Assunto: Nova versão do Sirc a partir de 17/03/2020

Prezados Titulares dos Cartórios de Registros Civis de Pessoas Naturais,

Em continuidade às adaptações decorrentes da Lei nº 13.846 de 22 de junho de 2019, que dispôs sobre algumas inovações quanto às obrigações das serventias de registros civis de pessoas naturais em relação ao Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, informamos que estará disponível nova versão do Sistema Nacional de informações de Registros Civis – SIRC em 17/03/2020.

A referida versão do sistema contemplará as seguintes implementações:

I – No Sirc Web (sirc.dataprev.gov.br):

a) Apuração do envio dos dados de averbação, retificação e anotação em dia útil contado a partir da data da averbação, anotação e retificação

Reforçamos que, ainda que não seja obrigatório o envio de registros anteriores ao início do uso do SIRC por parte da Serventia, decorre da obrigação do envio da referida averbação, anotação ou retificação o envio das informações do respectivo registro, ainda que antigo, visto que inexiste a possibilidade de enviar somente a averbação, anotação ou retificação.

O envio das averbações, anotações e retificações registradas na Serventia a partir de 18/06/2019 (data de sua publicação) devem ser encaminhadas ao SIRC. Entretanto, em razão do webservice ser disponibilizado somente a partir de 17/03/2020, as informações referentes ao período de 18/06/2019 a 16/03/2020, não enviadas em até um dia útil, não serão apuradas como fora do prazo e as Serventias terão até o dia 30/06/2020 para enviar as informações referentes a esse período.

Ressaltamos que a modalidade on-line para inserção das averbações, anotações e retificações está disponíveis desde 25.06.2019.

b) Apuração de falta de preenchimento de campos obrigatórios
Os campos definidos pela Lei 13.846/2019 como obrigatórios perante o INSS, quando não informados, serão apurados e indicados com pendência/irregularidade. A apuração será realizada nos casos de não envio ou de envio fora do prazo de um dia útil.

c) Inclusão de dados de averbação, retificação e anotação na funcionalidade de “recibo de entrega de registros civis por mês de operação”, em “funções de serventia”.

d) Otimização da pesquisa por nomes nas funcionalidades de registros civis e na consulta nacional

PESQUISA EXATA: Ocorre quando não é marcado o campo “busca por aproximação”. Nesse caso o sistema procura por nomes iguais ao digitado, desconsiderando nessa busca: caracteres especiais como acentos, cedilhas, apóstrofos, espaços em excesso entre as palavras, letras maiúsculas/minúsculas, além das partículas “DE”, “DA”, “DO”, “DAS”, “DOS” e “E” (p. ex.: DO CARMO, DAS DORES, DA SILVA, DOS ANJOS, E SILVA).

PESQUISA APROXIMADA: Ocorre quando é marcado o campo “busca por aproximação”. Nesse caso o sistema busca também nomes foneticamente similares ao digitado, desconsiderando, além das informações citadas acima (pesquisa exata), as letras diferentes que representam os mesmos sons ou nomes que tenham a escrita aproximada.
Exemplos: Souza/Sousa; Andreia/Andréa; Mattos/Matos.

e) Em todos os tipos de registros, no campo referente a “documentos”, foram acrescentadas as seguintes regras:
e.1) Caso seja preenchido o CPF, os demais documentos serão preenchidos se disponíveis.
e.2) Caso o CPF não seja preenchido, ao menos um dos demais documentos será de preenchimento obrigatório.
e.3) Caso a serventia não possua nenhum dos documentos listados, nem mesmo o CPF, é possível ignorar e descrever o motivo da não inclusão em campo específico denominado “justificativa”, localizado na última tela de inserção ou na alteração do registro.
e.4) No registro de nascimento, campo “dados básicos”, o campo CPF do registrado passou a ser obrigatório e passível de ser ignorado em caso de desconhecimento, desde que justificado (com preenchimento do campo: “justificativa”).

f) Criação dos campos data de nascimento e a lista de documentos de identificação para as pessoas que fazem parte da filiação do natimorto
Os registros lavrados no livro 5 (natimortos) contemplarão os dados completos da filiação da mesma forma que os registros de nascimento, conforme a Lei nº 13.846/19.

g) Criação do campo “justificativa de não preenchimento de campos obrigatórios”
Com a nova regra de apuração dos campos obrigatórios constantes da Lei nº 13.846/19, podem existir, de forma excepcional, registros lavrados sem os dados completos. Para incluir a justificativa da ausência do dado foi disponibilizado esse campo na última tela de inserção e
na tela de alteração.

h) Criação de filtros para consulta de informações de registros civis com averbações, notificações e retificações na funcionalidade “registros civis”
Trata-se de ferramenta que possibilita pesquisar os registros que possuem anotação, averbação ou retificação

i) Criação de filtro para obtenção de versão repetida na funcionalidade “histórico de atualizações” de registros civis
O Sirc permitia o envio de alterações de informações de registros civis mesmo sem ter alterado nenhum campo. É possível visualizar os envios quando selecionado o filtro de obtenção de versão repetida. Isso só ocorria na modalidade de ALTERAÇÃO. A partir dessa versão não serão recepcionados registros com versões de alterações exatamente iguais já recebidas anteriormente.

j) Ajuste de indicadores referentes à inclusão do campo de justificativa e à inclusão dos dados de filiação do natimorto em “funções de serventia” na funcionalidade “qualidade do preenchimento dos dados obrigatórios”
Será possível consultar as informações de registros cujo campo “justificativa” reflete a ausência de dados obrigatórios. Além disso, também será possível identificar informações dos registros que não possuem os campos de data de nascimento e documentos da filiação de natimorto,
uma vez que são obrigatórios desde 18/06/2019.

l) Ajuste na funcionalidade “situação da serventia” em “funções de serventia”
Serão demonstradas as pendências/irregularidades em relação às apurações das averbações, anotações e retificação fora de dia útil, bem como a contabilizadas essas informações. Além disso, será apresentada a apuração referente aos campos obrigatórios legais em caso de não envio ou o envio em atraso, bem como sua contabilização.

m) Ajustes na funcionalidade “pendências consolidadas da serventia” em “funções de serventia”, para apresentar o número de registros por tipo que possuem informações com campos obrigatórios faltantes.

II – Serviço de webservice do SIRC:

Refere-se às alterações sistêmicas no dicionário de dados encaminhadas no dia 23/12/2019, por meio do manual de recomendações técnicas. As informações também foram repassadas às empresas de software dos cartórios durante reunião ocorrida em 10/09/2019, em Brasília. O referido manual encontra-se disponibilizado no portal: www.sirc.gov.br e no menu “ajuda” do Sirc Web (sirc.dataprev.gov.br). As implementações foram as seguintes:

a) inclusão da possibilidade de envio de dados de averbação, retificação e anotação.
b) inclusão de indicador para nomes iguais na filiação e cônjuges.
c) no registro de nascimento, em “dados básicos”, o campo CPF passou a ser obrigatório e passível de ser ignorado.
d) Em todos os tipos de registros, no campo “documentos”, foram acrescentadas as seguintes regras:
d.1) caso seja preenchido o CPF, os demais documentos serão de preenchimento opcional.
d.2) caso o CPF não seja preenchido, ao menos um dos demais documentos será de preenchimento obrigatório.
e) inclusão de indicador nomeado como “ignorado” para o tratamento das novas regras de documentos.
f) inclusão de justificativa de não preenchimento de campos obrigatórios.
g) criação dos campos “data de nascimento” e “lista de documentos de identificação” para a filiação do natimorto. Dessa forma, os registros lavrados no livro 5 (natimortos) passarão a contemplar também os dados completos da filiação, como acontece hoje com os registros de nascimento.

Dúvidas importantes:

a) Algumas informações de averbações, anotações e retificações não estão sendo recepcionadas pelo Sirc por motivo de não cumprimento da Lei nº 6.015/73 por algumas serventias. A referida Lei menciona que os termos dos registros devem ser sequenciais. Assim, por se tratarem de termos anteriores a referida Lei e a serventia ter renumerado os termos a partir da legislação vigente ou mesmo por outros motivos devidamente justificados perante a Corregedoria, existem números de termos passíveis de repetição. Nesses casos, informamos que o SIRC possibilitará inserir um termo
igual indicada a excepcionalidade do caso. A previsão da disponibilização dessa funcionalidade é junho de 2020.

b) Os termos faltantes, conforme mencionado em comunicados anteriores, somente serão assim considerados a partir de 10/12/2015. Termos anteriores estão sendo apresentados apenas como marcadores futuros.

Lembramos que qualquer dúvida quanto a senha, envio ou operacionalização do Sirc deve ser dirimida junto às Gerências Executivas do INSS de abrangência da serventia. Para tratar de suporte técnico, a serventia deve entrar em contato com a Dataprev pelo 0800 0815899. É importante manter seu cadastro atualizado no sistema Justiça Aberta.

Cumpre reforçar que a Central Nacional de Registros Civis- CRC sob gestão da Associação Nacional dos Registradores de Pessoas Naturais – ARPEN BR permanece suspensa e não há previsão de outro meio de envio que não os citados na Resolução nº 01 do Comitê Gestor.

Para os cartórios de registros civis que ainda não conseguiram adaptar seu sistema próprio ao envio pelo SIRC por webservice ou formatar um arquivo para o envio, os dados podem ser encaminhados por meio “on-line” pelo endereço http://sirc.dataprev.gov.br/ até que finalize seus ajustes sistêmicos.

Reafirmamos que a responsabilidade do cumprimento da obrigação do envio das informações em tempo hábil (um dia útil) e da qualidade dos dados ao SIRC é única e exclusiva do Titular da Serventia de Registros Civis de Pessoas Naturais.

Todos os comunicados encaminhados por e-mail estão sendo publicados no
endereço eletrônico: www.sirc.gov.br

Brasília, 09 de março de 2020.

Atenciosamente,

Equipe INSS

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