrigatório e passível de ser ignorado em caso de desconhecimento (com preenchimento do campo:
“justificativa”).

f) Criação dos campos data de nascimento e a lista de documentos de identificação para as pessoas que fazem parte da Filiação do natimorto – Desta forma, os registros lavrados no livro 5 (natimortos) passarão a contemplar também os dados completos da filiação, da mesma forma que os registros de nascimento, conforme a Lei nº 13.846/19.

g) Criação do campo Justificativa de Não Preenchimento de Campos Obrigatórios – com a nova regra de apuração quanto aos campos obrigatórios constantes da Lei nº 13.846/19, podem existir, de forma excepcional, registros lavrados nas serventias que realmente não possuem os dados completos. Assim foi disponibilizado esse campo na última tela de inserção e na tela de alteração para incluir a justificativa da ausência do dado.

h) Criação de filtros para consulta de informações de registros civis com Averbações, Notificações e Retificações na funcionalidade “Registro Civis” – ferramenta que possibilita pesquisar quais registros possuem anotação, averbação ou retificação.

i) Ajuste de indicadores referentes à inclusão do campo de justificativa e à inclusão dos dados em filiação do natimorto em “Funções de Serventia” na funcionalidade “Qualidade do Preenchimento dos Dados Obrigatórios” – É possível consultar quais as informações de registros tiveram o campo “Justificativa” de ausência dos campos obrigatórios preenchidos. Além disso, também será possível identificar informações dos registros que não possuem os campos de data de nascimento e
documentos da filiação de natimorto, uma vez que são obrigatórios a partir de 18/06/2019.

j) Ajuste na funcionalidade “Situação da Serventia” em Funções de Serventia para demonstrar as pendências/irregularidades em relação às apurações das averbações, anotações e retificação fora de um dia útil bem como a contabilização dessas informações. Além disso, apresenta a apuração referente aos campos obrigatórios legais em caso de não envio ou o envio em atraso, bem como sua contabilização.

l) Ajustes na funcionalidade “Pendências Consolidadas da Serventia” em Funções de Serventia para apresentar o número de registros em cada tipo que possuem informações com campos obrigatórios faltantes.

II – Serviço de WebService do Sirc – refere-se às alterações sistêmicas no dicionário de dados encaminhadas no dia 23/12/2019, por meio do Manual de Recomendações Técnicas. As informações também foram repassadas às empresas de software dos cartórios durante a reunião ocorrida em
10/09/2019, em Brasília. O referido Manual encontra-se disponibilizado no Portal: www.sirc.gov.br e no Menu AJUDA do Sirc Web (sirc.dataprev.gov.br). As implementações são:

a) Inclusão da possibilidade de envio de dados de Averbação, Retificação e Anotação;
b) Inclusão de indicador para nomes iguais na filiação e cônjuges;
c) No Registro de Nascimento, em Dados Básicos, o campo CPF passou a ser obrigatório e passível de ser ignorado;
d) Em todos os tipos de registros, em Documentos, foram acrescentadas as seguintes regras:
d.1) Caso seja preenchido o CPF, os demais documentos serão de preenchimento opcional;
d.2) Caso o CPF não seja preenchido, ao menos um dos demais documentos serão de preenchimento obrigatório;
e) Inclusão de indicadores de ignorado para o tratamento das novas regras de documentos;
f) Inclusão de justificativa de não preenchimento de campos obrigatórios;
g) Criação dos campos data de nascimento e a lista de documentos de identificação para as pessoas que fazem parte da Filiação do natimorto. Desta forma, os registros lavrados no livro 5 (natimortos) passarão a contemplar também os dados completos da filiação, da mesma forma que os registros de nascimento.

Atenciosamente,

Brasília, 3 de abril de 2020.
Equipe do INSS

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